Mon compte
Notes de frais : quels types de solutions sur le marché ?
De nombreuses solutions permettent aux employeurs de gérer leurs notes de frais, comme les banques en ligne ou les logiciels de gestion. Chacun de ses services répond à des besoins différents, en termes de taille d'entreprise et de récurrence des dépenses.
Je m'abonneEn 2024, les entreprises ont l'embarras du choix pour la gestion de leurs notes de frais. Effectivement, il existe une quinzaine d'acteurs sur le marché français, répondants à différents besoins. Si certains logiciels sont consacrés aux notes de frais (SAP Concur ou Expensya), d'autres types de services permettent également de gérer les dépenses professionnelles de ses salariés. C'est le cas des solutions de voyages d'affaires, ou des cartes de dépenses, qui incluent la gestion des notes de frais.
En outre, certaines banques en lignes (Qonto, Shine) intègrent dans leur solution digitale, la possibilité de gérer ses notes de frais. Par ailleurs, de nouveaux acteurs européens émergent à l'image de Wallester, société estonienne proposant des cartes virtuelles et physiques.
Comment choisir la bonne solution pour son entreprise ?
Parmi la multitude de services de gestion des notes de frais, il advient de trouver celui qui correspond le mieux aux besoins de sa société. Plusieurs critères entrent en jeu, comme la taille de l'entreprise. Le nombre de collaborateurs, le volume de notes de frais réalisé et la fréquence des déplacements professionnels permettent d'identifier le type de solution adéquate. « Pour une entreprise d'un salarié ou deux, la solution de notes de frais d'une banque en ligne est suffisante », estime Daniel Louis, cofondateur de ConnectBanque.com, comparateur de services financiers. Le prix correct pour les petites structures se situe entre 5 et 20 euros par mois, selon le spécialiste.
Lorsque les salariés sont plus nombreux et engagent des frais liés à des déplacements, la carte physique devient pertinente : « Les TPE-PME ayant souvent recours aux notes de frais peuvent distribuer des cartes bancaires physiques qui embarquent un logiciel de gestion comme Mooncard ou Pleo », juge l'expert. Le coût raisonnable pour une PME de 100 salariés se situe entre 50 et 100 euros mensuels, estime-t-il.
Enfin, pour des besoins encore plus importants (grande PME, ETI ou grand compte), l'entrepreneur conseille d'opter pour des logiciels de gestion des déplacements professionnels, comme Navan. Ce type d'outil permet par exemple de réserver des billets de train ou d'avion et de calculer le coût d'un voyage d'affaires.
