Impression : ce qu'il faut savoir avant de choisir son matériel

« Choisir son imprimante multifonction, c'est une nécessité, un passage obligé pour la plupart des entreprises, mais ce n'est pas un achat plaisir... J'ai rarement vu des clients heureux de passer du temps sur ce sujet ! », constate Xavier Bourachot, dirigeant de Sooprint, entreprise bordelaise de conseil et courtage en solutions d'impression. Mais aussi fastidieux que soit ce passage obligé, il est essentiel d'y accorder le temps nécessaire. D'une part pour que le matériel choisi soit parfaitement adapté à vos besoins, et d'autre part pour que le coût, mal anticipé, ne devienne problématique à long terme. Voici donc les principaux critères à passer en revue avant de signer avec son fournisseur en ligne, son magasin de bureautique, son concessionnaire ou son prestataire.

Le volume d'impression. Il s'agit du critère numéro 1 car c'est lui qui conditionne, avant toute chose, le type de matériel à retenir. « Selon le volume imprimé, le matériel est différent. Pour faire simple, toutes les 10 pages nécessaires par minute, la recommandation de matériel évolue. Ce volume de pages par minute se calcule selon la quantité imprimée chaque mois », explique Xavier Bourachot. On comprend aisément qu'une entreprise imprimant 200 pages par mois n'a pas besoin du même niveau d'équipement qu'une entreprise en imprimant 10 000...

La technologie choisie - jet d'encre professionnelle ou laser - peut également être impactée par le volume. Mais là, les avis divergent. Pour Yann Le Moigne, Category Manager Print chez HP, l'imprimante jet d'encre doit être réservée aux volumes inférieurs à 500 pages par mois. « Les imprimantes jet d'encre sont en général plus basiques et moins robustes », explique-t-il.

Xavier Bourachot place, lui, plutôt la barre autour des 1 500 pages par mois. En revanche, le point de vue est diamétralement opposé du côté d'Epson, ce dernier ayant annoncé, il y a quelques mois, se retirer complètement du marché laser pour se concentrer sur sa technologie jet d'encre zéro chaleur. Il l'estime capable de répondre à toutes les volumétries, dans un cadre plus vertueux en raison notamment des économies d'énergie revendiquées et d'une plus grande facilité affichée de gestion des déchets de consommables. « Nos modèles à jet d'encre offrent une plus grande simplicité d'usage, avec moins de consommables, et moins d'énergie consommée », souligne Florent Charles, chef de groupe marketing pour Epson.

Pour évaluer le volume nécessaire, le plus simple est probablement de se baser sur les chiffrages passés. Mais attention à bien prendre en compte les évolutions liées aux tendances actuelles et menant plutôt à une baisse du nombre d'impressions : télétravail, dématérialisation, etc.

Les performances. Les performances intrinsèques de l'imprimante sont à valider. Certains collaborateurs peuvent se satisfaire d'une 2 CV lorsque d'autres ont nécessairement besoin d'une Porsche pour la bonne marche de leur entreprise. Parmi ces performances : la vitesse d'impression, la possibilité d'imprimer en recto/verso, d'agrafage automatique, de scanner en recto/verso en un seul passage, etc. Bref, autant de détails qui, mis bout à bout, peuvent faire gagner un temps précieux aux utilisateurs.

Les fonctionnalités connectées. Année après année, les fabricants ajoutent de nouveaux services à leurs machines. Aujourd'hui, une imprimante ne sert pas seulement à imprimer : dans un contexte de dématérialisation, elle sert davantage à scanner. Les fonctions connectées sont donc très importantes, au-delà de la possibilité aujourd'hui courante de pouvoir imprimer depuis n'importe lequel de ses appareils et, inversement, de pouvoir envoyer les documents scannés directement sur les messageries mails.

Autre fonctionnalité proposée de façon habituelle pour sécuriser les impressions : la délivrance des sorties après passage d'un badge ou d'un code sur la machine. D'autres fonctionnalités "connectées" plus poussées sont également disponibles. Xerox, par exemple, a développé un store digital où les clients peuvent aller piocher les applications dont ils ont besoin. « Nous avons développé une application permettant de traduire automatiquement des documents scannés tout en gardant la mise en page, ce qui peut s'avérer très important pour des notices techniques en langue étrangère avec des schémas », cite en exemple Julien Étienne, sales Enablement manager pour Xerox. Ou encore la possibilité d'envoyer directement les documents dans les applications métiers idoines, d'anonymiser automatiquement à l'impression ou au scan (grâce à l'IA) certaines informations contenues dans les documents comme des noms, des adresses, des prix, etc.

Xavier Bourachot, le dirigeant de Sooprint, conseille toutefois de bien cerner ses besoins car ces fonctionnalités séduisantes ont un coût : « Et par expérience, je constate que les clients utilisent seulement un tiers des possibilités offertes par leurs machines ». Attention aussi à la contrepartie sécuritaire associée à ces hyperconnexions des machines, elles peuvent devenir un cheval de Troie pour des hackers.

Enfin, ne pas oublier de tenir compte des aspects environnementaux : consommation énergétique, durabilité des consommables, recyclabilité des machines... La plupart des fabricants font des efforts en ce sens. « Chaque nouvelle génération de machines HP consomme environ 20 % d'énergie en moins que la précédente », explique notamment Yann Le Moigne, précisant par ailleurs que des efforts sont faits par le fabricant sur toute la durée de vie du produit.

« Nous avons revu notre parc d'imprimantes à la baisse » Fabrice Marsaleix, dirigeant de M-Tecks EAC. « Nous étions en 2021 à 40.000 pages imprimées par an. Nous sommes passés à 15.000 en 2022 et nous visons les 10.000 maximum cette année », indique Fabrice Marsaleix, le dirigeant de la PME corrézienne M-Tecks EAC, spécialisée dans l'ingénierie et la mécatronique. « Nous sommes entrés il y a deux ans dans un plan de dématérialisation, nécessaire pour notre efficacité et notre empreinte carbone ».

Dans le cadre de cette évolution, la PME a divisé par deux son parc d'imprimantes en passant de 10 multifonctions à 5 (mais a abaissé son loyer de seulement 30% en raison de la mise en place de matériel neuf). Elle a également renouvelé il y a quelques mois son matériel dont le bail arrivait à échéance. Il a signé avec la même marque (via son distributeur), mais en apportant quelques modifications. « Du fait de la dématérialisation, nous n'avons plus besoin d'imprimer en couleur, nous avons donc verrouillé cette possibilité car l'impression couleur coute très cher », détaille l'entrepreneur. « Nous avons aussi été très attentifs à la question de la sécurité afin de ne pas faire entrer de logiciels malveillants dans nos systèmes ». Et de résumer : « j'ai passé un peu de temps sur le sujet, c'était intellectuellement intéressant car je ne me suis pas limité à une logique financière. Mais je reconnais que je n'y penserai plus jusqu'à la prochaine fois où mon prestataire reviendra frapper à la porte car la fin du contrat approchera... ».