DossierLes règles d'or d'une politique voyages claire et bien encadrée

1 - Mettre en place des règles réalistes

Des lignes directrices sans ambiguïté, un bon outil de gestion des réservations et un contrôle régulier sont nécessaires pour bénéficier d'une politique de voyages d'affaires optimisée, passage obligé pour contrôler les coûts et satisfaire les voyageurs.

"Avant de définir une politique de voyages d'affaires, nous recommandons à nos clients de fixer précisément leurs objectifs", déclare Julien Chambert, directeur des ventes et du conseil chez Avexia. Car ces objectifs peuvent être pluriels: baisse des coûts, promotion d'une politique des ressources humaines favorisant le confort des collaborateurs, la sécurité de ces derniers en déplacement, RSE et développement durable, etc. Ils dicteront les règles.

"Il est également important de réaliser un audit des pratiques en cours en enquêtant auprès d'un panel représentatif des voyageurs, plus ou moins fréquents, car très souvent, il y a un décalage entre ce que la direction pense et la réalité des pratiques", ajoute Julien Chambert. Des abus ou des aberrations peuvent ainsi être corrigés.

"La politique de voyages doit prendre en compte la culture de l'entreprise, ses pratiques et l'analyse détaillée des postes de dépenses (destination, fréquence)", confirme Pierre Blanc, directeur régional Paris Île-de-France et Centre-Est de Havas Voyages. Sont ainsi passés en revue les frais de transport, les nuitées, les frais de bouche et autres frais annexes (location de voiture, taxis, assurance, administration des ventes).

Miser sur la simplicité

Exit les usines à gaz, une politique de voyages d'affaires efficace dicte des règles claires et simples. Par exemple, elle pose comme principe que les déplacements à moins de trois heures sont effectués en train et en seconde classe pour tous les voyageurs; qu'en revanche, pour les trajets de plus trois heures, les collaborateurs peuvent réserver des billets en première classe ou auprès d'une compagnie aérienne; que les vols de nuit long-­courriers s'effectuent en classe affaires, etc.

Mais selon ses objectifs, elle peut aussi faire preuve de plus de souplesse. Une politique encourageant la réduction des coûts doit viser les voyageurs occasionnels, qui n'en souffriront pas, et préserver ceux amenés à se déplacer plus fréquemment, qui ont besoin d'être au meilleur de leur forme dès leur arrivée.

Les dépenses hôtelières sont elles aussi encadrées. "Attention à benchmarker le secteur pour établir des règles réalistes", prévient Jordy Staelen, directeur général de 3Mundi. Par exemple, 100 € la nuitée convient dans les villes de province, mais pas dans les capitales européennes, ni dans des mégapoles comme New York, Tokyo ou Singapour! "Si les tarifs sont sous-estimés, la politique ne sera pas appliquée ou donnera lieu à des dépenses annexes", ajoute l'expert. Or ces frais supplémentaires (taxi, frais de bouche, etc.) représentent "près de 50% du coût total des voyages et doivent donc être pris en compte dès la définition de la politique", recommande Stanislas Berteloot, directeur marketing de KDS.

Définir les règles en fonction des profils

Les règles doivent être déterminées en fonction des catégories de voyageurs (comité de direction, voyageurs fréquents, collaborateurs se déplaçant de façon occasionnelle, etc.). Car selon la mission du collaborateur (commercial, technicien de maintenance) et la fréquence de ses déplacements, il est possible de créer des variantes, soit en exigeant l'anticipation des réservations pour les rendez-vous planifiés, soit en contractant des abonnements pour des voyageurs fréquents mais qui partent en urgence, etc.

La politique de voyages d'affaires prévoit l'organisation de la gestion des flux. L'entreprise gère-t-elle les réservations en interne? Et, dans ce cas, qui s'en charge (les voyageurs, l'assistante de direction)? Fait-elle au contraire appel à une agence de voyages? Quelles sont ses pratiques? Les réservations sont-elles effectuées en ligne par les voyageurs ou off line par le personnel de l'agence? "La plupart de nos clients PME ont défini une politique qui n'est pas appliquée, faute d'outils simples à utiliser et de moyens de contrôle", constate Jérôme Forgeoux, directeur commercial PME-PMI chez Egencia.

La présence d'un outil de gestion a de lourdes conséquences sur l'organisation des voyages et sur le budget. D'autant que sa mise en place permet de paramétrer les règles de la politique de voyages. "L'outil ne propose donc que des voyages conformes, avec plus ou moins de souplesse selon les directives. Il est d'ailleurs possible de régler le curseur au fil du temps", affirme Yves Péchon, directeur marché du secteur public et PME chez American Express Business Travel.

Car pour être appliquée, la politique de voyages doit être connue de tous. Lorsqu'elle est intégrée dans un outil de réservation en ligne, son application est encouragée puisque tout dépassement déclenche une alerte, une demande de validation ou une interdiction. Ce qui est beaucoup plus efficace qu'une simple communication des règles par mail ou sur panneau d'affichage!