Les 10 commandements du roi de la gestion des notes de frais

Vous souhaitez être un as de la gestion des notes de frais? Voici toutes les cartes à avoir dans sa manche pour régner en maitre sur ce processus aujourd'hui lourd et contraignant.

1 - Dans ta bourse, tu piocheras 

Devenir le roi de la gestion des notes de frais requiert sacrifice et investissement. Il ne faudra donc pas être avare en avances de frais et se tenir prêt à dégainer sa carte bleue à la moindre occasion. Afin de ne jamais manquer d'argent, les plus aguerris auront renégocié leur découvert auprès de leur banque avant de s'engager dans cette course effrénée. 

2 - Les justificatifs, tu accumuleras

Le pro de la note de frais n'a qu'un mantra : un justificatif par dépense engagée. Il sait que sans facture ou, à défaut, ticket de caisse, il ne pourra prétendre à un remboursement.

3 - De l'honneur, tu auras

Les chasseurs de note de frais de haut vol ont toutefois une botte secrète : la déclaration sur l'honneur, qui permet de se faire rembourser quand on a perdu son justificatif. À utiliser avec parcimonie, puisque cette technique risque de vous mettre en défaut avec le commandement n°9.

4 - Ton GPS, tu trackeras

Souvent en déplacement ? Le GPS reste le meilleur allié de l'avaleur de kilomètres pour suivre et comptabiliser les déplacements professionnels réalisés et se les faire rembourser.

5 - Ton scanner, tu chériras

Le GPS n'est pas le seul outil high-tech à privilégier. Les chevaliers de notes de frais ont un autre allié dans leur quête : le scanner, qui permet de garder une trace digitale de toutes les dépenses engagées. Plus rapide, mais tout aussi efficace, l'appareil photo d'un téléphone portable fait aussi très bien l'affaire.

6 - De ta pochette plastique, boîte à chaussures ou dropbox, tu te muniras

Tout bon gestionnaire se doit de conserver précieusement et méticuleusement les justificatifs de ses dépenses, sans quoi il ne pourra pas se faire rembourser. Pour cela, une solution : compiler tous les bouts de papiers dans un endroit stratégique et inviolable : une pochette ou une boîte à chaussures (pour les plus gourmands en note de frais). Sachez que les plus méticuleux prennent soin de scanner leurs justificatifs, puis de les classer dans un fichier Dropbox.

7 - De ton calendrier, tu ne te départiras

Le pro de la note de frais sait qu'il est constamment engagé dans une folle course contre la montre. Il sait qu'en fournissant ses justificatifs rapidement, il a une chance d'être remboursé dès le mois suivant. Il sait aussi qu'il n'est pas bon de procrastiner : au bout d'un an, sa note de frais a des chances d'être refusée.

8 - Ton excel, tu partageras

La technique la plus répandue pour transmettre ses notes de frais reste la feuille de calcul Excel. Pour passer maître en gestion de notes de frais, il faut donc apprendre à remplir chaque colonne et chaque rubrique de manière méthodique et circonstanciée.

9 - Ton comptable, tu chouchouteras

C'est la marque des meilleurs. Impossible de devenir le roi de la note de frais sans avoir développé au préalable des relations au moins cordiales avec la comptabilité. Le comptable est, in fine, la personne qui valide un justificatif tombé dans l'eau et tout délavé, qui rembourse les frais engagés sur la prochaine fiche de paie, qui accepte un remboursement tombé aux oubliettes ou qui intègre sans trembler une déclaration sur l'honneur. Tous ses efforts pourraient être réduits à néant s'il n'obtient pas son aval. Cela vaut le coup de l'inviter à déjeuner de temps à autre, non ? (sans oublier de garder la facture du repas, cela va de soi...).

10 - Spendesk, tu adopeteras !

Muni de cette arme ultime, tout bon conquérant deviendra roi. Ses disciples en deviendront de fervants utilisateurs et ambassadeurs, et il régnera alors en maître incontesté de la gestion des notes de frais.

Même pour le plus aguerri des collaborateurs, la gestion traditionnelle des notes de frais est un processus moyennâgeux. Il est long, contraignant et compliqué de gérer et contrôler comme il se doit sa comptabilité en 2017. C'est pour celà qu'il existe aujourd'hui des logiciels de gestion qui vous permettent de fluidifier tout ce process et même de supprimer totalement l'avance de frais. On vous l'assure, armé de Spendesk, vous régnerez en maître sur la gestion des notes de frais.

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Article sur la gestion des notes de frais initialement publié sur le blog de Spendesk.