[Tribune] Adopter une digital workplace: pas si simple pour les TPE

Dans les dernières études réalisées par Deloitte en 2016 ou par l'Apec en 2019, le constat est sans appel. Une majorité des TPE françaises (53%) estiment que leurs compétences numériques sont faibles et entravent leur utilisation d'outils digitaux. Elles ne sont qu'une toute petite minorité (11 %) à utiliser quotidiennement ces outils. Seules 41% des entreprises de moins de 50 salariés ont investi dans de nouveaux outils en 2018.

Les ETI, qui comptent entre 250 et 4 999 salariés, sont déjà bien plus en avance, 80% d'entre elles auraient déjà engagé leur transformation numérique. Et les bénéfices ne se font pas attendre : 76% citent une plus grande efficacité opérationnelle (réduction des coûts, fiabilité des opérations, réduction des délais) et 72% indiquent une meilleure compétitivité face à la concurrence.

Mais alors comment engager et tirer le meilleur parti de la transformation numérique ? Toute entreprise, même " très petite ", peut transformer des process dépassés, et instaurer une digital workplace.

Des obstacles à surmonter

Bien sûr, il existe encore de nombreux écueils à la transformation numérique, toujours plus difficiles à surmonter pour une TPE que pour une grande entreprise. Lors de la création d'une entreprise, les coûts à amortir sont déjà très importants, et l'espace de travail est souvent considéré comme l'un des aspects sur lequel il est plus facile de réaliser des économies.

Par ailleurs, il n'est pas toujours simple de prendre le temps d'identifier, puis de se former à des outils plus innovants que ceux déjà utilisés au sein de l'entreprise.

Enfin, pour opérer pleinement sa transformation numérique, il est nécessaire de disposer d'une infrastructure numérique solide, sécurisée et qui permet une grande flexibilité dans son fonctionnement. Sur ce point, les petites entreprises ont souvent plus de mal à suivre : la fonction IT est généralement inexistante, et faire appel à un prestataire externe représente un coût non négligeable.

Face à cela, les TPE, PME et jeunes entreprises ont donc plus de difficultés à investir et à s'engager pleinement dans une refonte de leur système pour entrer totalement dans l'ère du digital. À cela s'ajoute la multitude d'outils et d'options qui s'offrent à ces entreprises. Il existe pléthore d'applications, de solutions, de logiciels, tous plus innovants les uns que les autres, mais pas nécessairement adaptés à toutes les entreprises.

Penser " numérique " quand on lance son entreprise n'est donc pas une mince affaire.

Des outils " TPE-friendly "

Le défi pour les petites entreprises, c'est d'avoir l'air d'un pro, tout en limitant les dépenses. Mais pour que cette stratégie paye, encore faut-il choisir les bons outils. La liste étant plus ou moins longue selon les besoins, il existe plusieurs incontournables : suite bureautique, logiciel de comptabilité, ERP, gestion de projet, offre de téléphonie traditionnelle etc. Mais les jeunes entreprises ont tendance à laisser de côté l'aspect collaboratif (téléphonie à l'international, réunions vidéo, etc.), pourtant essentiels au bon fonctionnement des équipes. Ce type d'outil permet aux équipes d'être plus rapides, d'avoir des échanges plus fluides, donc d'être plus agiles et plus performantes.

Souvent sous-estimés, ces outils apparaissent comme secondaires dans l'ordre des équipements dans une création d'entreprise.

Pourtant, la communication constitue le socle de toute entreprise, qu'il s'agisse des échanges entre équipes, avec des partenaires, des clients ou des prestataires. Pour se donner les moyens de ses ambitions et s'assurer une croissance future, il faut pouvoir afficher une image professionnelle en toute circonstance et être capable de faire avancer les projets de manière fluide. Comment ? En restant connecté à ses équipes lors de ses déplacements, en partageant des documents rapidement et à tout moment avec des collaborateurs dispersés aux quatre coins du monde, ou encore en permettant à ses collaborateurs de travailler de n'importe quel endroit (en télétravail, dans un espace de co-working, dans un café, etc.). Il s'agit là de paramètres qui peuvent sembler basiques à première vue, mais qui constituent une base et un ensemble de valeurs qui vont permettre d'atteindre la tant rêvée " digital workplace " et aider l'entreprise à grandir.

Gaud Prat, Head of Brand & Communications de Spoka (spécialiste de la communication), a rejoint Arkadin il y a 3 ans pour prendre en charge le marketing de la zone Western Europe, avant d'intégrer l'équipe Spoka. Avec plus de 25 ans d'expérience dans le marketing B to B, la majorité de sa carrière s'est effectuée au sein d'éditeurs de logiciels et plus particulièrement de sociétés connaissant de très fortes croissances.