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Pourquoi la gestion des notes de frais vire souvent au cauchemar?
Qui ne s'est jamais plaint de la corvée des notes de frais? Voici les 5 galères qui font des notes de frais un vrai cauchemar pour les services administratifs, selon le fournisseur de solutions de gestion des déplacements et frais professionnels Concur.
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Galère n°1: les reçus et factures manquants
Les reçus ou factures égarés constituent la première difficulté dans le traitement des notes de frais. Pour les entreprises dont la politique l'autorise, certains frais peuvent être soumis sans reçu. C'est alors une perte de temps car il faut vérifier une attestation sur l'honneur certifiant qu'une facture a bien été émise mais égarée pour cette dépense. Basé sur du déclaratif, ces frais peuvent être erronés et fausser le reporting.
Galère n°2: les dépenses hors politique
Si la plupart des dépenses réalisées par les collaborateurs se font dans le cadre de la politique de dépense de l'entreprise, celle-ci peut parfois être floue, voire incompréhensible. Par exemple, les employés peuvent essayer d'économiser de l'argent en réservant un hôtel moins cher. Mais si cet hôtel ne fait pas partie de la liste des fournisseurs autorisés, l'employé est alors en infraction. Les collaborateurs qui ne seraient pas au courant des plus récents plafonds de dépenses pourraient enfreindre les règles régulièrement. Or, sans système de contrôle, même pour les plus petites sommes, cela pourrait passer inaperçu pendant longtemps et avoir un impact important sur les comptes de l'entreprise.
Galère n°3: les dépenses soumises en retard
Cette nouvelle demande de remboursement qui vient d'atterrir sur le bureau? Elle aurait dû être soumise il y a plus de 7 mois et les comptes sont déjà bouclés. Si en plus la dépense doit ensuite être refacturée à un client, l'entreprise risque de se retrouver dans une situation compromettante.
Galère n°4: les erreurs de tableur
L'usage de formulaires papier pour soumettre les demandes de remboursement est une tâche chronophage, et quand bien même le formulaire serait impeccable, la saisie des informations dans l'ordinateur est un risque supplémentaire de commettre des erreurs.
Galère n°5: le manque de visibilité
Le diable se cache dans les détails, et la pénombre. Le moyen le plus sûr d'optimiser les dépenses c'est de pouvoir les voir et les contrôler. Sans visibilité, impossible de se rendre compte, par exemple, que la majeure partie des billets sont souvent réservés à la dernière minute et sont donc plus coûteux que les billets réservés en avance.
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