Gestion des frais : le guide du CEO

Il y a de fortes chances que vous soyez devenu le CEO d'une startup parce que vous aimez construire quelque chose et le voir se développer. Vous n'êtes certainement pas devenu CEO à cause d'une brûlante passion pour Excel et pour la gestion des frais. Si c'est le cas, c'est sympa aussi - nous ne sommes pas là pour juger.

En tant que CEO, vous savez que sous chaque étape importante et chaque objectif de rendement atteint par votre entreprise, il existe des centaines, voire des milliers, de décisions quotidiennes peu attrayantes qui méritent votre attention. Le traitement et le paiement des frais de l'entreprise en font très certainement partie.

Une solution de gestion des frais intégré vous fera gagner du temps, à vous et à votre équipe, vous assurera un meilleur suivi de vos opérations et vous aidera à vous concentrer sur le vrai cœur de votre travail. Après tout, c'est pour ça que vous êtes là !

Gestion des frais : Les cinq principes fondamentaux

Ne pas savoir par où commencer avec la gestion des frais peut être déroutant. Pour la majorité des startups, les processus de gestion des frais ont tendance à évoluer en fonction des exigences quotidiennes et des préférences personnelles. Dans ces premières étapes, vous serez surtout content de rester dans les rails - vous n'aurez probablement pas le temps de vous assurer que tout est parfait.

En fait, vous pourriez vous rendre compte que vous vous êtes trop engagé dans la mauvaise voie avant de pouvoir vous payer le luxe d'analyser sérieusement vos systèmes et procédures de gestion des dépenses. Toutefois, vous voudrez peut-être examiner de près la manière de les améliorer afin de mieux répondre aux besoins de votre entreprise et de soutenir votre équipe.

En mettant l'accent sur les cinq principes fondamentaux suivants, vous pourrez gérer les frais de votre entreprise de façon efficace et efficiente et vous concentrer sur les aspects les plus amusants.

1. Construire une équipe Finance solide

À la lecture de ce document, il se peut que votre équipe Finance ne soit composée que de vous uniquement. N'ayez crainte, voyageur solitaire : dès que votre entreprise commencera à évoluer - ou qu'elle recevra un gros apport en numéraire - vous mettrez probablement sur pied une solide équipe Finance pour vous aider.

Dès que votre entreprise en aura les moyens, cela vaudra la peine d'embaucher quelques personnes qui connaissent la finance. Cela ne vous facilitera pas seulement la vie, cela vous aidera aussi à protéger votre trésorerie et à éviter les problèmes de conformité avec les autorités fiscales locales.

Votre équipe Finance sera responsable de la gestion des revenus et des frais de votre entreprise, y compris les prévisions et l'établissement du budget. Ils seront là pour vous aider à définir l'orientation du développement futur de l'entreprise et s'assurer que vos activités quotidiennes contribuent autant que possible à la réalisation de cette vision.

Des tâches comme le classement des notes de frais et le suivi des dépenses de l'entreprise prennent beaucoup de temps et sont souvent fastidieuses. Vous devriez vous préoccuper davantage de trouver des clients et de développer votre entreprise.

Toutefois, même en l'absence de cette future équipe de rêve en matière de finances, il vous faudra quand même établir quelques notions de base en gestion des frais :

• Processus standardisés : Comment les frais sont-ils payés et remboursés ?
• Des attentes claires : Votre équipe sait-elle ce qui est acceptable et ce qui ne l'est pas ?
• Rôles définis : Qui est responsable de chaque étape du processus ?
• Sécurité : Les paiements des dépenses font-ils l'objet d'un examen et d'une contrôle suffisants ?
• Responsabilité partagée : Tous les membres de votre équipe connaissent-ils votre ou vos systèmes ?

En vous assurant que votre équipe partage une compréhension commune de ces principes de base, vous gagnerez du temps et réduirez le risque de confusion. En les triant, vous serez en mesure de vous concentrer sur votre cœur de métier, qui est de servir vos clients et de développer votre entreprise.

2. Assurer une validation simple et pratique des frais

Savoir comment votre entreprise dépense de l'argent est vital pour chaque CEO, surtout si vous n'avez pas encore de DAF spécialisé. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, un contrôle et suivi peut devenir plus difficile. Vous avez besoin d'un moyen simple et propre de valider les frais sans générer de paperasse supplémentaire, de préférence avant que l'argent ne soit dépensé.

Il est facile de faire un suivi lorsque vous disposez d’une petite équipe – le plus souvent, mettre tous les reçus et toutes les factures au même endroit fera l'affaire. C’est plus difficile lorsque l'équipe compte 10, 20 ou même plus de personnes. À ce stade, vous devrez réfléchir à l'affectation des budgets, aux frais à autoriser et à la façon dont vos employés doivent détailler leurs dépenses.

La validation des frais en temps réel est un moyen pratique d'assurer la confiance et la clarté des dépenses de chaque entreprise. Il vous permet également d'avoir une surveillance continue des achats de l'entreprise, ce qui vous permet de suivre les frais au fur et à mesure qu'ils surviennent, plutôt que d'avoir un aperçu après la fin de chaque mois.

De plus, l'automatisation des paiements de frais récurrents (par exemple, les factures de téléphone mensuelles ou les frais de restauration) peut également contribuer à réduire la paperasserie inutile. Avoir moins de tâches récurrentes signifie plus de temps pour les plus grandes choses, sans parler d'une meilleure chance d'être encore sain d'esprit à la fin de l'année.

3. Suivre de près tous les frais

Il y a peu de choses dans le monde des startups qui nous inquiètent autant que la menace imminente d'un audit. Malheureusement, elle viendra pour votre entreprise en temps utile.

Quand ce sera le cas, vous devrez être prêt. Cela signifie qu'il faut tenir un registre détaillé de tous les paiements de frais effectués, ainsi que les preuves d'achat pertinentes. Cela signifie également qu'il faut mettre en place un système pour aider à catégoriser et à détailler ces frais, et pour regrouper et ventiler l'information de la manière la plus utile possible.

Un système standardisé et intégré de gestion des frais est l'un des meilleurs moyens pour vous et votre équipe d’être préparés aux audits. Un système de gestion des frais vous aidera à vous conformer aux règlements fiscaux et aux exigences de déclaration. Cela signifie que vous aurez en main tous les éléments nécessaires pour passer un audit en toute sérénité.

Croyez-nous - en vous y préparant très tôt, vous réduirez le risque de problèmes lors de toute vérification. Disposer d'un système de gestion des frais dédié permet de minimiser le risque de distractions coûteuses et ennuyeuses plus tard dans la vie.

4. Utilisez des méthodes de paiement flexibles et sécurisées

Au début, vous et votre équipe compterez beaucoup sur la carte de crédit de l'entreprise. Cela deviendra délicat à mesure que votre équipe se développera, surtout si vous avez des vendeurs et d'autres employés qui facturent des frais régulièrement et à divers endroits.

Heureusement pour vous, il existe un certain nombre d'options intéressantes en plus de la carte d'entreprise classique. De nombreuses entreprises proposent aujourd'hui des cartes de paiement adaptées à chaque membre du personnel, avec des limites de crédit mensuelles pouvant être fixées sur une base individuelle, voire ventilées par catégories de dépenses (par exemple, frais de déplacement, d'hébergement ou d'activités de marketing).

En tant que CEO, cette offre sur mesure vous permet de surveiller rapidement et simplement les dépenses quotidiennes de votre équipe et de réduire le risque de mauvaises surprises à la fin du mois.

De plus, l'arrivée des cartes de crédit virtuelles à usage unique a rendu la gestion des frais encore plus facile. Le personnel peut maintenant générer des cartes de crédit virtuelles qui seront utilisées exclusivement pour des achats spécifiques. Cela permet de surveiller et d'approuver les achats en temps réel et de réduire les risques de fraude et d'utilisation abusive. Cela signifie que vous pouvez dormir sur vos deux oreilles plus facilement.

5. Trouver une aide performante en comptabilité

Vous n'aurez probablement pas la chance d'avoir vos propres comptables en interne - du moins pas au début. Mais vous aurez besoin de l'aide d’experts qui vérifient et examinent vos comptes si vous voulez éviter de rencontrer d’importants problèmes plus tard.

Un système complet de gestion des dépenses fournira des renseignements précis et détaillés pour aider votre comptable à faire son travail rapidement et efficacement. Cela signifie moins de tracas pour toutes les personnes concernées et, plus important encore, moins de risques de maux de tête liés à la facturation lorsque le travail est effectué.

Plus de papier - passez au numérique !

En tant que fondateur de startup, vous êtes probablement déjà un responsable technique familier de l'énorme gamme d'outils de startup déjà existante. Et ce n'est pas parce que les finances et la comptabilité ne sont pas attrayantes qu'il n'existe pas une gamme d'outils intéressants pour vous aider à mieux gérer votre entreprise.

Pourquoi ne pas envisager d'ajouter les outils suivants à votre pile ?

Système de gestion des frais

Fixez des limites de frais pour chaque membre de l'équipe et chaque catégorie de frais, suivez les paiements en temps réel, autorisez les dépenses à mesure qu'elles surviennent et débarrassez-vous de la malédiction des reçus « papier ».

Logiciel de comptabilité

Nous nous en remettons volontiers à votre comptable sur ce point. Votre priorité devrait être de vous assurer que le logiciel que vous avez choisi est flexible et fonctionne avec vos autres outils, en particulier votre système de gestion des dépenses.

Outils de feedback du personnel

Un logiciel de feedback spécialisé peut aider à favoriser l'engagement et la motivation du personnel en sollicitant régulièrement des commentaires sur le rendement des projets, la stratégie de l'entreprise et les besoins opérationnels.

Un tableau de bord des performances

Vous l'aurez probablement déjà mis en place pour votre marketing, ventes et suivi clients. Mais songez à inclure vos frais d'exploitation dans votre budget afin d'avoir une vue d'ensemble et de vous assurer que vous respectez votre budget.

Ne laissez pas le quotidien vous gêner

Nous comprenons (en tant que CEO) que vous ayez des choses bien plus passionnantes à faire que de vous inquiéter des processus de gestion des frais de votre entreprise. Vous avez des objectifs à atteindre !

En investissant rapidement dans un système intégré de gestion des frais, vous et votre équipe serez en mesure de vous tenir au courant des détails et de ne pas les laisser vous empêcher d'atteindre vos objectifs à long terme.

Une gestion rapide et efficace des dépenses permet d'économiser du temps et des efforts, d'assurer la clarté et l'uniformité des achats de votre personnel et de réduire la quantité de documents qui se retrouvera sur votre bureau.

Plus important encore, un bon système de gestion des dépenses vous donnera le confort et l'assurance d'un suivi des dépenses en temps réel et aidera votre entreprise à satisfaire aux exigences réglementaires et de vérification.

Donnez-vous la possibilité de vous concentrer sur ce qui est important, et ne vous perdez pas, vous et votre équipe, dans les petits détails.

En conclusion, toute aide est précieuse, donc prenez-la !

En tant que CEO, la gestion des frais n'est probablement pas en tête de votre liste de priorités pour votre entreprise. Après tout, le monde tout entier s'offre à vous. Cependant, la gestion de vos frais et de celles de votre équipe n'a pas besoin d'être pénible.

Mettre l’accent sur les principes fondamentaux vous aidera à simplifier les choses et à éviter les tracas. L'établissement d'un système dédié pour une gestion efficace et efficiente des frais vous fera gagner du temps et vous permettra de vous concentrer sur des choses plus importantes.

Une plate-forme intégrée et complète de gestion des dépenses comme Spendesk peut vous aider. Spendesk offre une supervision intuitive des dépenses, des processus de validation simples et pratiques et des modes de paiement flexibles, le tout sans sacrifier la sécurité.

Si vous réussissez à bien comprendre ces principes fondamentaux, vous passerez moins de temps à vous soucier des détails et plus de temps à faire ce que vous aimez : développer votre entreprise. 

Article initialement publié sur le Blog Spendesk