3 minutes pour comprendre comment faire la paie d'un salarié

De la rémunération brute au net à payer, un certain nombre de retenues sont à calculer. Voici les points essentiels à connaitre pour produire une paie conforme !

Faire la paie d'un salarié consiste à lui établir une fiche de paie comprenant toutes les mentions obligatoires, à lui verser son salaire selon un cycle de paie bien précis, puis à effectuer les déclarations sociales obligatoires corrélatives.

Collecter les variables de paie

Faire la paie ne consiste pas qu'à éditer une fiche de salaire. En amont, le gestionnaire de paie doit collecter tous les éléments variables liés à la situation personnelle du salarié, aux conventions collectives en vigueur ainsi qu'à son contrat de travail. Ils sont très divers : primes (objectif, de vacances etc.), heures supplémentaires ou complémentaires, congés payés, RTT, absences rémunérées ou non, absences maladie, remboursement de frais de transport, avantages conventionnés comme par exemple en Ecommerce, heures majorées etc. Tandis que le salaire brut correspond à un temps de travail inscrit au contrat de travail, tous ces éléments viennent en modifier le calcul.

Calculer les charges sociales

Des charges sociales sont prélevées sur le salaire pour financer le système social Français (sécurité sociale, assurance chômage et formation). Elles sont de trois ordres :

- Cotisations patronales: sont supportées uniquement par l'employeur, elles ne sont donc pas soustraites du salaire brut mais sont prélevées en amont. Elles sont simplement mentionnées sur la fiche de paie. Elles sont appelées cotisations sociales et correspondent à la branche accident du travail de la sécurité sociale, au fond d'aide au logement, à la contribution solidarité autonomie (CSA) ou encore aux allocations familiales.

- Contributions salariales: les charges sociales payées uniquement par le salarié sont appelées contributions, il s'agit de prélèvements sociaux alloués au financement de la sécurité sociale : CSG et CRDS. Leur base de calcul est élargie par rapport à celle des cotisations sociales.

- Cotisations salariales et patronales: celles-ci sont réglées à la fois par l'employeur et le salarié sur sa fiche de paie. Vous devez distinguer le taux patronal et le taux salarial sur le bulletin de salaire (cotisations de sécurité sociale, retraite complémentaire). Le bulletin de paie comprend ainsi deux colonnes : "taux patronal" et "taux salarial".

A ces cotisations et contributions sociales s'ajoutent des taxes qui sont des prélèvements fiscaux correspondants à une prestation de service public. Leur montant n'est pas proportionnel au service rendu : taxes sur les salaires, taxe construction, contribution unique à la formation et à l'alternance (fusion de l'ancienne taxe d'apprentissage et de la contribution à a formation).

Comprendre le prélèvement à la source

L'impôt sur le revenu est désormais prélevé directement sur la rémunération du salarié. L'employeur doit ensuite reverser cette somme à l'administration fiscale. On dit donc que l'employeur est le collecteur de l'impôt au profit de l'Etat.

Le calcul du montant de PAS (prélèvement à la source) est le suivant : salaire net imposable x taux de prélèvement.

Le taux de prélèvement qui doit être renseigné et permet de calculer le montant de PAS peut être :

- Personnalisé : ce taux est calculé par l'administration fiscale sur la base de l'ensemble des revenus du foyer fiscal. Ce taux est transmis à l'employeur ;

- Individualisé : ce taux est propre à chaque individu d'un foyer fiscal. Il est calculé par l'administration et transmis à l'employeur.

- Neutre : ce taux est défini par l'administration suivant un barème et ne tient pas compte d'éventuels revenus complémentaires du salarié.

Le salarié peut choisir le taux à appliquer sur sa fiche de paie. Il peut, par exemple, ne pas souhaiter que son employeur ait connaissance d'éventuels autres revenus et opter pour le taux neutre. Dans tous les cas ces taux ne doivent pas être modifiés par l'employeur même sur demande du salarié qui s'adressera directement à l'administration fiscale.

En bref : comment passer du brut au net ?

Nous avons passé en revue les principaux éléments à faire figurer au bulletin de salaire afin de produire la paie du salarié. Mais comment passe-t-on du salaire brut au salaire net à payer ?

- Etape 1 - obtenir le net imposable(aussi appelé net fiscal) : déduire toutes les cotisations sociales du salaire brut (environ 23%) ;

- Etape 2 - obtenir le salaire net avant impôts: déduire du montant net imposable l'ensemble des retenues diverses (les titres restaurants, indemnité transport etc), ainsi que la CSG/CRDS,

- Etape 3 - obtenir le salaire net à payer: en déduisant le montant du prélèvement à la source du salaire net avant impôt.

Ce salaire net à payer est ce qui est versé au salarié sur son compte bancaire.

Ne pas négliger la DSN

La fiche de paie a été produite, remise au salarié mais la production de la paie ne s'arrête pas là. En effet, il reste à effectuer les déclarations sociales auprès des organismes sociaux.

Une création d'entreprise, dès qu'un salarié est embauché, implique le dépôt mensuel d'une DSN sur le site Net-entreprises.fr ou MSA.fr (régime agricole) avec l'ensemble des données de paie. Ces informations sont ensuite dispatchées aux différents organismes concernés. Il s'agit de distinguer les déclarations périodiques et évènementielles.

La DSN périodique : il s'agit de la DSN mensuelle correspondant à la production des bulletins de paie. Ces déclarations doivent être transmises au plus tard le 5 ou le 15 du mois à midi, suivant selon leur situation.

La DSN évènementielle : La DSN signalement d'évènement permet d'informer les organismes sociaux d'évènements survenus en cours de mois et ayant une incidence en paie. On les appelle des DSN signalement d'évènement. Elles sont à transmettre dans trois cas spécifiques : en cas d'arrêt de travail (AT/MP, maternité etc.), de fin de contrat de travail (licenciement, démission...), ou de reprise anticipée (reprise avant la date de fin de l'arrêt de travail).

Faire la paie consiste également à calculer le solde de tout compte lorsqu'un salarié part de l'entreprise, à établir les certificats de travail, transmettre les différentes déclarations (DPAE lors de l'embauche, DOETH pour les travailleurs handicapés) et gérer des cas spécifiques (régime Alsace-Moselle, expatriés, apprentis etc). La gestion de la paie demande une bonne connaissance de la législation et une veille sociale scrupuleuse.