[Extraits] Réussir sa prise de poste en 7 étapes

Voici quelques points à retenir sur l'avant, extraits du livre :

Evaluer le niveau de transparence de l'employeur

Stratégiques ou inconscients, les non-dits sont courants dès la phase de recrutement et peuvent nuire à une bonne prise de poste voire engendrer des conséquences irréversibles. Qu'il s'agisse de la part de votre interlocuteur d'opacité volontaire, de manque d'habitude ou de connaissances limitées dans les techniques de recrutement, vous devez déceler tous les indices laissant présager des risques de désillusions et d'échecs pour vous et l'employeur après votre prise de poste. Votre objectif, vital, consiste à arriver à clarifier l'environnement de votre futur poste au cours de vos entretiens.

Clarté, franchise, aisance : comment présente-t-il le poste ?

Le recruteur répond-il aux questions, même embarrassantes ? Les traite-t-il à froid ou prend-il le risque de vous laisser obtenir les réponses par vous-même plus tard ? Est-il clair sur la réalité du besoin ? Si vous vous retrouvez dans l'un de ces cas de figure, vous êtes fort probablement face à un interlocuteur qui manque de transparence. Voici quelques questions à vous poser pour lire entre les lignes et combler les lacunes de cet échange.

Vend-il un job qui existe vraiment, par opposition à une fonction qui n'a pas de vraie raison d'être puisqu'elle est déjà assurée en partie par d'autres collaborateurs ?

Détecter le « manipulateur » éventuel chez le supérieur hiérarchique

Ne sous-estimez pas l'importance de la personnalité de votre futur n+1 dans la qualité de vos relations avec lui et dans la facilité de communiquer vos besoins pour réaliser les missions qu'il vous confiera. Véritables dangers pour l'intégrité physique ou morale de leurs collègues, associés ou conjoints, les manipulateurs sont des personnalités narcissiques, par ailleurs, toxiques qui représentent 2 à 3 % de la population selon Isabelle Nazare-Aga, autrice des Manipulateurs sont parmi nous (éditions de l'Homme, 1997) :

« Si vous avez le sentiment de ne plus être libre, si vous parlez constamment d'une personne quand elle n'est pas là, et si en sa présence, vous n'êtes pas serein, ou que vous vous comportez comme un petit garçon ou une petite fille et non plus comme un(e) adulte, vous avez probablement affaire à un manipulateur. De même pour ces gens dont vous mettez cinq jours à vous remettre d'un simple appel de leur part. »

La raison d'être de ces derniers, selon elle : « se rendre valables en nous écrasant pour se sentir supérieurs. Ils sont comme des virus. Ils distillent le mal auprès de plusieurs victimes à la fois leur époux(se), leurs enfants, le boulanger... Vous n'êtes qu'un pion sur lequel ils s'appuient pour se valoriser ».

Ils ont plusieurs visages : ils peuvent être extravertis, bons vivants, séducteurs, cultivés, altruistes, ou plus timides mais aussi autoritaires et tyranniques... et passent d'une facette à l'autre en quelques secondes à peine !

Comprendre les forces en présence : convention collective, climat social...

Convention collective et accords collectifs applicables

Il s'agit d'une information que vous pouvez obtenir dès vos premiers contacts avec le recruteur. La convention collective est un pacte qui porte essentiellement sur des sujets aussi importants que conditions de travail et d'emploi (la durée de la période d'essai, durée de travail, congés payés, niveau de rémunération, le préavis en cas de rupture du contrat de travail, etc.) et les garanties sociales.

En tant que salarié, vous devez être informé et avoir accès aux conventions collectives et/ou accords collectifs régissant les conditions de travail. Dans la majorité des cas, l'employeur est amené à appliquer, de manière volontaire ou non, une convention collective de branche.

L'entité qui embauche est-elle soumise à une convention collective ? si oui, laquelle ? Est-elle soumise à d'autres accords collectifs ?

Votre arrivée les clés du succès

Pourquoi le premier jour est si important ? On vous répondra bien souvent :

« Parce que tout se joue le premier jour, après c'est trop tard ». Il est vrai qu'il faut beaucoup de temps et d'énergie pour faire modifier l'opinion que l'on s'est faite sur quelqu'un, surtout pour revenir sur une impression négative. Un premier jour réussi doit vous donner le sentiment que vous rejoignez une vraie famille de professionnels, qu'il s'agisse d'une nouvelle structure ou d'un nouveau poste dans votre structure actuelle.

En ce qui concerne votre rôle, il vous appartient de l'établir clairement le premier jour à travers l'emploi de phrases de dix secondes maximum, quitte à les répéter : « j'ai été recruté pour, on m'a choisi pour, on m'a demandé de venir pour... dans le but de... ».

Soigner les derniers préparatifs

Attention aux messages que l'on peut vous faire passer juste avant votre intronisation, ce qui arrive fréquemment. Vous êtes alors pris de vitesse et vous apprenez que « on verra tous les aspects administratifs tels que votre titre, votre salaire, votre description de poste, votre contrat de travail plus tard.

Aucun problème : c'est juste qu'aujourd'hui on n'a pas le temps... ». Soyez vigilant avant votre prise de fonction. Après il sera trop tard pour contractualiser les avantages qui n'auront pas été officialisés (en matière contractuelle, les paroles s'envolent et les écrits restent). Idéalement avant votre arrivée ou au plus tard le matin même, on doit vous faire signer le contrat de travail, lequel confirme les conditions de periode d'essai, d'obtention d'un bonus éventuel, de commissions dans le cas d'une activité commerciale, de primes de résultats ou d'activités éventuelles, etc. Egalement votre description de poste détaillée pourra vous être remise.

La prise de poste

contractualiser des avantages qui n'auront pas été officialisés (en matière contractuelle, les paroles s'envolent et les écrits restent).

Idéalement avant votre arrivée ou au plus tard le matin-même, on doit si ce n'est pas encore fait vous faire signer le contrat de travail, lequel confirme les conditions de période d'essai, d'obtention d'un bonus éventuel, de commissions dans le cas d'une activité commerciale, de primes de résultat ou d'activité éventuelles, etc. Également, votre description de poste détaillée pourra vous être remise.

Réussir son entrée : l'épreuve du premier jour

Demander si quelqu'un de votre hiérarchie sera bien présent pour vous accueillir et vous présenter le premier jour. Idéalement, on ne doit pas vous laisser seul ou errant une seule minute le premier jour, car c'est le moment opportun pour répondre à vos questions et vous guider dans vos premiers pas. C'est généralement une bonne idée de vous faire souhaiter la bienvenue en organisant une collation en début de journée ou un cocktail en fin de journée, et ce quel que soit votre positionnement hiérarchique.

La gestion du temps : les cinq critères d'une gestion du temps coordonnée

Gaspiller, contrôler, gagner... que ce soit dans la sphère privée ou professionnelle, le temps est un aspect très important car supposé visible du mode de fonctionnement de chacun. Sans considération sérieuse pour le temps, il devient tout simplement impossible d'organiser ses tâches et ses priorités, de planifier des projets, et même de se sentir productif. La question préalable est la suivante : comment gérez-vous votre temps et celui des autres en situation normale ?

Nous identifions cinq leviers principaux qu'il convient d'activer à bon escient, sur lesquels non seulement chacun s'appuie instinctivement, mais également sur lesquels tous les opérateurs sont dépendants les uns envers les autres.

Le non-alignement sur ces cinq leviers au sein d'une équipe pourrait avoir des conséquences dramatiques pour l'entreprise (délais de livraison dépassés, non-respect des engagements de remboursement, dépassement de l'échéance de renouvellement d'une période d'essai, etc.).

L'exactitude

Il convient d'abord d'analyser le rapport plus ou moins « rigoureux » qu vous entretenez avec le temps. En effet, que ce soit dans un espace d travail ou bien dans le cercle privé, la notion d'heure convenue n'a pas même importance d'une personne à l'autre.

Quel est votre degré d'exactitude ? Ratez-vous des trains, des avions Arrivez-vous à l'heure-pile aux réunions ? Tenez-vous les délais et, pl précisément, les acceptez-vous en général ? Imposez-vous des délais auto de vous en les faisant respecter ou en les respectant vous-même L'exactitude est-elle utilisée en interne comme une arme de management

Le tempo

Le tempo de la communication (c'est-à-dire le degré de rapidité) est-il similaire à celui que vous connaissiez dans votre poste précédent ? Que va-t-il se passer si vous étiez habitué à une grande réactivité et que vous rentrez dans une structure où il n'est pas envisageable de laisser un cadre boug plus vite que ses collègues ? ou le contraire ?

La seule façon pour vous d'éviter un clash à assez brève échéance consiste à insister sur les enjeux liés au tempo pendant les premières semaines voire pendant les premiers mois du déroulement d'une action, afin de vo ajuster mutuellement au tempo nécessaire au bon fonctionnement de vot activité, voire au respect des délais (cf. les nouveaux délais pour obtenir u nouveau passeport se sont encore allongés en France de un à plusieurs mois).

Le rythme

Le rythme peut être fixe quelle que soit l'urgence du sujet traité (« il est urgent d'attendre » ou au contraire « il me faut cela pour hier »). À l'opposé le rythme peut être fonction de chaque situation selon l'humeur, la personnalité ou le degré de pression exercée sur la personne « en charge » du dossier Il peut donc être parfois difficile de déceler le mode de fonctionnement d'un supérieur hiérarchique. Néanmoins, afin de ne pas se faire entraîner da des tâches ou des missions impossibles sous prétexte de satisfaire hiérarchie sur le moment, il est souhaitable de faire preuve de détermination et, si l'urgence n'est pas justifiable, de savoir dire non de façon non agressive, c'est-à-dire de faire preuve d'assertivité.

Fédérer, discerner, décider, adapter

Le leader : un communiquant, proche de son équipe tout en étant à la fois admiré et respecté, détenteur d'une vision (encore que ce soit l'apanage du numéro un dans une organisation, car on ne peut techniquement décliner une vision plus avancée que celle de sa hiérarchie, ni que son conseil d'administration), capable de motiver, d'entraîner et de faire adhérer son équipe à ses projets, rapide ou lent selon les circonstances. Il doit pouvoir faire preuve d'autorité sans être autoritariste, bien que cela dépende à la fois des circonstances et de la mentalité de son équipe. Enfin, il doit savoir sur quels dossiers se concentrer en faisant preuve de discernement, notamment dans la gestion de son temps afin de ne pas se disperser sur des dossiers mineurs (ou à l'inverse s'éloigner des préoccupations quotidiennes de son personnel).

En effet, c'est par la gestion des décisions que l'on peut souder une équipe, obtenir l'adhésion de sa hiérarchie, de son comex ou de son conseil d'administration. Parce que, comme nous venons de le préciser, une décision est nécessairement stratégique puisqu'elle concerne l'avenir. En cela, elle entraîne l'adhésion d'une équipe si, et seulement si, les compétences de celle-ci sont sollicitées à bon escient, c'est-à-dire adaptées à chaque étape concernée.

Il est évident que l'idéal pour un leader consiste à focaliser les énergies autour du sujet traité, mais, il s'agit plutôt d'une résultante que d'un objectif. Ce qui compte, c'est le résultat de ses décisions, auxquelles n'adhère pas systématiquement l'ensemble des personnes concernées. En revanche, si le dossier traité s'avère un succès, tout le monde « volera au secours de la victoire ».

Pour en savoir plus

Réussir sa prise de poste en 7 étapes, de Didier Durandy, Hugues de Poncins, éditions DUNOD.
Voir et acheter sur le site de l'éditeur

(1) Cf. le syndrome du micro-management du supérieur hiérarchique qui ne peut s'empêcher de s'immiscer inutilement dans le détail des travaux de ses collaborateurs.