Victimes de détournement de fonds : comment réagir

Vous êtes dirigeant d'entreprise ou Daf, et, un matin, vous recevez un appel de votre comptable vous annonçant que vous avez été victime de détournement d'actifs. Un de vos clients a effectué un paiement sur le mauvais compte. Après avoir recollé les morceaux du puzzle, il s'avère que le client a reçu une facture (falsifiée) accompagnée d'une demande de changement de RIB. Cas classique et très répandu. Le détournement d'actifs est le deuxième cas de fraude le plus fréquent dans les entreprises françaises. Comment agir lorsque vous êtes dans cette situation ? Et comment vous prémunir contre ce type d'arnaque au sein de votre établissement ?

Apportez les premiers secours !

Lorsqu'une situation de détournement de fonds est détectée, votre réaction doit être comme celle d'un ambulancier qui apporte les premiers secours à une personne en danger. Il est important de sécuriser votre organisation :

1. Arrêter tous les paiements

Afin de limiter la casse et d'éviter qu'une autre fraude ne survienne, il faut stopper les sorties de cash de votre entreprise. Cela signifie que vous n'effectuez aucun paiement fournisseur avant d'être certain d'avoir sécurisé vos flux financiers.

2. Contacter immédiatement la banque et la police judiciaire

Votre banque pourra étudier immédiatement les possibilités de récupérer les fonds grâce aux relations interbancaires. La police judiciaire pourra mener en parallèle les actions de police (enquête, relation avec les services des autres pays, etc.).

3. Prévenir vos clients et vos fournisseurs

Afin de vous assurer que cette fraude ne se reproduise pas, il est impératif de faire une communication à vos clients et vos fournisseurs. La transparence est très importante dans ces cas-là, car elle permet de garder la confiance de vos partenaires, de montrer votre réactivité et surtout d'éviter que cela se répète les jours suivants. Pour ce faire, communiquez sur deux points essentiels :

a. L'entreprise a été victime d'une fraude : tout envoi / paiement d'argent sera effectué une fois le système sécurisé. Une communication sera faite.

b. À chaque demande de modification de RIB, le client / fournisseur doit confirmer que la demande est légitime en appelant au numéro qu'il a toujours eu dans sa base comme contact dans votre entreprise.

4. Contrôler les coordonnées de tous vos partenaires

Sécuriser votre base, clients et fournisseurs, est aussi une priorité. Vous devez prendre le temps de contrôler votre base et d'effectuer les actions adaptées. Vérifiez toutes les dernières modifications de coordonnées bancaires, les adresses et numéros de téléphone.

5. Sensibiliser vos équipes

Ce n'est pas une honte d'être victime de détournement de fonds. Alors parlez-en au sein de votre entreprise. Plus vos employés seront sensibilisés, plus ils auront les bons réflexes et seront en alerte.

6. Vérifier la sécurité de votre système d'information

La sécurisation de votre système d'information est une priorité. Contrôlez les accès à votre système et investiguez s'il y a eu intrusion ou non.

Après sécurisation des flux d'entrée et de sortie d'argent de votre entreprise, il vous faut maintenant mettre en place les procédures qui vous protégeront face à ce type d'attaque. Cela permettra aussi d'instaurer un niveau de confiance supplémentaire envers vos partenaires.

Comment protéger votre PME contre le détournement d'actifs ?

Une fois passé le choc d'une telle situation, une entreprise doit assurer ses processus internes et informatiques. Le détournement d'actifs est une des fraudes les plus protéiformes : il peut provenir d'une falsification de facture, d'un fournisseur fictif, d'un salarié fictif, d'une note de frais...

1. Sécuriser les paiements

Désormais vos paiements devront être sécurisés : toute demande de changement de RIB d'un fournisseur ou d'un salarié doit être vérifiée par votre comptabilité en appelant sur le numéro habituel du fournisseur / salarié.

Il convient de rappeler régulièrement aux clients que l'entreprise ne change pas de RIB sans une communication spécifique préalable.

Afin de garantir la bonne mise en place de ces procédures, formalisez-les dans des documents à usage interne uniquement et assurez-vous de l'efficacité de la séparation des tâches au sein de votre entreprise.

2. Communications interne et externe régulières

Rien de plus simple que d'effectuer régulièrement des campagnes de sensibilisation de vos employés, mais aussi de vos fournisseurs et clients. Concrètement, il peut s'agir d'une campagne mailing programmée plusieurs fois dans l'année en interne et en externe (les textes seront adaptés au public ciblé), mais aussi de formations en interne - sensibilisations auprès du personnel concerné (achats, direction financière).

Garder une veille sur les escroqueries à la mode est aussi un moyen d'être à l'écoute et d'ajuster si nécessaire les procédures en place.

3. Sécuriser vos factures pour éviter leur falsification

Il existe des moyens visuels pour éviter qu'un fraudeur ne copie vos factures : ajoutez des balises connues de vous seul, instaurez des codifications spécifiques propres à votre entreprise, personnalisez vos documents.

4. Aller plus loin - sécuriser votre système d'information

Rendez votre système d'information imperméable. Mettez en place une gestion des accès sécurisés afin d'éviter que tout le monde ne puisse avoir accès à toutes les fonctionnalités. Chiffrez les données dites " sensibles ", comme les coordonnées bancaires, dans votre système d'information.

Lorsque l'on est face à un détournement d'actifs, la solution réside principalement dans les processus et l'industrialisation des contrôles. Et, comme dans tout cas de fraude, il faut en parler autour de soi. Anticiper et mettre en place les principes simples de sécurisation des flux financiers peut vous permettre d'éviter des milliers voire des millions d'euros de perte.

Camille Delcour : fondatrice de Cybooster, consultante experte en analyse des risques et gestion de la fraude.