Comment choisir le meilleur standard téléphonique pour votre entreprise ?

Le standard téléphonique virtuel professionnel : une révolution pour les entreprises.

Dans un contexte où la technologie ne cesse d'évoluer, les entreprises cherchent constamment à optimiser leur système de communication pour améliorer la collaboration et le service client. Le choix d'un standard téléphonique adapté devient alors crucial, d'autant plus que le réseau téléphonique commuté (RTC) sera progressivement abandonné entre 2023 et 2030. Face à cette transition, les systèmes analogiques comme le PABX disparaîtront au profit des solutions IPBX qui fonctionnent via Internet. Toutefois, il existe également des solutions entièrement virtualisées appelées centres de contact dans le cloud ou standards téléphoniques virtuels.

Qu'est-ce qu'un standard téléphonique virtuel professionnel ?

Un standard téléphonique virtuel professionnel fonctionne de la même manière qu'un standard traditionnel, mais sans les contraintes matérielles. Il propose toutes les fonctionnalités nécessaires au bon fonctionnement d'une entreprise : transfert et renvoi d'appels, options de personnalisation, serveur vocal interactif (SVI), mise en attente, conférence téléphonique, groupes d'appels, gestion des files d'attente... La solution est gérée via une plateforme de gestion où l'on peut visualiser toute l'activité sur les différentes lignes au sein de l'organisation.

Les avantages du standard téléphonique virtuel sont multiples :

Gains de productivité et de temps grâce à l'automatisation des tâches;

Économies sur les coûts d'installation et de maintenance;

Flexibilité et adaptation aux besoins de l'entreprise.

Fonctionnement du standard téléphonique virtuel professionnel

Des fonctionnalités avancées

Comme tout standard - qu'il soit analogique ou numérique -, le standard téléphonique virtuel permet de gérer les appels entrants et sortants, d'organiser les communications internes et de bénéficier de toutes les fonctions nécessaires au bon déroulement de son activité. Parmi ces fonctions, on retrouve :

Le SVI qui facilite les messages d'accueil personnalisés et les messages d'absence, tout en fournissant un menu interactif pour orienter les appelants vers un service spécifique;

La fonction des groupes d'appels qui permet de consolider plusieurs lignes téléphoniques sous un même numéro pour ne manquer aucun appel;

Le routage en fonction de l'heure pour configurer des messages spécifiques ou rediriger les appels selon les heures d'ouverture de l'entreprise;

La gestion des files d'attente qui invite les appelants à patienter avant de répartir les appels selon des règles de routage préétablies;

La musique d'attente pour offrir une ambiance plus agréable aux appelants que le silence;

La fonction de pré-décroché qui répond automatiquement aux appelants avec un message de bienvenue avant de les rediriger vers le standard ou un groupe d'appels;

Et d'autres fonctions classiques comme la numérotation rapide, l'annuaire d'entreprise, les journaux d'appels, la mise en attente, le transfert et renvoi d'appels, l'interception des appels, etc.

Réduction des coûts

Avec un standard téléphonique virtuel, vous évitez tous les frais de maintenance et d'infrastructure liés aux solutions matérielles comme les systèmes PABX. De plus, grâce à l'utilisation de la technologie VoIP (Voice over Internet Protocol), les appels effectués via le standard virtuel sont généralement moins chers que ceux passés via un réseau téléphonique classique.

Le standard téléphonique virtuel professionnel représente une véritable révolution pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur système de communication tout en réalisant des économies. En s'affranchissant des contraintes techniques liées aux standards traditionnels, les entreprises disposent désormais d'un outil puissant pour améliorer leur productivité et offrir un service client irréprochable.