PME-TPE : quelles activités externaliser ?

L'externalisation de certaines activités est devenue un choix stratégique pour les entreprises. Avec la tertiarisation de l'économie, l'externalisation est devenue un procédé intéressant. De nombreuses tâches fastidieuses et/ou complexes ont ainsi été confiées à des prestataires externes.

La multiplication de ces derniers tout au long du siècle dernier a contribué à amplifier le phénomène. L'externalisation s'est encore accélérée au début du XXIe siècle avec l'apparition du statut d'auto-entrepreneur.

Externalisation : tout savoir sur ce procédé

L'externalisation d'activités consiste, pour une entreprise, à confier certaines tâches secondaires à un prestataire externe. Les opérations en lien avec la production qui peuvent faire l'objet d'une externalisation sont nombreuses et variées.

Aussi appelée "outsourcing", "sous-traitance" ou encore "BPO (Business Process Outsourcing)", l'externalisation concerne aussi bien les grands groupes que les TPE-PME. Confier la gestion de certaines tâches à un prestataire externe présente plusieurs avantages pour les entreprises.

Quelles sont les raisons qui poussent les entreprises à externaliser ?

Pour une entreprise, avoir recours à l'externalisation offre plusieurs opportunités :

• Gagner en agilité et en efficacité : ce procédé permet aux entreprises de se recentrer sur leur activité principale. Les prestataires rendent des comptes à l'entreprise qui fait appel à eux, impliquant une obligation de résultat.
• Économie de coûts : dans bien des domaines, l'externalisation d'activités permet aux entreprises de réduire les coûts fixes liés à ces activités. Ces économies peuvent ensuite être réinjectées dans l'innovation et la digitalisation des entreprises.
• Profiter de l'expertise des prestataires : les prestataires externes, en tant que spécialistes du BPO, disposent de moyens conséquents et de technologies sophistiquées pour mener à bien leurs missions.

Bien que l'externalisation offre de nombreux avantages aux entreprises, toutes les activités ne sont pas vouées à être externalisées. Ce procédé doit se faire intelligemment pour en tirer profit.

Quelles sont les tâches qu'une entreprise peut externaliser ?

On a souvent tendance à penser à l'externalisation des projets informatiques lorsque l'on évoque la sous-traitance. En effet, la maintenance des outils numériques et des logiciels est rarement traitée en interne.

D'autres activités sont néanmoins très propices à l'externalisation :

• Les ressources humaines : la gestion des paie, les recrutements, l'organisation des formations, etc.
• Le marketing digital : la création et la modération des sites, le développement d'une application, le community management, la création de landing pages, etc.
• La gestion du service client : la mise en place de chatbots, le clic to chat, l'assistance virtuelle, la gestion des mails, etc.
• La logistique : la prise de commande, le suivi des livraisons, la gestion des réclamations, etc.
• Le SAV : la gestion des insatisfactions, l'assistance produit, etc.
• La comptabilité : la gestion de la fiscalité, l'établissement des inventaires et des comptes annuels, etc.

En tant que chef d'entreprise, vous êtes peut-être tenté par l'externalisation de nombreuses tâches. Attention toutefois à ne pas transformer votre société en simple gestionnaire de prestataires. Une entreprise dispose toujours d'une expertise et d'un savoir-faire spécifiques qu'il est bon de continuer à développer.

Entretenir une culture d'entreprise nécessite également de conserver la mainmise sur de nombreuses activités. Avant de lancer votre entreprise dans un processus d'externalisation tous azimuts, calculez bien le ratio bénéfice/coûts pour votre société.

Pensez aussi à bien comparer les offres et les retours client avant d'externaliser. Le prestataire qui vous propose le prix le plus bas est-il vraiment le plus adapté ? Un client insatisfait par un service dispensé par un prestataire en tiendra rigueur à votre société. Il est donc préférable de s'assurer de la qualité de service de vos prestataires.