La DSN va-t-elle vraiment vous simplifier la vie?

Fini le casse-tête des déclarations sociales et leurs échéances mensuelles, trimestrielles ou annuelles. Dès le 1er janvier 2016, et pour toutes les entreprises, ces démarches administratives sont remplacées par la déclaration sociale nominative (DSN), une transmission unique, mensuelle et dématérialisée à l'issue de la paie. Qu'il s'agisse des salaires, des données sociales, de l'emploi de travailleurs handicapés, de la taxe d'apprentissage, ou d'autres, vous ne devrez fournir vos informations qu'une seule fois, chaque 5e ou 15e jour du mois, sur le portail net-entreprise.fr.

Elles seront ensuite transmises automatiquement aux différents organismes de protection sociale. "A cela s'ajoutent les déclarations ponctuelles comme les arrêts ou accidents de travail, à signaler sur la plateforme afin de prévenir l'administration concernée qui disposera déjà de toutes les informations salariales", précise Djamila Bendellali, expert-comptable associée du réseau Exco.

Un déploiement progressif

Instituée par la loi de simplification du 22 mars 2012, la DSN s'est déployée progressivement, d'abord facultative à partir de janvier 2013, puis obligatoire dès mai 2015 pour les entreprises déclarant plus de 2M€ de cotisations et contributions sociales. Des étapes qui ont permis de tester le dispositif, et de susciter l'adhésion des principaux organismes patronaux.

Avec toutefois quelques réserves. "La DSN est un bon concept mais se pose la question de sa mise en oeuvre opérationnelle pour toutes les entreprises", avise ainsi Jean-Claude Guéry, représentant du Medef et vice-président du Groupement d'intérêt public modernisation des déclarations sociales (GIP-MDS). Un avis partagé par Geneviève Roy, vice-présidente de la CGPME : "Comme pour toute simplification, on commence par complexifier. Pour les entreprises peu informatisées, ça va demander des efforts et du temps, mais après, certes, c'est censé en dégager."

Un à trois mois de mise en place

En effet, la déclaration sociale nominative requiert, notamment, un logiciel comptable conforme. Or, tous les éditeurs ne sont pas aujourd'hui au point, et toutes les petites entreprises ne sont pas suffisamment équipées. Sans compter le délai pour l'implanter. "Il faut compter un mois pour déployer la DSN dans une TPE et deux à trois mois pour une PME", avise Antoine Hermet, directeur projet DSN de Sage France.

Il n'y a donc plus une minute à perdre. Pour commencer, identifiez les déclarations auxquelles vous êtes assujettis. Si vous la mettez en place avant le 1er janvier prochain, vous entrez en phase 2 du dispositif et vous devrez donc effectuer, via la plateforme, votre attestation employeur (AE), vos déclarations de mouvement de main d'oeuvre (DMMO), vos attestations de salaires, vos formulaires de radiation des contrats complémentaires, vos déclarations unifiées de cotisations sociales (DUCS) Urssaf et l'ouverture aux employeurs de travail temporaire.

A partir du 1er janvier, s'ajoutent les autres DUCS (retraite complémentaire, prévoyance, etc.), les déclarations de cotisations à la MSA et les déclarations à la CCVRP.

De 6 à 36 jours gagnés par an

Une fois que vous avez repéré le périmètre de la DSN, réalisez un diagnostic interne des données à déclarer (lieu d'activité, caractéristiques du contrat de travail, montants des rémunérations, cotisations et contributions sociales et durée de travail pour chacun de vos salariés). Évaluez, en amont, ces informations afin de paramétrer au mieux votre logiciel de paie.

Et pour faciliter encore votre passage à la déclaration unique, n'hésitez pas à recourir à des formations pour accompagner votre personnel. C'est la démarche qu'a initié Gilles Mergoil, pdg du cabinet de conseil Neoxia, qui compte adopter le dispositif en début d'année prochaine. Son responsable administratif a suivi, au printemps, une journée de formation . "Il est important de comprendre comment cela fonctionne, ce qui change et quelles adaptations cela va induire sur notre fonctionnement. Car, je l'espère, elle va diminuer, pour nous, le nombre de déclarations à effectuer et automatiser les process", explique-t-il.

Une simplification, certes, mais qui demandera à de nombreuses entreprises d'accélérer l'arrêté des informations de paie. Le tout, pour un gain de temps estimé par le GIP-MDS entre 6 et 36 jours par an.