Comment mettre en place le flex office dans votre entreprise ?

Dans le contexte actuel de travail moderne, la flexibilité est une clé du succès. Le télétravail et la digitalisation ont incité les entreprises à repenser leurs espaces de travail, visant une meilleure productivité, collaboration et bien-être des collaborateurs. Le flex office se présente comme une solution viable. Voyons comment mettre en place ce nouveau modèle dans votre entreprise.

Qu'est-ce que le flex office et pourquoi l'adopter ?

Plus de 38% des entreprises ont mis en place le flex office en 2020, selon une enquête menée par Parella, acteur majeur du conseil en immobilier d'entreprise. Cela représente une hausse de 15% sur un an. Cette étude révèle aussi que plus de la moitié des entreprises françaises (55%) envisagent de passer au flex office prochainement.

Bien qu'il ne concerne que 14% des actifs, le flex office, ou bureau flexible, est une organisation du travail qui gagne du terrain. Le principe est simple : aucun bureau n'est attribué en permanence à un salarié, mais est disponible selon les besoins. Cette organisation permet une meilleure utilisation de l'espace, une flexibilité accrue pour les salariés et peut stimuler la collaboration.

Comment préparer votre entreprise à la mise en place du flex office ?

Établir un projet clair

La mise en place du flex office dans une entreprise débute par la création d'un projet clair. Cela implique la définition d'objectifs, d'attentes, de rôles et de responsabilités. Ce plan doit être communiqué à tous les niveaux de l'entreprise pour une adoption réussie. Ensuite, il est recommandé de consulter le CSE (Comité social et économique). Son soutien et ses suggestions peuvent aider à veiller à ce que le projet réponde aux besoins et aux droits des salariés.

Évaluer les besoins en espace de bureau

Une autre étape clé de la mise en place du flex office consiste à évaluer les besoins en espace de bureau. Cette évaluation pourrait nécessiter une analyse approfondie de l'utilisation actuelle des espaces et de la manière dont ils peuvent être réaménagés pour s'adapter au flex office. Par ailleurs, considérer les besoins spécifiques de chaque équipe ou département est indispensable. Certaines équipes peuvent nécessiter plus d'espaces pour la collaboration, tandis que d'autres peuvent avoir besoin de plus d'espaces de travail individuels ou calmes. Comprendre les besoins de chaque équipe facilite la transition vers le flex office.

Comment implémenter le flex office dans votre entreprise ?

Sensibiliser et former les salariés

Une fois le projet établi et les besoins évalués, il faut bien entendu sensibiliser et former les salariés au flex office. Cela peut impliquer la mise en place d'ateliers ou de sessions de formation pour expliquer le concept, ses avantages, ses attentes et ses règles. Les salariés doivent comprendre en quoi le flex office est bénéfique pour eux et pour l'entreprise. Il est également crucial qu'ils se sentent à l'aise et préparés pour cette transition.

Adapter les locaux et mettre à disposition les outils nécessaires

L'adaptation des locaux pour le flex office peut nécessiter une réorganisation des espaces de travail existants, l'ajout de nouveaux espaces de travail flexibles, ou même une rénovation complète des bureaux. Vous devrez par ailleurs fournir aux salariés les outils nécessaires pour travailler de manière flexible. Cela pourrait inclure des postes de travail mobiles, une technologie sans fil efficace et des solutions de stockage personnel.

Suivre et ajuster le projet

Suivi du projet

Après la mise en place du flex office, une phase de suivi s'avère indispensable. Elle permet de recueillir les retours des salariés, d'évaluer l'utilisation des espaces de bureau, et de vérifier que les objectifs du projet sont atteints. Ce suivi permet une meilleure compréhension de l'efficacité du flex office et de l'impact de ce changement sur les employés

De plus, il est important d'utiliser des indicateurs de performance clairs pour mesurer le succès de l'initiative. Cela peut inclure des mesures telles que le taux d'occupation des bureaux, le niveau de satisfaction des employés ou encore l'impact sur la productivité. Ces données quantitatives, associées aux feedbacks qualitatifs des employés, fournissent une image complète du fonctionnement du flex office.

Ajustement du projet

L'adaptabilité est au coeur du concept de flex office. Il est donc crucial d'être prêt à ajuster le projet en fonction des retours des salariés et des résultats du suivi. Cela peut signifier la modification de certains aspects du flex office, comme le réaménagement des espaces de travail, la mise à jour des outils disponibles, ou encore des ajustements dans les politiques ou les règles. Un ajustement efficace nécessite une communication claire et transparente avec les salariés. Il est essentiel de leur expliquer pourquoi des ajustements sont nécessaires, comment ils seront mis en oeuvre, et quel sera leur impact. Cela aide à maintenir l'engagement des salariés dans le concept de flex office et à garantir sa réussite à long terme.