Les bases d'une fiche de poste efficace

"La fiche de poste ? C'est un outil indispensable à la gestion de mes recrutements et une base de travail pour l'entreprise", résume Ramzi Laïb, cofondateur de YouFID (raison sociale : Woappy), concepteur d'une application de fidélisation client pour les commerçants. Le dirigeant de cette TPE parisienne a progressivement embauché du personnel technique, administratif et commercial jusqu'à compter aujourd'hui dix salariés.

Pour lui, hors de question de se passer de ce document, qui présente une triple utilité : clarifier les missions du collaborateur, cadrer les recrutements et servir de base objective pour l'entretien annuel afin de comparer les missions décrites avec leur réalisation effective.

"Ce document doit être à la fois précis et exhaustif"

"Ce document doit être à la fois précis et exhaustif concernant les évolutions potentielles du poste, explique André Aurière, directeur de la Boutique de gestion de Franche-Comté (réseau d'appui aux entrepreneurs). Indiquez, par exemple, si le salarié peut être amené à utiliser un nouvel outil ou à prendre des responsabilités." Différente du contrat de travail, qui a valeur d'engagement entre les parties, la fiche de poste est purement informative. Ainsi, elle n'aborde pas la rémunération. Mettez toutes les chances de votre côté en vous appuyant sur des organismes tels que Pôle Emploi ou encore les associations d'aide aux entrepreneurs.

Un rôle, des missions

Dans tous les cas, commencez par replacer le poste dans le contexte de l'entreprise : intitulé, objectifs (par exemple : "commercial chargé de la prospection et du développement de la clientèle, pour tous les produits et services de l'entreprise"). "Situez le poste dans l'organigramme interne. Précisez donc l'identité du supérieur hiérarchique, les responsabilités du salarié et son degré d'autonomie", précise André Aurière.

Ramzi Laïb

Décrivez ensuite les missions de base, comme la tenue de l'accueil de l'entreprise, qui comprend le standard téléphonique, la réception des visiteurs, la gestion du courrier, etc. La fiche de poste mentionne aussi les tâches plus ponctuelles, voire à long terme ("le salarié pourra être amené à tenir le stand de l'entreprise sur les salons professionnels"). Ramzi Laïb y intègre également les éléments liés au profil recherché pour le candidat. "Nous précisons les compétences exigées pour le poste, le niveau de maîtrise de certains outils et le savoir-être attendu." N'oubliez pas les moyens mis à disposition pour remplir la mission, ainsi que les contraintes éventuelles.

"La fiche de poste peut être modifiée si un changement substantiel intervient dans la mission, comme la nécessité de travailler sur deux sites ou d'effectuer des tâches supplémentaires", conclut André Aurière (BGE Franche-Comté). Dans ce cas, vous devrez impérativement le notifier dans le contrat de travail du salarié concerné après que celui-ci a donné son accord.