Organiser un séminaire aux États-Unis : ESTA et autres formalités obligatoires

Les États-Unis représentent une destination de choix pour les séminaires et réunions professionnelles. Ses parcs nationaux, son histoire et ses villes culturellement riches ne manquent pas d'attirer du monde.

Un voyage au pays de l'oncle Sam constitue un excellent moyen de motiver ses employés et collaborateurs. Bien entendu, afin de pouvoir passer un séjour aux États-Unis, il est impératif de remplir certaines formalités, notamment la demande de visa ou d'ESTA (formulaire d'exemption de visa). Lors de l'organisation d'un séminaire, il faut également prévoir les réservations suffisamment à l'avance, afin que les participants puissent sereinement accomplir les activités prévues.

L'ESTA, une formalité obligatoire avant de partir aux États-Unis

ESTA ou Electronic System for Travel Authorization est une autorisation destinée aux personnes désirant passer un court séjour aux États-Unis, en arrivant par voie maritime ou par voie terrestre. Ce document est également requis pour les transits. Il est réservé aux ressortissants des pays qui ont adhéré au programme d'exemption de visa ou Visa Waiver Program (VWP). La France fait partie de ces pays, et si vous souhaitez organiser un séminaire aux États-Unis, il faudra effectuer une demande ESTA auprès de l'administration ou d'un site privé dédié.

Pour demander cette autorisation, il faut respecter les conditions suivantes :

• Être citoyen d'un pays du VWP ;
• Ne pas être en possession d'un visa ;
• Le séjour aux États-Unis ne dépasse pas 90 jours ;
• Le séjour doit être un voyage d'affaires ou un voyage d'agrément.

La procédure se fait exclusivement en ligne, avec un temps de réponse variable allant d'une heure à 72h. Après avoir rempli les informations demandées, il faut s'acquitter d'une taxe de 14 $. Si la demande est acceptée, le demandeur peut imprimer le document en vue de le présenter aux autorités. En effet, l'ESTA est contrôlé avant le départ à l'aéroport.

La validité du document ESTA est de 2 ans. Après expiration de ce délai ou après avoir dépassé les 90 jours prévus, il faut effectuer une nouvelle demande. Dans l'hypothèse où votre passeport expirerait avant l'ESTA, il faut aussi demander une nouvelle autorisation en vue d'un prochain départ pour les États-Unis. Il ne s'agit pas d'un renouvellement, le demandeur doit reprendre les formalités ESTA depuis le début.

Les documents nécessaires pour une demande ESTA

Pour remplir un formulaire ESTA pour les États-Unis, il faut réunir les pièces et informations suivantes :

• Un passeport valide avec une durée de validité restante qui couvre la durée du séjour ;
• Une carte de crédit pour payer la taxe de 14 $ ;
• L'adresse email du demandeur, sur laquelle la réponse sera envoyée ;
• L'adresse, le numéro de téléphone du demandeur ;
• Un numéro de téléphone et une adresse email à utiliser en cas d'urgence ;
• Le nom, l'adresse et le numéro de téléphone du contact américain du demandeur le cas échéant ;
• L'adresse et le numéro de téléphone de l'employeur du demandeur, le cas échéant ;
• Les autres noms et ID du demandeur, le cas échéant.

Après avoir effectué la demande, vous pouvez suivre votre statut en vous connectant. La demande peut être " refusée ". Dans ce cas, s'il y a entre temps des changements dans vos informations personnelles, vous pourrez effectuer une nouvelle demande. Si vous prévoyez d'entrer les mêmes informations, il est inutile de réitérer la procédure, puisqu'il n'existe aucun détail susceptible de modifier la réponse des autorités.

Si la demande est " en instance ", vous n'avez qu'à attendre, car votre dossier est en cours de traitement. Enfin, si elle est " acceptée ", vous n'avez plus qu'à régler les détails de votre voyage et partir à la date prévue.

Quand effectuer la demande ESTA ?

Sachant que le temps de traitement prend jusqu'à 72 h, il faut effectuer la demande d'ESTA au moins 72 h avant le moment du départ. Si vous ne disposez pas du document, vous ne pourrez pas passer le contrôle à l'aéroport. Si vous prévoyez un seul séjour aux États-Unis durant les 2 ans de validité de l'autorisation, vous pouvez effectuer la demande quand vous voulez, à condition de respecter ce délai de 72 heures.

Si vous avez des doutes sur l'obtention de cette autorisation, il vaut mieux effectuer la demande 8 semaines avant la date de départ. Cela laisse le temps de demander un visa en cas de refus de l'ESTA. En effet, l'obtention du visa peut prendre 6 à 8 semaines selon la situation du candidat.

Notons que lors de la demande d'ESTA, le voyageur doit répondre à plusieurs questions. S'il possède un casier judiciaire, cela peut compromettre l'obtention de l'autorisation selon la gravité du délit. Dans tous les cas, il faut éviter de mentir dans le but d'obtenir l'autorisation, car cela risque d'occasionner d'autres problèmes administratifs. Si votre demande est refusée, vous pourrez toujours demander un visa. Vous aurez alors l'occasion de clarifier votre situation.

Autres documents et précautions utiles avant un séminaire aux USA

Afin d'éviter aux participants tout désagrément, chacun doit réunir ces documents :

• Les billets de croisière ou billets d'avion aller-retour pour prouver la sortie des États-Unis, sachant que l'ESTA implique un court séjour ;
• Un document pour attester la solvabilité du voyageur : carte de crédit ou chèque de voyage ;
• Attestation de vaccins ou diverses autorisations selon les circonstances.

Concernant le séminaire lui-même, aucune formalité particulière n'est requise. Il faut seulement prévoir une organisation très détaillée afin de parer aux imprévus. Choisissez votre hébergement suffisamment à l'avance, anticipez les activités du séjour et les dispositions y afférent, notamment les repas et les déplacements. En principe, vous devez avoir souscrit une assurance santé-rapatriement. Enfin, chaque participant devrait disposer d'une feuille de route détaillée, incluant les informations générales (décalage horaire, météo, adresses utiles...)

La Californie, le Texas et la ville de New York sont très appréciés des entreprises françaises. Ces voyages organisés constituent d'excellents moyens de réunir vos partenaires commerciaux et de motiver vos équipes afin de repartir du bon pied. Vous pouvez aussi organiser un séminaire ou choisir un lieu moins célèbre, mais tout aussi attractif. Il existe de nombreuses agences proposant des séminaires professionnels sur mesure, que vous pouvez contacter afin de réussir votre organisation le mieux possible.