DossierLes règles d'or d'une politique voyages claire et bien encadrée

3 - Les plateformes de réservation: quels services pour les PME?

Réservation en ligne, tarifs négociés, facturation centralisée, reporting... Les plateformes de réservations hôtelières B to B, conçues sur le modèle grand public, constituent de véritables outils de gestion pour les entreprises. Voyons en cinq questions ce qu'elles peuvent vous apporter.

Les réservations par une plateforme favorisent-elles la réduction des coûts ?

OUI. Les prestataires négocient les meilleurs prix avec les hôteliers. "Nous jouons sur le volume pour négocier les tarifs", indique Emmanuel Ebray, directeur de HRS France. La plateforme HRS propose d'ailleurs à ses clients deux types de tarifs: des prix flottants, permettant d'économiser entre 5 et 30% par nuitée, et, depuis le printemps 2014, des tarifs fixes adossés au programme Business Tariff, soit moins 30% pour une centaine de destinations (dont Paris et les grandes métropoles régionales).

Les plateformes donnent-elles accès à un contenu étendu?

OUI. Elles répertorient des offres mises à jour selon les disponibilités, avec des tarifs négociés. Par exemple, HRS déclare être en relation directe avec 250000 hôtels, dont 150000 indépendants. "Nos collaborateurs sur le terrain développent le portefeuille de partenaires en s'assurant de la qualité des prestations et des meilleurs prix", affirme Emmanuel Ebray. Des partenariats sont régulièrement signés pour élargir le contenu. Par exemple, chez CDS, le directeur général, Ziad Minkara, déclare: "Pour compléter notre offre, nous avons noué un partenariat avec Business Table pour faciliter la réservation de restaurants, ainsi que le paiement des repas."

La gestion des nuitées est-elle optimisée?

OUI. Dans la mesure où l'entreprise n'a plus qu'un seul fournisseur, puisque la plateforme centralise les factures, la gestion s'en trouve optimisée. Btravel propose par exemple plusieurs modes de paiement (virement, prélèvement automatique, carte logée). L'entreprise reçoit une facture en fin de mois et les voyageurs n'ont rien à payer directement, si ce n'est la taxe de séjour.

L'entreprise bénéficie aussi d'un reporting en temps réel via un espace réservé sur Internet, permettant de consolider les données et de les exporter. "L'intérêt pour la PME est de récupérer des données dont elle ne disposait pas auparavant, comme le numéro de réservation, le nombre de nuitées, les tarifs, la consommation de petits déjeuners, le canal de réservation, le nom du fournisseur..." précise Romain Mialane, responsable de clientèle Btravel.

Les réservations par une plateforme peuvent-elles être mises en conformité avec la politique de voyages de l'entreprise?

OUI. Il est tout à fait possible de paramétrer les règles de la politique de voyages d'affaires dans l'espace dédié. Les barèmes doivent être précisément renseignés (prix maximum par nuitée, petit déjeuner compris, etc.). Des alertes peuvent même être créées en cas de manquement aux règles. "Selon la volonté de l'entreprise, il est possible d'interdire ou d'autoriser certaines réservations, recommander ou contraindre", explique Romain Mialane. Certaines plateformes proposent la personnalisation de l'outil aux couleurs de l'entreprise.

L'accès aux services de la plateforme est-il payant ?

NON. Les plateformes de réservation hôtelières se paient en facturant aux hôteliers un pourcentage sur les réservations effectuées. L'accès est donc gratuit.