2015 : votre calendrier social à la loupe

Dès aujourd'hui

Top départ pour le compte personnel de prévention de la pénibilité

Travail de nuit, en équipes successives alternantes, travail répétitif ou en milieu hyperbare. Voici les quatre facteurs pris en compte dès le 1er janvier 2015 dans le compte de pénibilité. Les six autres facteurs (manutention manuelle, postures pénibles, vibrations mécaniques, agents chimiques, températures extrêmes et bruit) intégreront le dispositif dès le 1er janvier 2016. L'objectif : créer un compte personnel pour tous les salariés exposés à un ou plusieurs de ces risques sur lequel ils pourront cumuler des points utilisables pour accéder à une formation, à du temps partiel sans baisse de rémunération ou encore à un départ anticipé à la retraite.

Dès cette année, vous avez donc l'obligation d'évaluer l'exposition de vos salariés aux quatre premiers facteurs de risques et de le notifier dans une fiche de prévention pour les salariés exposés. Cette fiche devra faire l'objet d'une déclaration annuelle dès janvier 2016, via votre logiciel de paie. Ce recensement portera sur les informations de l'année précédente.

La création et le suivi du compte pénibilité ne vous incomberont pas et seront gérés par un organisme dédié. Si vous êtes concerné par le dispositif, vous devrez acquitter une cotisation portant sur l'exercice 2015, avant le 31 janvier 2016. Toutes les entreprises devront, par ailleurs, verser une contribution de base à partir de 2017. Pour vous accompagner, le Gouvernement a ouvert un site internet (www.preventionpenibilite.fr) et un Numéro Vert (36 82).

Compte personnel de formation : une année de transition

Depuis janvier 2015, le compte personnel de formation (CPF) remplace le droit individuel à la formation (DIF). Piloté par vos salariés, il est transférable tout au long de leur carrière. Avec le soutien des OPCA, vous demeurez néanmoins responsable de sa gestion administrative et de l'information de vos collaborateurs. Après leur demande, vous disposez d'un délai de 30 jours calendaires pour vous prononcer. Votre silence vaut acceptation.

Votre dernière déclaration n° 2483 reste, néanmoins, toujours à remplir avant le 30 avril 2015.

Vos obligations déclaratives vont également évoluer. Dès 2016, les employeurs de 10 salariés et plus n'auront plus à déclarer ou justifier leurs dépenses de formation auprès de l'administration fiscale. Votre dernière déclaration n° 2483 reste, néanmoins, toujours à remplir avant le 30 avril 2015. Dès 2016, le seul règlement de la contribution unique de formation suffira. Elle correspond à 1 % du montant des rémunérations versées. Vous pouvez, au choix, décider de verser l'intégralité de cette contribution à l'OPCA ou de vous engager à financer vous-même le CPF, dans le cadre d'un accord d'entreprise, à hauteur de 0,2 % de votre masse salariale. Vous n'aurez plus à verser à l'OPCA qu'une contribution de 0,8 %. "2015 sera surtout une année de transition entre les deux dispositifs, estime Jean-Pierre Willems, consultant en ressources humaines chez Demos, organisme de formation. Entamez rapidement le dialogue avec votre OPCA sur vos nouvelles obligations, les priorités de votre branche en matière de formation professionnelle ou encore ses services d'accompagnement."

Mai

Premiers pas vers la généralisation de la déclaration sociale nominative (DSN)

La déclaration sociale nominative (DSN) a pour vocation de regrouper l'ensemble des déclarations sociales de l'entreprise (attestation employeur, déclaration unifiée de cotisations sociales, bordereau récapitulatif des cotisations, etc.) en un seul et même document. Déjà accessible pour les entreprises volontaires, la DSN sera généralisée à toutes les structures à compter du 1er janvier 2016.

Un décret du 24 septembre 2014 introduit, néanmoins, une étape intermédiaire pour certaines entreprises qui doivent l'adopter dès mai 2015. Sont concernées les sociétés qui déclarent plus de 2 millions d'euros de contributions et cotisations sociales. Pour celles déclarant via l'intermédiaire d'un organisme tiers (ex : expert-comptable), ce seuil est de 1 million d'euros dès lors que ce dernier déclare pour l'ensemble de ses clients un montant de contributions supérieur à 10 millions d'euros.

Cette nouvelle obligation porte sur les paies réalisées dès le 1er avril 2015. La première déclaration sociale nominative sera donc à envoyer avant le 5 mai 2015 (en cas de versement mensualisé) ou avant le 15 mai 2015 (pour les autres cas de figure).

Juin

Portabilité de la prévoyance santé

Dès le 1er juin 2015, vos salariés couverts par un contrat de prévoyance santé (risques décès, incapacité de travail et invalidité) bénéficient du maintien de leurs droits jusqu'à 12 mois après leur départ de l'entreprise. Cette nouvelle disposition devrait engendrer une hausse des cotisations pour les employeurs concernés.

Pour limiter les surcoûts éventuels, vous pouvez prévoir un seuil d'ancienneté minimal pour accéder à ces contrats (si la convention collective le permet), remettre vos assureurs en concurrence ou choisir des contrats moins coûteux. "Veillez à notifier ce changement dans les mêmes documents que pour la couverture santé, comme les lettres de licenciement", conseille Me Anne-Lise Puget, avocate rattachée au département social du cabinet d'avocats Bersay et Associés.

Déploiement de la base de données économiques et sociales

Dès le 14 juin 2015, les entreprises de plus de 50 salariés doivent avoir mis en place leur propre base de données économiques et sociales (BDES). Elle centralise l'ensemble des informations et rapports économiques échangés entre employeurs et représentants du personnel. Si vous avez le choix du support (électronique ou papier) et de la présentation, le contenu de la BDES est très encadré. Doivent y figurer :

1. les investissements de la société ;

2. la situation des fonds propres ;

3. la rémunération des salariés et des dirigeants ;

4. les activités sociales et culturelles de l'entreprise ;

5. la rémunération des financeurs ;

6. les flux financiers à destination de l'entreprise ;

7. la sous-traitance utilisée ou réalisée ;

8. les transferts commerciaux et financiers entre les diverses entités du groupe.

"Vous ne pouvez plus vous contenter de transmettre des informations, vous devez les contextualiser"

Attention, la BDES doit compiler les données collectées sur l'exercice en cours, le bilan des deux précédents et les prévisions stratégiques pour les trois années à venir. "Vous ne pouvez plus vous contenter de transmettre des informations, vous devez les contextualiser", analyse Me Anne-Lise Puget. En cela, elle servira de base à la nouvelle obligation de consultation annuelle des IRP sur les orientations de l'entreprise. À noter que vous n'êtes pas obligé de consulter les représentants du personnel sur les modalités de déploiement, même s'il peut être judicieux de le faire afin de vous mettre d'accord sur une feuille de route commune pour la suite.

Septembre

Une nouvelle hausse de la gratification de vos stagiaires

Vous avez déjà dû augmenter la gratification de vos stagiaires en décembre et en janvier derniers. Sachez que vous devrez à nouveau la rehausser dès le 1er septembre 2015. De 500,51 euros, la gratification minimale de vos stagiaires passera ainsi à 546,01 euros. "Nous attendons encore la publication d'un décret sur l'instauration d'un plafond du nombre de stagiaires en fonction de la taille de l'entreprise. Selon les premières pistes avancées, ce quota serait de l'ordre de 10 % de l'effectif dans les entreprises de plus de 30 salariés et de 3 stagiaires maximum dans les entreprises de moins de 30", étaye Ida Christelle Makanda, responsable du service conseil social chez Exco Nexiom (groupe d'expertise-comptable).

Attention, le calcul des gratifications a changé également !

Décembre

Généralisation de la complémentaire santé

Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous devez avoir souscrit une complémentaire santé pour l'ensemble de vos collaborateurs avant le 1er janvier 2016. Vous pouvez suivre les recommandations de votre branche professionnelle ou décider de gérer cela en interne avec les représentants du personnel.

Dans ce dernier cas, faute d'accord au 31 décembre 2015, la décision finale vous revient. Elle doit, néanmoins, se plier à plusieurs critères (ex.: prise en charge à hauteur de 50 % minimum, panier de soins minimal dont l'intégralité du ticket modérateur, etc.).

"Lancez-vous dès maintenant dans une étude des offres sur le marché. N'oubliez pas non plus d'ouvrir une négociation sur la question avec vos représentants syndicaux", conseille Me Anne-Lise Puget.

Consultez notre dossier spécial sur la généralisation de la complémentaire santé.