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Pourquoi le processus budgétaire ne devrait pas vous effrayer
Bien qu'indispensable au fonctionnement de chaque entreprise, la préparation du budget est perçue comme une tâche chronophage et angoissante pour beaucoup. Pourtant, ce sont bien toutes les ambitions de l'entreprise qui sont cristallisées dans ce document si primordial à une bonne gouvernance.
Je m'abonneUn peu de méthode d'organisation et de prévision permet de ne pas rater ce point crucial pour l'entreprise.
Un indicateur de la bonne gouvernance de l'entreprise
Le budget est une implémentation tactique financière, à court terme, du business plan et des objectifs de l'entreprise. C'est un point essentiel et stratégique de sa gouvernance puisqu'il sert à anticiper et projeter les besoins et résultats de l'année suivante.
En effet, grâce à lui, il est possible de planifier et d'allouer les ressources nécessaires (humaines et financières) aux différents services de l'entreprise, d'avoir une vision claire sur ses résultats et indicateurs financiers futurs et ainsi de pouvoir prendre des décisions en toute conscience. Il doit donc être réalisé chaque année, généralement lors du dernier trimestre précédent la clôture de l'année fiscale de l'entreprise.
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Concrètement, il est composé d'un compte de résultat prévisionnel, d'un bilan prévisionnel ou a minima d'une prévision de trésorerie. Pour les construire, il est nécessaire de prendre en compte des indicateurs business (tels que le volume de vente, le prix moyen unitaire, le taux de marge ou le taux d'attrition, par exemple), les résultats passés, les objectifs de l'entreprise, les investissements et financements prévus ainsi que l'évolution du marché.
Le budget est aussi un outil de monitoring efficace qui démontre également la performance de l'entreprise et des équipes financières ! Car un budget bien construit et proche du réel rassure toutes les parties prenantes. D'ailleurs, il représente un engagement contractuel avec les investisseurs et il est, de facto, présenté au comité exécutif pour validation.
Un outil participatif qui engage tous les services
Pour que le budget soit le plus exhaustif et réaliste possible, sa réalisation doit impliquer, en plus de l'équipe finance, l'ensemble des responsables de départements de l'entreprise. Pourtant, il est encore imaginé comme une tâche chronophage et est souvent la " hantise " des équipes opérationnelles qui doivent ainsi se dégager du temps pour rassembler les informations nécessaires.
Pour l'équipe financière, cela se traduit aussi par une augmentation de la charge de travail sur cette période, car elle a un rôle d'accompagnement et de coordination à jouer auprès des différents responsables de pôle.
C'est donc un élément qui doit être anticipé au maximum - jusqu'à 3 mois avant le début du nouvel exercice - afin que chacun puisse se plonger dans les données de l'année précédente.
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Pour certains, la peur de se tromper et de ne pas pouvoir revenir en arrière est encore beaucoup trop présente alors que la particularité d'un budget est, contrairement aux idées reçues, qu'il n'est pas un élément figé.
Un budget est bien plus agile qu'on ne le croit
Après avoir défini le budget, les services financiers s'assurent en continu des écarts potentiels entre prévisionnel et réel (actual vs budget). Un nouvel exercice budgétaire, le " reforecast " ou la révision budgétaire, permet de réviser le budget en cours d'exercice sur la base de ce qu'il s'est réellement passé lors des premiers mois afin d'anticiper au mieux le nouvel atterrissage.
En effet, en dépit de toutes les prévisions, le budget évolue en fonction du contexte (contexte économique, acquisition ou perte de clients, retard de recrutement, ambitions trop ou pas assez élevées de la direction de l'entreprise). C'est pourquoi, de plus en plus d'équipes financières mettent en place ce processus. Le budget est un élément puissant permettant aux entreprises de prévoir au maximum leur évolution.
L'établissement d'un budget mobilise une grande partie de l'entreprise. Des opérationnels aux investisseurs, tout le monde participe à son niveau pour définir cet élément central de la stratégie qui permet d'anticiper les performances et d'adapter sa stratégie pour atteindre les objectifs fixés.
Bien gérer un budget, c'est finalement, réaliser constamment un jeu d'équilibriste pour essayer d'anticiper avec précision les besoins de l'entreprise. Les équipes financières poussent toujours plus loin le prédictif !
