4 questions-clés pour préparer efficacement un séminaire d'équipe

Le séminaire d'équipe est un moment important dans la vie d'une organisation et un outil managérial qui doit s'utiliser pour répondre à un objectif précis, à chaque fois différent. Il est destiné à créer une dynamique, provoquer un passage à l'action ou amorcer un changement. Pour y parvenir, son contenu doit être préparé avec soin.

1. Quels sont les enjeux de ce séminaire ?

C'est la première question à vous poser et elle est centrale : elle vous permettra de définir précisément l'objectif du séminaire, qui deviendra votre fil conducteur pour le concevoir et l'organiser.

L'enjeu du séminaire dépend étroitement du contexte actuel de votre entreprise. Par exemple, si vous êtes dans un contexte de lancement de nouveau produit, votre enjeu sera d'en assurer le succès commercial.

Dès lors, vous pourrez faire le choix de réunir les équipes Conception et Développement du produit, le Marketing et les Commerciaux, par exemple, pour que ces derniers puissent prendre connaissance de l'ensemble des caractéristiques du produit, et construire ou s'approprier les éléments de discours nécessaires à sa promotion auprès des clients.

Pour formuler clairement l'enjeu du séminaire, il est souvent utile de revenir aux éléments déclencheurs qui ont provoqué la décision de l'organiser.

Si, par exemple, vous avez pris cette décision après avoir observé pendant plusieurs mois une tendance au ralentissement des ventes que vous avez du mal à vous expliquer, vous allez plutôt réunir les managers commerciaux pour tenter d'analyser les causes de cette situation et construire un plan d'action à court terme destiné à renverser rapidement la tendance.

Puis, dans un second temps, les commerciaux eux-mêmes pour les mobiliser autour de ce plan d'action.

L'enjeu clé du séminaire détermine ensuite non seulement la conception de son contenu, mais également vos choix organisationnels (Qui inviter ? Où l'organiser ? À quelle date le faire ? Quelles activités prévoir ? etc...).

2. Quels résultats attendez-vous de ce séminaire ?

Une fois l'enjeu principal du séminaire déterminé, vous devez le traduire en objectif(s) opérationnel(s).

Par exemple, dans le premier cas évoqué (contexte de lancement de produit), les objectifs opérationnels pourraient être :

• Présenter aux commerciaux le nouveau produit, ses caractéristiques techniques et son fonctionnement -> Intervention de l'équipe Conception et Développement.
• Présenter aux commerciaux les clientèles cibles identifiées, leurs profils et leurs habitudes d'achat (attentes, freins, modes d'achat...) -> Intervention de l'équipe Marketing.
• Construire et s'approprier collectivement les éléments de discours et l'argumentaire commercial pour chaque cible -> Implication active de l'équipe Commerciale.

Il s'agit en fait de définir la contribution que ce séminaire devra apporter à l'évolution de la performance de votre entreprise : quel(s) problème(s) vise-t-il à résoudre ? Quels éléments tangibles doivent être produits au cours du séminaire (un plan d'action, des supports d'aide à la vente, les contours d'une nouvelle organisation...) ?

Le séminaire est un temps de travail collectif intense, qui peut (et doit) produire un résultat, dans l'idéal, mesurable.

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3. Quel est le " message clé " à transmettre à l'équipe au cours de ce séminaire ?

Parfois, cependant, le résultat visé est moins évident à mesurer et porte sur un plan plus psychologique : lorsqu'il s'agit d'un séminaire de motivation, de Team Building ou de conduite du changement, par exemple.

Dans tous les cas, mais particulièrement quand les enjeux sont de cette nature, vous devrez porter une attention particulière au " message clé " que vous souhaitez véhiculer tout au long du séminaire.

Pour le définir, demandez-vous ce que les gens doivent penser, ressentir et faire, à l'issue du séminaire :

• Penser : Que souhaitez-vous ancrer dans les esprits à l'occasion de ce moment de rassemblement ? Par exemple : " La direction est avec nous, contrairement à ce que je pensais ", ou " Le résultat de l'année n'est pas acquis, nous allons tous devoir fournir un effort supplémentaire ", ou encore " La nouvelle stratégie proposée est la meilleure possible pour faire face à nos concurrents dans le contexte actuel " etc...
• Ressentir Quel type d'émotions souhaitez-vous susciter chez vos collaborateurs, et avec quel niveau d'intensité ? Là aussi, c'est un élément qui dépend étroitement de votre contexte à l'instant T : si l'équipe vient de traverser de fortes turbulences, vous viserez peut-être un ressenti d'apaisement et de regain de confiance chez vos collaborateurs. Si la situation nécessite une forte mobilisation des équipes dans un contexte d'urgence, vous chercherez peut-être à provoquer d'abord une prise de conscience des risques et menaces, puis un sentiment de détermination (à surmonter la crise).
• FAIRE : Quelles actions les membres de l'équipe devront-ils mettre en place dans la foulée du séminaire ? Déployer leur prospection sur de nouvelles cibles ? Mettre en oeuvre un changement de process ou d'organisation interne ? Travailler de façon transverse avec un autre service à l'élaboration d'un projet dont l'idée a émergé au cours du séminaire ? Ou encore - si ce sont des managers - communiquer les nouvelles orientations à leur équipe ?
  

4. Quel sera " le fil conducteur " de ce séminaire ?

Ce travail de réflexion préliminaire guidera ensuite la construction du déroulé et du contenu de votre séminaire : en lien avec votre objectif, les résultats attendus et le message clé défini, vous déterminerez un thème qui en sera le fil rouge.

En fonction du ton que vous souhaitez donner et de ce que vous imaginez faire vivre aux participants, ce thème pourra par exemple faire référence à un film, un événement historique, un slogan.. qui servira de trame de fond aux différentes interventions et se déclinera visuellement dans vos supports de présentation.

Pourquoi ne pas semer, par exemple, des références et clins d'oeil au film " Gladiator " si le séminaire vise à mobiliser la " combativité " de vos commerciaux dans une période tendue, ou au film " Into the wild " si vous organisez un séjour en immersion dans la nature, ou encore au Bestseller " Ensemble, c'est tout " si vous souhaitez travailler sur la tolérance et l'esprit d'équipe...?

Enfin, élaborez précisément la trame du séminaire en déroulant ce fil rouge, autour de ces 3 temps forts :

Ouverture

Qui prendra la parole pour introduire le séminaire ? (Le Dirigeant ? Un ou plusieurs managers ? Un intervenant extérieur ?)

Pour dire quoi ? L'ouverture doit " donner le ton " de ce qui va suivre et doit être parfaitement raccord avec les objectifs, le message clé et l'état d'esprit définis en amont.

Déroulement

Quelle sera la place respective des temps de travail et de détente ou de Team Building ? Quel mode d'animation adopter à chaque étape (workshop participatif, restitution plénière, smart game, activité détente, transmission d'informations ou bilan...) ?

En quoi tel ou tel ordre de séquences sert-il mieux l'atteinte de l'objectif final ?

Clôture

Qui prendra la responsabilité de la conclusion de ces journées spéciales ?

S'agira-t-il de faire une synthèse ? Si oui, sous quelle forme ? (Synthèse orale par un dirigeant, tour de table des membres de l'équipe, restitution en mode " décalé " par un intervenant extérieur : facilitateur graphique, " clown " ... )

Terminerez-vous sur un ultime workshop ? Un moment convivial collectif ?

Prenez le temps de balayer l'ensemble de ces questions en amont de l'organisation de votre séminaire d'équipe, et bien avant de vous préoccuper de la logistique. Elle est très importante elle aussi, mais peut être déléguée, contrairement à cette réflexion stratégique préalable. Vous vous donnerez ainsi les meilleures chances de vivre - et de faire vivre à votre équipe - un séminaire " sans fausse note ", qui atteindra ses objectifs, produira des résultats tangibles, engagera vos équipes dans l'action et laissera à tous un bon souvenir !

Pour en savoir plus

Jean-Claude Montillard est Manager Kestio et consultant expert en efficacité Marketing et Commerciale depuis plus de 8 ans. Fort d'une expérience de plus de 15 ans comme dirigeant commercial international, il accompagne les dirigeants et managers sur les outils et méthodes pour optimiser leur performance et prendre le virage du digital
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