Entreprises : pourquoi la copie fiable est une nécessité à l'ère de l'IA ?

L'intelligence artificielle révolutionne notre quotidien, apportant des solutions innovantes et des gains de productivité considérables. Mais cette avancée technologique, en particulier l'IA générative, comporte aussi des risques majeurs. En facilitant la création de faux documents et d'imitations sophistiquées, elle accroît les risques de fraude pour les entreprises et institutions : factures falsifiées, contrats truqués, documents d'identité contrefaits...

Dans ce contexte, comment garantir l'intégrité et l'authenticité des documents utilisés au quotidien ? La copie fiable constitue une réponse essentielle. Elle assure la conformité, la sécurité et la pérennité des documents numériques, s'imposant comme un rempart indispensable face aux nouvelles menaces.

L'IA, un catalyseur de fraudes documentaires

Les outils d'IA générative, tels que ChatGPT, Gemini ou Copilot, permettent aujourd'hui de créer des documents ultraréalistes en quelques secondes. Ce qui relevait autrefois de l'impossible devient accessible à tous, facilitant l'usurpation d'identité, le phishing ou encore la falsification de documents financiers et administratifs.

Dans un monde où la dématérialisation est omniprésente, ces menaces impactent directement les entreprises. Factures, contrats, bons de commande, ordres de virement ou documents RH sont autant d'éléments sensibles qui, en l'absence de mesures de protection adaptées, peuvent être manipulés à des fins frauduleuses.

Selon une étude récente, 97 % des organisations interrogées ont rencontré des violations ou des problèmes de sécurité liés à l'IA générative au cours de l'année écoulée.

Face à cette réalité, la copie fiable se révèle être une solution incontournable pour sécuriser les flux documentaires et protéger les entreprises contre ces nouvelles formes de fraudes.

Les cinq bénéfices clés de la copie fiable à l'ère de l'IA

1. Préservation de l'intégrité des documents

La copie fiable garantit l'authenticité et l'inviolabilité des documents numériques. Elle empêche toute altération, suppression ou modification indésirable, qu'elle soit accidentelle ou malveillante. Son rôle est fondamental pour assurer la pérennité des informations et leur conformité aux exigences réglementaires.

2. Conformité juridique et valeur légale

Encadrée par le décret n° 2016-1673, la copie fiable confère aux documents numériques la même valeur légale que leurs versions papier, y compris en cas de litige, d'audit ou de contrôle administratif.

Elle s'inscrit également dans le cadre de la réglementation eIDAS, garantissant la validité juridique des signatures électroniques et des documents numériques dans toute l'Union européenne.

L'utilisation d'un Système d'Archivage Électronique certifié NF 461 renforce encore cette conformité en garantissant fidélité, intégrité et traçabilité des documents numériques.

3. Suppression des originaux papier

Grâce à la numérisation en copie fiable, les entreprises peuvent détruire leurs documents papier sans compromettre leur valeur juridique. Cette transition vers une gestion documentaire 100 % numérique permet de réduire les coûts de stockage, libérer de l'espace et gagner en efficacité opérationnelle.

4. Sécurité renforcée contre les fraudes

La copie fiable s'appuie sur des technologies avancées telles que les signatures électroniques et les empreintes numériques, qui certifient l'authenticité des documents et détectent toute tentative de modification.

Elle protège ainsi les entreprises contre les cyberattaques, la falsification et les erreurs humaines, tout en garantissant une traçabilité complète des documents.

5. Réduction des coûts et gain de temps

Dématérialiser ses documents avec une copie fiable, c'est réduire les coûts d'impression, d'archivage et d'envoi. Cela simplifie la gestion documentaire, accélère les échanges et automatise les tâches administratives, offrant aux entreprises une meilleure efficacité et un gain de temps précieux.

Un impératif stratégique pour les entreprises

L'intelligence artificielle, malgré ses avancées spectaculaires, expose les entreprises à des menaces croissantes en matière de fraude documentaire et de cybersécurité.

Dans ce contexte, adopter la copie fiable est devenu un impératif stratégique. En garantissant intégrité, conformité et sécurité des documents, elle permet aux organisations de sécuriser leurs informations sensibles, de respecter les exigences légales et de réaliser des économies significatives.

Alors que le numérique façonne l'avenir des entreprises, investir dans des solutions de copie fiable est bien plus qu'une simple mesure préventive : c'est un levier de compétitivité et un gage de pérennité.

Victor Delancray

Victor Delancray est Directeur commercial et associé chez Docoon. Spécialiste du management et de la gestion commerciale, il a débuté chez DPii, éditeur de solutions de dématérialisation, avant de piloter le développement commercial du groupe Odyssey Messaging. Il accompagne aujourd'hui la transformation numérique des entreprises à travers des solutions innovantes et sécurisées.