Gain de temps, réduction des dépenses, sécurité juridique... découvrez les avantages de la signature électronique en cette période de pandémie de Covid19.

Pourquoi utiliser la signature électronique en cette période de Covid19 ? Quels sont les avantages pour une entreprise ? Les explications dans cet article.

Les avantages de la signature électronique dans le contexte particulier du Covid19

Avec la pandémie du Covid19 et les nouvelles exigences qu'elle impose aux entreprises, la signature électronique est plus que jamais d'actualité.

De par sa nature et son fonctionnement, elle offre en effet des réponses adéquates aux entreprises souhaitant poursuivre efficacement leurs activités dans ce contexte économique et sanitaire très particulier. Comment ?

Les réponses dans cet article où nous revenons dans le détail sur les avantages de la signature électronique et sur le soutien majeur qu'elle peut représenter par ces temps de coronavirus.

Un vaste champ d'application

Déjà utilisée dans les secteurs comme les RH, l'assurance et la banque, la signature électronique peut également être adoptée dans les domaines administratif, juridique ou encore commercial. Elle permet de signer en quelques secondes et sans contact physique des documents essentiels au bon fonctionnement des entreprises, tels que :

· Les contrats de travail ;

· Les factures ;

· Les bons de commande ;

· Les mandats et les compromis de vente ;

· Les devis ;

· Les documents comptables ;

· Les documents juridiques ;

· Les actes notariés.

Pour l'implémentation de cette solution, l'idéal est de s'adresser à un spécialiste du domaine, comme Universign. A travers sa plateforme SaaS agréée eIDAS et certifiée conforme au Règlement Général sur la Protection des Données, ce prestataire accompagne depuis plusieurs années, les entreprises dans la mise en oeuvre efficace de signatures électroniques, de cachets électroniques et d'horodatage pour faciliter et sécuriser les transactions numériques.

Les avantages de la signature électronique dans le contexte actuel

En cette période de Covid19, la signature électronique présente de nombreux avantages pour les entreprises :

Des gains de temps majeurs, même en télétravail

Plus besoin d'attendre plusieurs jours pour que la poste achemine un contrat, un devis ou tout autre type de document nécessitant une signature. Quelques secondes suffisent désormais pour que tout collaborateur, qu'il soit confiné chez lui ou tout simplement en situation de télétravail, puisse signer un document en quelques clics depuis son smartphone, sa tablette ou son ordinateur. Cela accélère considérablement le délai de traitement des dossiers et réduit les temps morts.

Ce côté rapide et pratique constitue l'un des avantages majeurs de la signature électronique pour des départements essentiels de l'entreprise comme le département commercial, le secteur juridique et les ressources humaines où la célérité est une exigence majeure.

Une réduction des coûts de fonctionnement

Dans un contexte marqué par la crise économique, l'e-signature présente un réel avantage financier pour les entreprises. Elle permet en effet de réaliser des économies significatives sur l'achat de papier, d'encre, de stylos, ainsi que sur les frais d'impression des documents à signer, les frais d'envoi et les frais de déplacement, entre autres.

L'impact sur les budgets annuels dédiés à ces postes est palpable et l'argent économisé peut être affecté à d'autres postes de dépenses.

Un suivi en temps réel de l'avancement des dossiers

Grâce au certificat numérique, la signature électronique permet de suivre les documents et les dossiers en temps réel. Chaque modification est automatiquement enregistrée et l'auteur peut être facilement retrouvé.

De plus, elle permet de relancer en seulement quelques clics, un signataire défaillant. Cette solution peut également servir d'indicateur pour évaluer la célérité de traitement de plusieurs parties prenantes dans une boucle de signature.

Des solutions pour faciliter la vie des employés

Fortement impactés dans leur organisation quotidienne par les nombreuses exigences et restrictions imposées en raison de la COVID19, les parents d'élèves travaillant en entreprises peuvent, eux aussi, profiter des avantages de la signature électronique.

Sans avoir à se déplacer, il est en effet possible de gérer la rentrée à distance en effectuant les différentes formalités administratives et en souscrivant aux services essentiels, comme la cantine, la garderie, les activités extra-scolaires, etc. Un gain de temps et d'énergie majeur qui peut positivement impacter les employés et garantir leur performance en entreprise.

Quid de la sécurité juridique de la signature électronique ?

La signature électronique diffère du scan d'une signature manuscrite, de son apposition sur un document et d'un envoi par mail. C'est une solution plus complète et plus sure qui repose sur une procédure encadrée par le règlement européen eIDAS.

En outre, ce dernier définit trois niveaux de sécurité : standard, avancé et qualifié. Les niveaux " avancé " et " qualifié " sont les plus recommandés pour les entreprises. Ils peuvent être utilisés pour les documents d'une valeur et d'un risque élevé, car ils intègrent un prestataire de services de certification électronique qui représente ici un tiers de confiance.

Ils sont par ailleurs parfaitement fiables devant les tribunaux, car ils garantissent l'identité des signataires d'un document, tout en respectant la Règlementation Européenne sur la Protection des Données (RGPD).

Au total, l'e-signature peut représenter une arme de riposte efficace contre les effets désastreux de la crise actuelle sur le fonctionnement des entreprises. Pour profiter pleinement des divers avantages de la signature électronique par ces temps de COVID19, adressez-vous à un spécialiste agréé, comme Universign.