La minute du boss : Dirigeant d'entreprise : préparer et anticiper au mieux la rentrée de septembre !

Cette période est idéale pour réorganiser ses pratiques et préparer une rentrée sereine et productive. En observant qu'une organisation inefficace et le non-recouvrement des créances clients font partie des principales causes de défaillance des entreprises, il devient évident que les dirigeants doivent consacrer du temps à la structuration de leurs processus.

Les 5 étapes pour réaliser le diagnostic de sa structure

Clarifier l'organisation de la gestion administrative : la première étape consiste à fournir une vision claire et structurée de l'organisation actuelle. Il est crucial de cartographier les processus existants, de documenter les procédures et de repérer les points de blocage. Cela inclut la vérification de la rédaction des processus actuels. Une organisation bien définie aide à identifier les goulots d'étranglement et les inefficacités, permettant de cibler précisément les domaines nécessitant une amélioration.

Optimisation organisationnelle et équipement : analyser la gestion des achats, des ressources humaines et des processus administratifs est une étape clé. Il est important de déterminer qui est responsable de chaque tâche et avec quels outils ces tâches sont réalisées. L'objectif est d'identifier les redondances et les inefficacités, puis de rationaliser les responsabilités et de moderniser les équipements et logiciels utilisés pour améliorer la productivité.

Simplifier les relations avec les clients, fournisseurs et l'expert-comptable : la rationalisation des flux de travail et des communications avec les parties prenantes externes est essentielle. Cela inclut l'optimisation des processus de suivi des factures impayées et des relances clients. En améliorant ces interactions, les entreprises peuvent préparer et finaliser les bilans comptables plus rapidement, garantissant ainsi une meilleure gestion des finances.

Digitalisation des outils : l'introduction d'outils numériques pour automatiser et simplifier les processus est une étape cruciale. L'objectif est de faciliter la centralisation et la gestion efficace des données, tout en évitant les doublons et les erreurs courantes avec les tableaux Excel. Les solutions numériques permettent une gestion plus agile et une meilleure prise de décision basée sur des données précises et en temps réel.

Assistance réglementaire : Assurer la conformité avec les nouvelles exigences légales est indispensable. Cela comprend des aspects tels que la facturation électronique et la cybersécurité. Être à jour avec les réglementations permet non seulement d'éviter des sanctions, mais aussi de renforcer la confiance des clients et partenaires.

Pourquoi faut-il capitaliser sur son organisation pour augmenter sa productivité ?

Premièrement, en adoptant une approche digitalisée et en externalisant certaines tâches, les entreprises peuvent non seulement gagner du temps, mais aussi transformer des obligations fastidieuses en processus fluides et efficaces. Grâce à la data visualisation, elles obtiennent une vue d'ensemble claire et régulière de leurs performances, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques et leur permettant une meilleure gestion des périodes moins rentables.

Deuxièmement, une structuration adéquate des processus internes, avec des procédures écrites et améliorées, permet de réduire les tâches inutiles, créant ainsi un cercle vertueux où tout le monde est gagnant.

Enfin, rédiger des procédures garantit la continuité en cas d'absence et évite les doublons, tout en permettant une extraction efficace des données comptables. Le besoin croissant de tableaux de bord pour un suivi global et efficace, ainsi que la disponibilité des données pour générer des indicateurs précis et des prévisions de trésorerie, est essentiel pour une gestion optimale.

Céline Prestat, Expert-Comptable Associée au sein du groupe Exponens en charge de développer l'accompagnement des clients vers la digitalisation.