5 questions sur la charte d'utilisation des médias sociaux en entreprise

Les médias sociaux - dont font partie les réseaux sociaux - ont grandement contribué à la porosité croissante entre la vie personnelle et la vie professionnelle. Aussi, l'augmentation exponentielle de leurs utilisateurs a contraint les entreprises à s'interroger sur la nécessité de se doter d'un arsenal juridique réglementant leur usage dans le cadre du travail.

L'un des outils privilégiés par les entreprises est la mise en place d'une charte d'utilisation des médias sociaux (on entend par cette notion l'ensemble des services internet permettant aux personnes de participer à des échanges en ligne, de diffuser du contenu créé ou non par eux, de partager ou de réagir à une information etc.). Sa mise en place n'est toutefois pas obligatoire et dépend, en réalité, des besoins de l'entreprise en la matière.

Retour sur les principales étapes et questions qui jalonnent la mise en place d'une telle charte.

La mise en place d'une charte est-elle utile à l'entreprise ?

D'expérience, la réponse à cette question s'apprécie d'abord au regard de la stratégie de communication de l'entreprise et, de fait, de son activité : un acteur économique dans le domaine du web, dont certains salariés ont la responsabilité de réagir " en direct " à l'actualité de son secteur économique, sera bien souvent plus exposé sur les médias sociaux qu'une société industrielle.

Il convient par ailleurs d'être conscient que la rédaction de cette charte peut représenter un travail important de réflexion. Elle peut également nécessiter une mobilisation collective, notamment pour distinguer ce qui relève de la vie professionnelle de ce qui appartient à la vie privée.

D'une manière générale, la rédaction d'une telle charte est décisive car elle démontre que l'entreprise est consciente des enjeux inhérents aux médias sociaux et qu'elle entend responsabiliser ses salariés tout en prenant en compte leur liberté d'expression.

Quelle valeur donner à la charte ?

La charte d'utilisation des médias sociaux aura-t-elle une valeur contraignante ou une simple valeur de " chaude recommandation " ?

Deux typologies de charte sont envisageables :

(i) La charte est intégrée au règlement intérieur :

Pour que la charte ait une valeur contraignante, il faudra alors que celle-ci soit annexée au règlement intérieur. Il est également possible que cette charte soit intégrée dans la charte informatique figurant elle-même souvent en annexe du règlement intérieur.

Si la charte est intégrée au règlement intérieur (dans le texte ou en annexe), sa mise en oeuvre devra respecter le formalisme prévu par le Code du travail en matière d'adoption et de modification du règlement intérieur.

Il conviendra alors de soumettre le texte à l'avis du Comité Social et Economique (CSE)⁽¹⁾, de le transmettre à l'inspecteur du travail⁽²⁾ (et de prendre en compte ses éventuelles observations), d'accomplir les formalités de dépôt et de publicité au greffe du Conseil de Prud'hommes compétent⁽³⁾ et de le porter, par tout moyen, à la connaissance des salariés⁽⁴⁾.

Toute modification du texte supposera de respecter la même procédure.

(ii) La charte n'est pas intégrée au règlement intérieur :

Il peut être décidé de faire de cette charte un texte non contraignant vis-à-vis des salariés en leur présentant les bonnes conduites à tenir dans le cadre de l'utilisation des médias sociaux.

Ce texte aura alors une portée informative et pédagogique. Il sera dépourvu de caractère contraignant et ne pourra, à lui seul, servir de fondement à une éventuelle sanction disciplinaire.

Si la charte d'utilisation des médias sociaux dans l'entreprise n'est pas intégrée au règlement intérieur, aucune formalité particulière n'est exigée.

La charte contrevient-elle à la liberté d'expression ?

Il 'agit, en effet, de s'interroger, en permanence, sur les éventuels impacts des recommandations / obligations de la charte.

L'employeur doit notamment s'assurer, si la charte est contraignante, qu'elle n'a pas directement ou indirectement pour objet ou pour effet de restreindre la liberté des salariés de publier des contenus sur les médias sociaux à partir de leurs équipements personnels et ou en dehors de leur temps de travail, sauf exception particulière.

Quelles mentions faire figurer dans la charte d'utilisation des médias sociaux ?

Il n'est pas possible de définir un modèle unique de charte relative à l'utilisation des médias sociaux.

Pour autant, certains développements représentent " des passages obligés ", parmi lesquels :

• La présentation des problématiques et enjeux liés à l'utilisation des médias sociaux notamment en termes de confidentialité, de respect des droits de propriété intellectuelle des tiers etc. ;
• L'exposé de la politique de communication de la société sur les médias sociaux (personnes habilitées, procédure de validation des contenus postés, etc.) ;
• L'indication des effets du non-respect des dispositions de la charte (par exemple, le risque de faire l'objet d'une sanction disciplinaire) ;
• Les éventuelles limitations d'accès aux médias sociaux depuis les postes informatiques de l'entreprise et l'information des salariés en cas de mise en oeuvre de moyens de contrôle ;
• La frontière entre communication d'ordre professionnel et communication d'ordre personnel.

Il s'agira notamment de la clarification que devront faire les salariés pour que l'audience du média social comprenne que les propos ou contenus sont communiqués par la personne en tant qu'individu et non pas au nom et pour le compte de son employeur.

• Un rappel des règles de responsabilité et plus généralement une invitation à la mesure, les salariés ne devant pas porter atteinte aux lois et règlements, à la vie privée, à l'ordre public etc.

Peut-on sanctionner le salarié qui ne respecte pas les dispositions de la charte ?

Comme cela a été évoqué précédemment, tout dépend de l'intégration ou non de la charte au règlement intérieur de l'entreprise.

Une charte d'utilisation des médias sociaux intégrée au règlement intérieur revêt le même caractère contraignant que ce dernier et peut servir de fondement au prononcé d'une sanction disciplinaire en cas de manquement du salarié.

A contrario, si la charte n'est pas intégrée à ce règlement intérieur, elle ne peut servir de fondement au prononcé d'une sanction disciplinaire à l'encontre d'un salarié qui ne s'y est pas conformé.

Toutefois, en cas de manquement, l'entreprise pourra s'appuyer sur les obligations découlant du contrat de travail ou du règlement intérieur pour sanctionner le salarié, si les faits reprochés constituent un manquement à cet égard.

Conclusion

Il appartient ainsi à chaque entreprise de s'interroger en interne sur la nécessité de s'équiper d'un document régissant l'utilisation des médias sociaux dans le cadre du travail, de définir la portée de ce document et de constituer une task-force pour le préparer et le mettre en oeuvre.

Si la rédaction d'une telle charte s'avère être un exercice délicat, il n'en demeure pas moins qu'elle est un outil efficace de prévention et de sécurisation de l'entreprise.

[1] Article L. 1321-4 du Code du travail

[2] Articles L. 1321-4, L. 1322-1, L. 1322-1-1 et R.1321-4 du Code du travail

[3] Article R. 1321-2 du Code du travail

[4] Article R. 1321-1 du Code du travail