Comptabilité : les bons outils en fonction de votre entreprise

Chronophage mais indispensable, la gestion financière et comptable de l'entreprise constitue un levier de développement déterminant. Devis, achats, budget, emprunt... le sujet est récurrent et se loge dans presque toutes les actions menées au quotidien.

Aussi, comme le révèle l'étude Opinionway pour Qonto menée en avril 2021 : 56 % des dirigeants d'entreprise citent comme priorité l'amélioration de la gestion comptable. De facto, l'utilisation des outils adaptés à la structure et ses besoins favorisent une amélioration quotidienne générale.

D'un point de vue pratique, une gestion numérisée offre de nombreux avantages : un gain de temps et d'autonomie, une sécurité accrue et le respect de conservation des documents selon les délais légaux. En outre, cela permet de disposer en temps réel d'une grille d'analyse de l'état global de son entreprise. Un moyen plus qu'efficace pour faire certains choix en connaissance de cause, anticiper des projets ou des opportunités et surtout atteindre ses objectifs. Alors fini les tableurs, place à l'innovation et même, aux innovations !

Deux principaux cas de figure en matière de gestion se présentent : une trésorerie tendue ou une gestion plus classique associée à des notions de croissance et de rentabilité. « Les outils de gestion au quotidien sont les auxiliaires de la performance : création de devis avec calcul intégré de la marge, automatisation de la facturation, usage des outils d'analyse statistique ou application automatique de la politique tarifaire, développe Benoît Klipfel, Pdg de l'éditeur Memsoft. Dans les deux situations, les dirigeants, comme les équipes, doivent anticiper leur réussite. Pour cela, il ne faut pas se précipiter en adoptant une solution rapidement mise en oeuvre, mais limitée en termes de potentiel. »

La question de capacité est bien l'atout clé car, dans l'absolu, tous les logiciels répondent à une même norme afin de concrétiser un triple aboutissement : générer la liasse fiscale annuelle, déclarer la TVA et produire un Fichier des écritures comptables (FEC) pour le contrôle des services fiscaux.

Les différences d'un logiciel à l'autre se font donc surtout au niveau de l'alimentation de la comptabilité en données, de la capacité à traiter des informations pour les rendre lisibles et de la possibilité à se projeter dans l'avenir. « Tous ces points dépendent de la taille et des objectifs des structures utilisatrices, poursuit Benoît Klipfel. La performance est donc à apprécier en fonction de ces deux critères. »

Un logiciel comme Oxygène, développé par Memsoft, permet ainsi aux créateurs d'entreprise de bénéficier des mêmes outils que ceux mis à la disposition de structures de plusieurs centaines de salariés, avec des fonctionnalités poussées, de la comptabilité analytique à la comptabilité dite d'engagement, en passant par le contrôle de gestion avec lettrage et la génération automatique de virements, prélèvements et écritures comptables.

L'option tout-en-un de type logiciel ERP représente un autre cap sans pour autant paraître démesurée pour des structures de taille moyenne. Combinant les gestions de la production, des stocks, des ventes et de la comptabilité, un outil comme l'ERP Cloud XRP Flex de Cegid est un pur outil de pilotage de l'activité en temps réel. Un choix stratégique pour François-Xavier Dupont, directeur général délégué de Shan, lorsqu'il décide d'opérer la transformation de son agence via cette solution en 2019 : « Nous étions alors dans une phase d'expansion soutenue de l'entreprise et devions faire face à un environnement concurrentiel et réglementaire de plus en plus exigeant », témoigne-t-il.

Pour répondre à leurs enjeux et objectifs, la flexibilité de la plateforme cloud proposée par Cegid apparaît alors comme l'allier idéal pour établir de nouveaux process, connecter toutes les équipes et permettre, en définitive, une gestion fluide.

Gain de temps et d'effort

Pour faire gagner du temps et redonner le pouvoir aux dirigeants, la scale-up Libeo développe une solution pour le paiement entre entreprises, autre problématique phare de la gestion du quotidien. L'outil permet ainsi de centraliser toutes les factures au même endroit, quel que soit le canal source (courrier papier, email, drive, Dropbox, sites de grands facturiers...), de collaborer selon le flux de validation défini par l'entreprise et, enfin, de payer directement depuis la plateforme, l'acteur étant reconnu par la Banque de France. Une économie d'effort et de saisie pour tous, car l'ensemble des informations sont exportables automatiquement sur l'outil de l'expert-comptable.

Avec la réforme de la facture électronique - dès 2024 pour les règlements, puis 2025 pour les émissions par les ETI et 2026 pour les PME -, Libeo arrive à point nommé. « On traite les deux bouts du marché, mais notre force est sur l'aspect règlement fournisseurs, analyse Pierre-Antoine Glandier, cofondateur et CEO de Libeo. Toutes les PME y gagnent, car les délais de paiement ne sont pas forcément l'affaire d'une mauvaise volonté, mais d'un manque d'outillage » Autre avantage : la plateforme est en mesure d'accompagner l'utilisateur dans une logique de récupération et d'analyse de la data au-delà du périmètre de la facture électronique (positionnement prix produit ou service dans le secteur, par exemple). Sur ce point, tout le monde s'accorde à dire qu'un outil comme ChatGPT sera une arme redoutable pour faire parler la donnée.

Enfin, comptabilité et comptabilité carbone devraient toujours plus se rejoindre dans les années à venir, d'un point de vue légal et business vertueux. Libeo envisage ainsi de développer un premier niveau d'analyse pour sensibiliser à l'empreinte carbone et de renvoyer vers un partenaire pour pousser la démarche.

Gestion des dépenses

La gestion des dépenses professionnelles fait partie des enjeux financiers et organisationnels majeurs des entreprises. C'est même un défi supplémentaire, du fait de l'inflation et des crises énergétiques. Là aussi, la digitalisation et l'automatisation des process deviennent incontournables pour les dirigeants et les services comptables, ainsi qu'une valeur ajoutée pour l'expérience collaborateur. Simples d'utilisation et intuitives, les solutions développées assurent gain de temps, fiabilité et visibilité en temps réel. Avec un outil comme Pleo, par exemple, il est aussi possible de disposer de fonctionnalités permettant de paramétrer des limites de dépenses ou encore les indemnités kilométriques.

La fintech propose également des cartes de paiement professionnelles. D'un côté, les employés n'avancent ainsi pas les fonds. De l'autre, l'entreprise peut garder facilement le contrôle et fixer des limites par montant, type de transaction, par équipe ou dans le temps. En outre, la solution s'intègre et se synchronise aux systèmes de comptabilité. La génération d'un rapport de dépenses - avec à la clé les informations utiles pour planifier et ajuster les budgets futurs - devient alors un jeu d'enfants. À noter, en cas d'avance des frais par le collaborateur, le remboursement se fait de facto plus rapidement. Dans une démarche d'attraction des talents et de fidélisation des équipes, le levier est loin d'être négligeable pour favoriser l'épanouissement et encourager la productivité.

Bien décidée à faire bouger les lignes d'un marché très traditionnel, l'équipe de L.B.F. - La Brasserie Fondamentale se développe sur plusieurs créneaux : la fabrication d'une bière artisanale fabrication et sa commercialisation auprès de clients hôtels, cafés, restaurants ou de la grande distribution ; l'exploitation de lieux physiques, en l'occurrence 4 bars à Paris et à Bordeaux ; des ateliers de brassage à destination du grand public et des entreprises ainsi qu'une formation professionnelle pour devenir brasseur... soit huit entités juridiques et autant de comptabilités distinctes ! « Il nous fallait absolument mettre en place un outil pour simplifier la comptabilisation des factures et la partie paiement, explique Thomas Pinoy, Daf de la marque qui a adopté Libeo, plateforme de paiement entre entreprises, depuis un an. En grandissant, la structure devait permettre également aux managers, qui sont responsables des achats, de piloter leur budget. D'une part, qu'ils puissent avoir la visibilité sur les dépenses, et d'autre part, qu'ils puissent valider les commandes. »

Gain de temps de saisie, workflow de validation personnalisé et sécurisé, dispatch des flux auprès des différents partenaires bancaires, gestion des avoirs, des bons de commande, partage des écritures comptables entre le l'API Libeo et le logiciel comptable Inqome... la fluidité et les avantages de l'outil sont nombreux pour L.B.F. qui recense plus de 9 000 factures traitées en 2022, dont la moitié via Libeo. « Cela reprend l'ensemble des fonctionnalités dont nous on a besoin pour notre activité et selon notre cahier des charges. »