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DossierLes clés pour soigner l'intégration des nouveaux collaborateurs
1 - Préparez le terrain en amont
Qu'il possède 12 années d'expérience ou sorte tout juste de l'école, tout nouveau salarié doit bénéficier d'un accueil de qualité dans votre entreprise.
Un accueil réussi va être gage de la fidélisation et de la productivité du nouveau collaborateur. Cependant, l'entreprise doit autant faire ses preuves que le salarié, la période d'essai vaut en effet dans les deux sens.
" La recrue doit adhérer à la culture d'entreprise et à son projet. Elle doit aussi s'intégrer socialement dans un groupe ", explique Delphine Lacaze, maître de conférences notamment en gestion des ressources humaines à l'IAE d'Aix-en-Provence. Autant de niveaux qu'il ne faut pas négliger durant la phase de on-boarding afin que le nouveau collaborateur se sente à l'aise et puisse prendre rapidement en main son poste et ses missions.
Tout d'abord, une intégration réussie se prépare en amont, notamment à l'aide d'un parcours d'intégration qui formalise les différentes étapes, du recrutement à la validation de la période d'essai.
Un parcours d'intégration est susceptible d'être mis en place dans toute entreprise qui embauche.
Son but ? Aider la nouvelle recrue à bien s'intégrer et la personne en charge des ressources humaines à ne pas oublier un pan de l'intégration du nouveau salarié (administratif, matériel, humain). Si rien n'est formalisé dans votre PME, voilà une belle idée de mission pour un stagiaire (par exemple un élève en Master RH).
En premier lieu, il s'agit de réaliser un diagnostic concernant l'intégration de vos salariés. Demandez par exemple aux derniers arrivés quel a été leur ressenti durant leurs premiers mois chez vous. Ciblez vos pratiques et rectifiez ce qui pourrait avoir moins bien fonctionné.
Ensuite, établissez un process avec des étapes à respecter et surtout nommez les personnes chargées de les réaliser. Ainsi équipé de votre "grille d'intégration" vous pourrez vérifier que tout a été réalisé.
De la mise en place de l'outil de travail du nouveau salarié à la prise de rendez-vous avec la médecine du travail, en passant par les rendez-vous avec les différents services de l'entreprise pour des points découverte, le parcours d'intégration doit recenser toutes les étapes qui jalonnent la vie d'un salarié dans l'entreprise, jusqu'à son premier entretien annuel.
Les questions administratives doivent être réglées avant l'arrivée de votre nouvelle recrue. Pour cela, n'hésitez pas à demander les documents de type carte d'identité, numéro de Sécurité sociale, situation familiale, RIB, etc., au candidat dès que vous lui annoncez son embauche. Vous pourrez ainsi préparer tranquillement toutes les formalités afférentes.
Assurez-vous également que son poste de travail soit prêt pour son arrivée : ligne téléphonique, ordinateur, adresse e-mail, etc. " Cette étape est encore trop souvent négligée, les recrues arrivent alors le jour J et n'ont pas d'ordinateur, pas de téléphone, voire parfois même pas de bureau ", constate Florian Mantione, fondateur du cabinet de recrutement éponyme. " Il est préférable que l'arsenal nécessaire au travail de tout salarié (cartes de visite, voiture, ordinateur, tous les documents qui concernent directement votre salarié...) soit à sa disposition dès sa prise de poste. C'est le gage que vous l'attendiez et que vous mettez tout en oeuvre pour que cela fonctionne ", complète Élodie Rabourdin, responsable du domaine RH au Cesi, institut de formation.
