Notes de frais : passez à l'automatisation

Plusieurs types d'acteurs proposent des solutions pour optimiser la gestion des notes de frais. Les éditeurs de logiciels de gestion intègrent des modules à leurs offres. C'est le cas de Sage avec Sage 100cloud Note de frais, une solution web en mode intranet. Ils sont challengés par de nouveaux venus : des start-up comme Lucca Clemy, éditeur de solutions RH, ou Expensya, mais aussi des acteurs issus du service - Sodexo a créé Rydoo en juin 2018 à la suite de deux acquisitions - et du voyage d'affaires - Traveldoo (Expedia Group) développe son propre outil (Traveldoo Expense).

OCR et archivage à valeur probante

Toutes ces solutions permettent de traiter les deux types de notes de frais : les dépenses courantes et les frais liés aux déplacements professionnels. "Dans la majorité des entreprises, les notes de frais sont encore gérées manuellement sans surcoût, via un tableau Excel. Or, les solutions permettent de réaliser des gains de temps, de fluidifier l'information, et d'assainir les relations en supprimant litiges et non-dits. Le gestionnaire reçoit les notes de frais et procède aux validations suivant les règles de gestion établies", explique Olivier Cohen, cofondateur de Clic&Tag, plateforme de gestion incluant un module cloud et mobile spécifique.

Deux avancées récentes contribuent à faire adopter ces outils par les PME : l'arrivée des applications mobiles sur les smartphones et l'assouplissement des ­conditions d'archivage. Avec les nouvelles technologies, notamment les logiciels de reconnaissance optique (OCR), il suffit au détenteur d'une application mobile de prendre la facturette en photo avec son smartphone et celle-ci est automatiquement enregistrée et versée en comptabilité. Une révolution! Surtout quand 57% des collaborateurs avouent perdre leurs justificatifs*.

Certes, la fiabilité de l'OCR est parfois critiquée et les éditeurs admettent que de petites erreurs peuvent se produire, mais Sébastien Marchon, CEO de Rydoo, annonce un taux de reconnaissance de 90%. Côté archivage, il est désormais possible de jeter l'original. L'arrêté du 22 mars 2017 autorise, en effet, la conservation des factures "papier" au format numérique. Ainsi, se félicite Sébastien Marchon, "les justificatifs numérisés via Rydoo Expense sont conformes aux exigences de l'administration française et peuvent être conservés sur les serveurs sécurisés de l'entreprise en Europe (ISO 27001 et 9001), où ils restent accessibles durant dix ans minimum. En cas de contrôle, ces archives ont une valeur ­juridique équivalente aux orignaux". Précisément, la photographie du justificatif est convertie en un PDF horodaté, une signature électronique et une empreinte numérique y étant automatiquement apposées.

Export en comptabilité et paie.

L'intérêt de l'automatisation est le versement des pièces en comptabilité et le traitement des remboursements via le logiciel de paie. "Notre valeur est dans le back-office, indique Romain Jacquier, chef de produit chez Sage. D'ailleurs, les start-up comme Expensya ou Lucca proposent des connecteurs Sage". Le module de l'éditeur est intégré dans son logiciel de gestion, voire, en option, dans la paie.

Autre avantage : le traitement des déplacements à l'étranger. "Nos algorithmes extraient des reçus toutes les informations pertinentes?: le montant TTC, la date, le pays, la catégorie de la dépense et même les TVA multiples", souligne Karim Jouini, CEO ­d'Expensya. La start-up multiplie les partenariats avec de grands groupes en Europe afin de couvrir l'ensemble du marché du voyage d'affaires.

Adossée à Sodexo, Rydoo opère, elle, dans 60 pays et gère les spécificités réglementaires. Reste que l'usage des solutions a un coût, facturé quelques euros par mois et par utilisateur. Comptez 6 € HT chez Rydoo, qui ne fait payer que les utilisateurs actifs, de 3 à 12 € HT chez Clic&Tag. Expensya facture l'abonnement à partir de 5 € HT, 8 € HT avec des fonctions supplémentaires, tel l'archivage à valeur probante (dégressif à partir de 100 utilisateurs). Chez Sage, Romain Jacquier évoque un tarif par tranche, par exemple 372 € HT par an pour 10 collaborateurs, 672 € HT par an pour 20 collaborateurs ... Un investissement pour réduire les coûts de gestion et les temps de traitement.

*Enquête en ligne auprès de 1012 personnes, sur le panel propriétaire BuzzPress France, selon la méthode des quotas, du 2 août au 5 septembre 2018 pour le cabinet d'expertise comptable en ligne Wity.