5 idées innovantes pour réduire les dépenses de votre entreprise

Les innovations technologiques, la croissance des logiciels en mode SaaS et la dématérialisation des procédures a stimulé la croissance des entreprises. Celles disposant de process véritablement efficaces bénéficient directement d’une réduction des dépenses et d’une amélioration de leur rentabilité.

L’amélioration de la compétitivité des entreprises est au coeur des questions qui animent les chefs d’entreprise. Les nouveaux enjeux du digital ont redéfini le périmètre d’action des DAF, et d’autres acteurs. Justement, il est possible de mettre toutes les chances de votre côté pour tirer votre épingle du jeu. Comment ? En réalité, ce n’est pas si difficile, car des solutions existent. Les dépenses des entreprises sont soumises à des exigences réglementaires, de contrôle et de suivi. Toutes ces tâches sont souvent chronophages pour les DAF, alors que sa fine connaissance de l’entreprise pourrait bénéficier davantage à sa croissance. Nous en sommes convaincus : quelques astuces et bonnes résolutions suffisent pour améliorer la gestion de vos dépenses, et contribuer directement à renforcer la solidité de votre business. 

#1 - Faîtes un inventaire de vos contrats, scrutez vos factures

Faire la chasse aux dépenses inutiles n’est jamais du temps perdu, car il existe souvent des dépenses en double ou peu optimisées dans une entreprise. La fonction Achats occupe une place primordiale dans votre fonctionnement, et prendre le temps de reconsidérer les offres de vos fournisseurs, de faire jouer la concurrence, de comparer les tarifs et conditions de vos contrats peut s’avérer être très utile. Dans le contexte actuel, de nombreux fournisseurs n’hésitent pas à consentir quelques réductions au risque de voir s’échapper un client. 

#2 - Adoptez des politiques d’achat responsables et efficaces

Pour être optimisés, vos achats doivent être organisés. Apportez une attention particulière aux procédures de sélection des fournisseurs, au choix des produits, aux conditions de négociation et d’exécution des contrats.

N’hésitez pas à communiquer auprès de vos salariés pour vous assurer de leur bonne compréhension des processus d’achats. De la définition des besoins à la signature du contrat, consignez les procédures dans un cahier des charges dédié.

#3 - Évaluez et améliorez sans cesse vos politiques de gestion

Une entreprise ne doit jamais cesser de chercher à s’améliorer pour faire face aux défis de la concurrence. Au delà de la mise en place de politiques de développement, des reportings réguliers doivent être mise en place. Cependant, un reporting mal construit peut vite devenir sources d’erreurs mais aussi difficile à maintenir. Son automatisation est désormais possible grâce à des outils innovants, produisant des rapports instantanés pour garder un oeil en temps réel sur les indicateurs clés de la santé de votre entreprise.

#4 - Mettez fin aux notes de frais

Voilà une épine bien connue des chefs d’entreprises. Les notes de frais s’accumulent souvent au moment de la croissance d’une entreprise, lorsque les voyages d’affaires et les déplacements se multiplient pour de nombreux collaborateurs. Chasse aux factures, reçus et justificatifs deviennent un véritable casse tête pour les salariés et le service comptable.

En moyenne, le temps passé revient à 27€ par note de frais pour une entreprise française. Pour une entreprise comprenant 100 collaborateurs, ces simples tâches peuvent coûter plus de 500€ par mois, sans compter l’insatisfaction et l’ennui procurés par cette tâche contraignante. Des outils digitaux tels que Spendesk existent aujourd’hui pour distribuer des cartes bancaires prépayées intelligentes garantissant l’agilité des salariés, leur évitant d’avancer de l’argent, de collecter des justificatifs…et de produire des notes de frais ! Vos collaborateurs et le service comptable vous en seront reconnaissants ! C’est ainsi que Spendesk améliorel’agilité de vos collaborateurs tout en garantissant un contrôle total de vos dépenses.

#5 - Automatisez les tâches qui peuvent l’être grâce à des outils adaptés

Vous ne le soupçonnez peut-être pas, mais de nombreuses tâches peuvent être facilement automatisées. Peu valorisantes et coûteuses, elles détournent vos collaborateurs du coeur de leur métier, et d’autres missions à plus forte valeur ajoutée.

Grâce à Spendesk, vous pouvez désormais automatiser toute une série de tâches telles que :

• Les dépenses récurrentes de l’entreprise (abonnements, logiciels Saas, etc.)
• La définition des budgets de l’entreprise
• La validation des demandes d’achats
• La récupération et la réconciliation des factures
• La catégorisation des paiements
• L’export des paiements et des justificatifs pour une meilleure inclusion dans vos logiciels comptables.

Les bonnes idées et résolutions ne manquent pas pour améliorer la gestion de votre entreprise. Spendesk propose notamment une gamme de produits et services contribuant directement à cet objectif, garantissant une maîtrise totale et souple des dépenses, l’automatisation des tâches récurrentes et une simplification de votre comptabilité. A terme, ces solutions créent un véritable gain de productivitéet de compétitivité pour la réussite de votre entreprise. Tout le monde y gagne !

Article initialement publié sur le Blog de Spendesk