[Tribune] Comment respecter à la lettre vos contrats de licence de logiciels ?

Simples traitements de texte, ERP, plateformes intégrées de gestion de sites e-commerce, voire applications industrielles pointues (CAO, simulation, virtualisation, etc.). Les logiciels sont aujourd'hui devenus nécessaires à la conduite de l'activité de n'importe quelle entreprise. La dépendance est évidente. Les éditeurs de logiciels ont bien assimilé cette situation et ne cessent d'ailleurs de l'entretenir, notamment par le développement d'offres de cloud computing attractives. De leur côté, développer un logiciel coûte cher. Le temps passé à cet investissement appelle une rémunération sous la forme d'une redevance d'utilisation. Les logiciels étant protégés par le droit d'auteur, toute exploitation hors licence constituera donc juridiquement un acte de contrefaçon.

Rétroactivité des licences non conformes

Or, il est très courant que les entreprises soient peu informées des termes exacts de leurs contrats de licence de logiciels.

Veillez à vous tenir
informé des logiciels
utilisés dans votre entreprise.

Ce qui peut conduire à des situations financièrement périlleuses lorsque les éditeurs, après réalisation d'un audit, sollicitent une régularisation rétroactive des licences non conformes aux contrats de licence souscrits. Dans les faits, il n'est pas rare que l'entreprise constate par exemple à cette occasion qu'elle excède le périmètre de ses licences au niveau du nombre d'utilisateurs, de la version utilisée ou des modalités d'installation. Parfois même, l'audit révèle un doublement voire un triplement du quota de licences utilisées au regard des droits souscrits. Dans un tel cas, l'addition est extrêmement lourde, puisque la régularisation sera rétroactive. Dans les cas les plus extrêmes, les éditeurs n'hésiteront pas à solliciter une mise en conformité qui générera une demande de règlement pouvant atteindre plusieurs centaines de milliers d'euros.

Attention à l'audit

En la matière, la bonne foi est jugée "inopérante". Elle ne constituera donc pas une circonstance atténuante. Si une procédure d'audit est engagée contre vous, soyez particulièrement vigilant s'agissant des réponses à apporter aux questions posées par l'éditeur (en particulier sur les conditions d'installation de ses logiciels et du nombre de profils d'utilisateurs autorisés à accéder aux applicatifs). Et surtout, faites-vous accompagner par un professionnel, qui pourra vous aider à définir les éléments principaux de l'audit: méthodologie et préavis, moyens et outils d'exploration, caractère contradictoire des résultats et, bien sûr, conséquences financières.

En général, ne sous-estimez pas cette question. Veillez ainsi à vous tenir informé de l'état des matériels et logiciels utilisés dans votre entreprise. Un examen comparatif des logiciels utilisés et des licences souscrites doit être également conduit régulièrement par votre responsable informatique, pour pouvoir acquérir des licences supplémentaires en temps et en heure. Ou, au contraire, pour négocier une réduction des licences inutilisées ou obsolètes. Et ainsi optimiser au mieux vos contrats.