Barème notes de frais kilométriques : le modèle prêt à l'emploi

Régulièrement le collaborateur utilise son véhicule personnel pour se rendre à des déplacement professionnels. Le collaborateur perçoit alors des indemnités kilométriques dont les montants et conditions sont encadrés par la loi.

Juliette est chef d’une entreprise en pleine croissance, et ses employés sont amenés à se déplacer régulièrement dans le cadre de leurs activités professionnelles. Ne pouvant acheter un véhicule d’entreprise, elle préfère demander à ses salariés d’utiliser leurs véhicules personnels, puis leur verser en contrepartie des indemnités kilométriques. Les montants et conditions sont définis par l’administration fiscale, et sont régulièrement révisés.

Juliette se pose de nombreuses questions : Comment fonctionne ce système ? Quelles sont les conditions encadrant les notes de frais des indemnités kilométriques ? Quels sont les barèmes en vigueur pour l’année en cours ?

Justement, nous allons répondre à toutes ces questions, et plus encore !

Qu’est-ce que les indemnités kilométriques ?

Les indemnités kilométriques désignent les sommes versées au collaborateur ayant utilisé son véhicule personnel à des fins professionnelles. Elles couvrent l’ensemble des déplacements professionnels, c’est pourquoi les trajets quotidiens domicile-travail ne sont pas concernés.

Les montants à rembourser sont déterminés par l’administration fiscale et prennent en considération une estimation:

• Des coûts liés à l’usure générale 
• Des coûts de carburant 
• De l’entretien et du nettoyage du véhicule 
• De l’achat de nouveaux pneus 
• De l’assurance annuelle du véhicule

Leur montant dépend de :

• La longueur et le nombre de trajets mensuels 
• La puissance fiscale du véhicule

Comment percevoir des indemnités kilométriques ?

Comme pour les autres notes de frais, Juliette ne peut rembourser les indemnités kilométriques que sur présentation d’un justificatif. Il doit comporter les éléments suivants :

• La date du déplacement 
• Le motif professionnel 
• La distance parcourue

La personne percevant les indemnités kilométriques doit être le propriétaire du véhicule concerné (inscrit sur la carte grise). Cependant, les indemnités kilométriques ne sont pas cumulables avec un covoiturage entre collègues bénéficiant des mêmes indemnités par exemple.

N’importe quel salarié est éligible au remboursement d’indemnités kilométriques et quel que soit son poste.

Comment calculer ses indemnités kilométriques ?

Différents barèmes existent en fonction du type de véhicule utilisé :

• Voiture
• Moto
• Scooter (tous les véhicules dont la cylindrée est inférieure ou égale à 50cc)

Le calcul des indemnités kilométriques n’est pas une démarche très compliquée à partir du moment où tous les éléments sont en notre possession. Pour simplifier ses calculs et accélérer ses démarches, Spendesk met à votre disposition gratuitement un simulateur permettant de calculer automatiquement vos notes de frais kilométriques. Téléchargez-le gratuitement en cliquant ici !

Voici les différents barèmes de frais kilométriques pour l'année en cours :

D’autres modes de transport sont éligibles au remboursement d’indemnités kilométriques

Depuis peu, le gouvernement a étendu les remboursements d’indemnités kilométriques à davantage de modes de transport.

Depuis 2016, les collaborateurs se déplaçant en vélo peuvent percevoir 25 centimes par kilomètre parcouru ! Il s’agit du seul mode de transport éligible à un remboursement des trajets domicile-travail. Cette démarche s’inscrit dans le cadre de l’amélioration des politiques RSE des entreprises souhaitant prendre en considération les enjeux environnementaux.

Malgré l’utilisation d’un simulateur de note de frais performant, remplir et traiter des notes de frais coûte cher à votre entreprise. Spendesk propose une solution innovante permettant de gérer efficacement l’ensemble de vos dépenses. Et cela tout en donnant davantage d’agilité aux collaborateurs. Gagnez du temps tout en améliorant directement les performances de votre entreprise grâce aux solutions Saas de Spendesk !

Article initialement publié sur le blog de Spendesk