Ceci est le premier article d'une série dédiée aux coûts des notes de frais. Dans cette série, l'ensemble des coûts seront détaillés, expliqués, et nous vous aiderons à mieux les calculer. Des solutions seront également présentées pour réduire de manière drastique ces coûts. 

"Perte de temps", "ennuyeux", "corvée", "inintéressant", etc... Ce sont là probablement, les premières choses qui vous viennent à l'esprit quand vous pensez aux notes de frais, comme la plupart des professionnels. Pourtant, impossible d'échapper à la gestion des notes de frais, sous peine pour le collaborateur de ne pas se faire rembourser, et pour l'entreprise de faire face à d'énormes problèmes comptables et de se faire redresser sévèrement. 

Et malheureusement, la gestion des notes de frais a un coût pour l'entreprise, qui s'avère bien souvent trop important, du fait d'une gestion maladroite, d'un contrôle peu efficace, d'outils peu adaptés et d'un manque de visibilité total sur les coûts que cela engendre. 

Il est bien souvent difficile de discerner le coût d'un processus : la plupart des entreprises considère que le seul coût des notes de frais, est le montant dépensé par ses collaborateurs, et qu'il faut leur rembourser. Pourquoi ? Tout simplement parce que les autres coûts n'affectent pas directement la trésorerie :  

• Le temps consacré par vos collaborateurs, vos validateurs, vos équipes comptables et financières pour gérer les notes de frais de votre entreprise. Un temps consacré à une tâche qui ne produit pas de valeur ajoutée, et qui n'aide pas l'entreprise à augmenter son chiffre d'affaire. 

• Les fraudes, les dépassements au niveau de la politique de dépenses, les erreurs de saisies, les dépenses non refacturées et toutes les autres anomalies dans le remboursement des notes de frais, qui sont en fait des sommes que l'entreprise n'aurait pas dû décaisser, et qui représentent une perte directe. 

• L'archivage papier, qui représente un coût direct que la plupart des entreprises doivent supporter pendant 6 ans, voire même 10 ans pour certaines. Et qui en plus du coût direct de l'archivage (soit le prix que vous payez à un prestataire d'archivage papier, soit le coût des mètres carrés perdus, du matériel d'archivage et de classement, des assurances, et sans oublier le coût humain pour réaliser cet archivage) engendre des coûts sur le long terme à cause des difficultés que cela entraine pour le pointage, ou la détérioration des documents papiers. 

• Les redressements de l'URSSAF et de l'administration fiscale pour des notes de frais non conformes, un manque d'informations ou des pièces justificatives manquantes, qui là aussi représentent une perte financière importante pour l'entreprise : rien que par la requalification de quelques notes de frais en tant qu'avantage en nature, le coût d'un redressement peut très rapidement grimper. 

• Le trop peu de TVA récupérée à cause du manque d'informations, de la complexité à récupérer la TVA sur des dépenses à faibles montants, ou encore de la complexité des règles fiscales et légales pour récupérer cette TVA, dans son pays et à l'étranger. 

• Un volume annuel de dépenses trop important pour les déplacements professionnels, qui aurait pu être réduit, si vous aviez mieux communiqué sur votre politique de dépenses, ou mieux contrôlé les notes de frais 

Dans cette série d'articles, nous détaillerons les différents coûts qu'une gestion des notes de frais traditionnelle engendre, en expliquant comment mieux comprendre et calculer ces coûts, et en présentant les alternatives que propose la solution Expensya pour réduire considérablement ces coûts. 

Le processus traditionnel de gestion des notes de frais 

Pour commencer, il nous faut d'abord présenter le processus de gestion des notes de frais, et la manière dont il se décompose. Long et chronophage, le processus de gestion des notes de frais est onéreux car il implique plusieurs intervenants au sein de l’entreprise et envahit leur quotidien :  

• Le Collaborateur qui réserve son déplacement, se déplace, dépense, collecte les factures et remplit son rapport de dépenses. Il doit ensuite envoyer son rapport à son manager pour approbation, et transmettre les reçus papier à la comptabilité. 

• Le Manager ou le validateur, qui vérifie l'ensemble des notes de frais des collaborateurs de son équipe ou encore sur les projets qu'il gère. Ce dernier doit vérifier l'ensemble des dépenses, leur logique par rapport au déplacement, et leur conformité avec la politique de dépenses de l'entreprise. Dans la plupart des entreprises, plusieurs niveaux de validation sont mis en place, et les flux de validation peuvent être différents en fonction des projets, des entités, et de plusieurs autres facteurs. 

• La Comptabilité qui contrôle les rapports des collaborateurs, vérifie les justificatifs des dépenses, intègre les notes de frais en comptabilité (en les transformant bien souvent en écritures comptables par une double saisie) et assure la cohérence comptable des dépenses. Le remboursement des notes de frais est généralement réservé à un département dédié à la Paie, mais fait souvent partie des tâches du département comptable. 

• Enfin l’équipe Finance peut prendre une casquette comptable ou paie selon l'organisation des entreprises, mais elle aura aussi le rôle analytique, et le contrôle des différentes imputations, la répartition des notes de frais sur les différents projets de l'entreprise pour la comptabilité analytique, et également l'analyse du budget déplacement professionnel, qu'elle se partage avec le département Travel dans les grandes entreprises, ou les entreprises dont le voyage est dans l'ADN. 

Comme vous pouvez le constater, le nombre d'intervenants dans la gestion des notes de frais est très important : dans bien des entreprises, tout le monde fait des notes de frais, et l'on peut donc dire que la note de frais est un problème global, partagé par tous les collaborateurs, à tous les échelons de l'entreprise.  

En fonction de la taille de l'entreprise, la gestion des notes de frais se complexifie, les flux deviennent de plus en plus longs, et le nombre d'intervenants augmente. Pourtant, les étapes du processus sont sensiblement les mêmes, que vous soyez une TPE où une multinationale : la réservation, le déplacement, le paiement, la saisie, la validation, l'intégration en comptabilité, le remboursement du salarié, l'archivage et enfin l'analyse et le retraitement (comptabilité analytique, récupération de la TVA, calcul des coûts annuels, etc.…). 

Les coûts engendrés par une gestion inefficace des notes de frais 

Et comme vous vous en doutez, sur un processus aussi éparpillé, et qui implique autant de personnes, les coûts sont très importants et de différents types. Mais la vision optimiste est de dire qu'au contraire, ceci est une opportunité pour votre entreprise à saisir, car les différentes étapes où vous pouvez réaliser des économies sont nombreuses ! 

Dans le prochain article de cette série, nous allons vous présenter un des coûts les plus importants de ce processus : le temps consacré par les collaborateurs à tous les niveaux à cette tâche. C'est donc le coût humain que nous vous présenterons, qui est bien réel : la plupart des collaborateurs font leurs notes de frais sur leur lieu de travail. Et ce temps-là, c'est du salaire versé pour des heures non productives, aussi bien pour celui qui fait des notes de frais, que pour celui qui valide ou intègre en comptabilité. 

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