Sachez manier la lettre d'avertissement

Face à certains comportements fautifs d'un salarié, l'employeur peut user de son pouvoir disciplinaire pour le sanctionner. À cet effet, il dispose d'un panel de sanctions allant du blâme au licenciement. Les sanctions doivent être fixées par le règlement intérieur (pour les entreprises de 20 salariés et plus). L'utilisation de telles sanctions disciplinaires est encadrée par la loi afin de protéger les salariés contre tout abus de pouvoir. Mais, attention, la sanction doit être proportionnelle à la gravité de la faute: on ne peut donc se baser sur une faute légère, par exemple, pour justifier un licenciement. Par ailleurs, il n'est pas permis d'appliquer une sanction qui ne serait pas prévue par le règlement intérieur (Cass. Soc. 26 octobre 2010, n°09-42740).

Pour sanctionner une faute mineure

L'avertissement, en deuxième position sur l'échelle des sanctions disciplinaires après le blâme, est considéré comme une sanction mineure qui ne modifie pas la rémunération, les fonctions ou la présence du salarié dans l'entreprise. Une telle sanction peut être infligée par l'employeur quand le salarié ne respecte pas le règlement intérieur ou la discipline de l'établissement. Par exemple, des retards répétés sans motif, un absentéisme chronique, un comportement agressif au travail, une tenue vestimentaire non conforme, des pauses extensibles, etc. Un manquement aux consignes de sécurité peut, lui aussi, entraîner un avertissement.

L'avertissement doit être prononcé après l'expiration d'un jour franc, après la survenance des faits, et pas plus de deux mois après. Il vous est cependant vivement conseillé d'agir vite. En principe, l'avertissement doit être rédigé par l'employeur et adressé soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit remis en mains propres contre décharge. Toutefois, depuis une décision de la Cour de cassation du 26 mai 2010 (Cass. Soc. 26 mai mai 2010, n°08-42893), si vous adressez des reproches à l'un de vos salariés par e-mail et que vous l'invitez à changer de comportement, cela équivaut à un avertissement.

Il est également possible de présenter un avertissement oral préalablement pour informer le salarié. Mais ne vous contentez pas d'avertissements oraux: si l'affaire est portée aux prud'hommes pour contestation du caractère réel et sérieux d'un licenciement, les lettres d'avertissement pourront vous servir pour prouver la répétition des manquements et donc le bien-fondé du licenciement.

Les faits reprochés au salarié doivent être énoncés clairement en détaillant les circonstances dans lesquelles ils se sont déroulés, les éventuels témoins présents lors des faits. Enfin, il doit être précisé, d'une part, qu'il s'agit là d'une mise en garde et, d'autre part, les mesures qui doivent être prises par le salarié. Même non qualifiée d'avertissement, une lettre sera considérée comme telle si le contenu de l'écrit reçu par le salarié met en évidence une faute et une mise en garde.

La même faute ne peut être sanctionnée deux fois

Sachez que le salarié dispose d'un droit de réponse à la lettre d'avertissement s'il estime que celle-ci n'est pas justifiée. À noter qu'une même faute de la part du salarié ne peut justifier deux sanctions successives. Un avertissement ne peut donc en aucun cas justifier un licenciement sur les mêmes faits, y compris si celui-ci a été notifié sous la forme d'un e-mail. Ce n'est que la succession d'avertissements qui peut éventuellement donner lieu à un licenciement, à charge pour l'employeur de prouver la répétition des fautes.