Le rapport d'étonnement : un outil de prise de poste ou un risque ?

4 mois de période d'essai, fréquemment renouvelés, les premiers jours d'une prise de poste sont des moments de forte pression. Comment saisir toutes les opportunités et éviter les pièges qui jalonnent le début d'un nouveau parcours professionnel ?

De nombreuses opportunités s'offrent à vous. Vous pouvez vous essayer à de nouvelles responsabilités, élargir vos compétences et découvrir de nouveaux enjeux. Attention des pièges peuvent se présenter sur le chemin comme, répéter son histoire précédente, mal gérer son temps , passer à côté des attentes de son N+1 ou ne pas être à l'écoute de ses collaborateurs et de ses pairs. La construction du rapport d'étonnement doit répondre à 2 objectifs :

• Encourager l'observation critique et la créativité, en supprimant les freins à l'expression du cadre que vous êtes. La consigne et les formulations ne doivent brider ni la subjectivité ni vos propositions. L'entreprise attend que vous sentiez libre de dire et de proposer, avec vos propres mots. Plus il y a de contenus, plus il y a de chance d'avoir de l'information utile et exploitable.
• Rendre de l'information qualitative et permettre son exploitation, en facilitant la rédaction du rapport. D'une part, l'information doit être structurée en rubriques, pour éviter un contenu trop générique et désorganisé. D'autre part, le rapport d'étonnement doit être alimenté au fil de l'eau, tout au long de la période qu'il couvre.

Le rapport d'étonnement peut prendre différentes formes, cela peut être :

• Sous la forme d'un questionnaire transmis par le service RH.
• Un bilan oral réalisé à la fin de la période d'essai avec son responsable hiérarchique direct.
• Un compte rendu écrit, rédigé exclusivement par vous.
• Un mélange entre un questionnaire préparé par le service des ressources humaines et des espaces vierges pour que vous puissiez vous exprimer librement.

Pour l'entreprise, la récolte de ces « étonnements » sont précieux : informations non biaisées par l'habitude « maison » et la routine, prise de conscience de l'image immédiate avec ses ombres et ses lumières, identification des dysfonctionnements éventuels, bénéfice d'éléments de comparaison avec un autre acteur du même secteur...L'objectif est aussi pour l'entreprise qui sollicite ce rapport d'étonnement, d'identifier la rigueur de votre raisonnement, la capacité d'analyse du nouvel entrant que vous êtes, votre degré de curiosité, votre capacité à questionner et écouter votre nouvel entourage pour en obtenir des informations.

Pour vous, le rapport d'étonnement est également un facilitant avec 2 objectifs :

Un outil d'intégration pour collecter des premières informations, identifier les points sur lesquels concentrer vos tout premiers apprentissages, un gain de temps appréciable pour comprendre les us et coutumes, valeurs et croyances de votre nouvelle entreprise : bref aller vite dans votre nouvelle « acculturation » !

Un outil de contribution : Le rapport d'étonnement vous met dans une posture active avec en objectif, la capacité d'influencer, de faire évoluer son environnement. En étant rapidement contributeur, vous confortez votre intégration et votre valeur ajoutée pour l'entreprise. Vous trouvez ainsi dès votre arrivée un terrain pour cultiver votre motivation, votre engagement et votre créativité... en bref, votre place.

C'est aussi une excellente opportunité de dialoguer avec votre N+1 et de recueillir son positionnement.

Attention de rester vigilant quant au ton que vous employez. L'idée est de faire des remarques constructives et objectives sur un fonctionnement et pas de juger à tort et à travers. Lorsqu'il s'agit de mettre en évidence des points de vigilance, des points d'améliorations, il est impératif de rester factuel et modéré dans vos propos pour respecter l'historique de l'entreprise et de ses collaborateurs. En effet, le rapport d'étonnement étant un exercice comportant une forte part de subjectivité avec des informations parfois parcellaires et avec votre expérience limitée, il est important de ne pas juger et critiquer trop vite.

Certaines entreprises ont établi une trame simple et de bon sens pour le rapport d'étonnement demandé au nouvel entrant, autour de questions-types :

Ce à quoi vous vous attendiez ?

Ce que vous avez vu et observé ?

Ce que vous en avez pensé ?

Ce qui vous surprend positivement ou qui dépasse vos attentes ?

Quelles idées pour vous adapter ou améliorer ?

De manière générale, le rapport d'étonnement est remis au manager direct à la fin de la période d'essai.

Une toute dernière précaution : pas de spontanéité, attendez que le rapport d'étonnement vous soit demandé expressément par votre N+1 ou la DRH !

Nathalie LEGRAND, Associée, Consultante Oasys Dirigeants, Groupe Oasys & Cie, Directrice de Practice Banque. En 2012, elle fonde sa société de coaching et conseil en communication. Elle est intervenante à l'Executive Master RH de l'IEP Paris depuis 3 ans. Nathalie LEGRAND est en charge des projets de repositionnement professionnel et des coachings des Cadres Dirigeants de l'univers de la Banque et anime les consultants de cette practic.e sectorielle et métier autour des prestations d'accompagnement individuel des collaborateurs (outplacement, bilan, coaching, évaluation, ...).