10 procédures de notes de frais à ne (surtout) pas copier !

La gestion des notes de frais et des moyens de paiement peut être assez... folklorique. Petit florilège des pires processus que nous avons observés.

Chez Spendesk, nous mettons tout en œuvre pour faciliter la gestion des paiements et des notes de frais d'une entreprise. Et si nous avons développé des solutions innovantes et sécurisées pour que vos collaborateurs puissent effectuer des paiements en toute simplicité, c'est que nous savons à quel point la quotidiennes des dépenses peut donner lieu à des process aberrants. Voici le top 10 !
 

1. Quand il faut passer à la caisse

Besoin de monnaie pour payer l'autoroute ? De quelques billets pour organiser le buffet de la prochaine réunion du comité exécutif ? Pas de problème : il suffit de piocher dans la caisse mise à disposition des employés ! Un système ultra-efficace, puisqu'il suffit de remettre la monnaie et les reçus après utilisation. Ne riez pas, cela existe vraiment.

2. La carte bancaire version Post-It

Vos employés ont des achats à faire régulièrement sur Internet ? Rien de plus simple : il suffit de recopier le numéro de carte, la date d'expiration et les trois derniers chiffres du cryptogramme visuel sur un post-it et de le coller sur tous les ordinateurs de vos collaborateurs... Si vous voulez être encore plus efficace, vous pouvez aussi leur demander d'enregistrer le numéro de carte bleue sur quelques sites marchands présélectionnés !

3. La carte bancaire qui circule sous toutes ses formes

Echangée physiquement de main en main dans les couloirs ou scan recto/verso de la CB du boss partagée par message dans Slack, ou encore à disposition dans un dossier partagé (et bien identifié sous le nom « Numéro de CB ») sur l'intranet de l'entreprise... Pour simplifier les process, l'imagination de certains dirigeants est sans limite. Pour ce qui est de la sécurité des données et des risques de fraude, en revanche...
 

4. La carte bancaire qui ne circule pas (mais reste à disposition dans un tiroir)

Pour éviter que la carte ne circule, pourquoi ne pas laisser la carte de crédit corporate à disposition des salariés dans un tiroir avec obligation d'inscrire sur une feuille la date, le montant et le motif d'utilisation ! L'idée est brillante, et a déjà été testée dans de nombreuses entreprises. Seul problème : que fait-on quand le commercial, qui a pris la carte pour régler un déjeuner d'affaires, a oublié de la remettre à sa place et est parti en vacances pour trois semaines à l'autre bout du monde ?


 

5. La note de frais dématérialisée et re-matérialisée

Vive la digitalisation ! Pour les notes de frais, cela se traduit souvent par une feuille Excel accompagnée de scans des justificatifs. Sauf que, pour que tout soit validé, il faut que ces documents soient signés par son N+1... Alors on imprime, on fait signer, et on dépose tout cela sur le bureau déjà bien encombré de son responsable administratif et financier préféré. Notons que les plus cruels demanderont à ce que les documents signés soient re-scannés puis envoyés par mail, c'est plus "digital".
 

6. L'enveloppe pot-de-vin

Un séminaire à organiser à l'étranger ? Rien de plus simple que de mettre une enveloppe de cash à disposition de l'équipe qui se déplace. C'est accepté partout, il n'y aura pas de frais bancaires sur les paiements internationaux à craindre et il suffira de revenir avec l'enveloppe vide et une pile de justificatifs dont la somme correspond (plus ou moins) à ce qu'il y avait dans l'enveloppe. Vive la transparence.


 

7. La boîte à factures

Dans la boîte à idées, celle de la boîte à factures est récurrente. Il s'agit d'un panier de courrier où chacun vient déposer ses factures payées ou à payer. C'est effectivement très efficace, sauf pour le RAF qui doit ensuite s'arracher les cheveux pour ventiler et justifier les dépenses.


 

8. La boîte à factures version 2.0

Toujours dans l'esprit de digitaliser les outils de l'entreprise, la boîte à facture peut être numérisée sous forme de dossier partagé (sur Dropbox ou Google Drive) où chacun dépose, en vrac, le scan de ses factures. Le RAF n'a plus qu'à deviner ce qu'est le ficher nommé "img-821113106-0001" et qui l'a déposé !
 

9. Le fax

Non, le fax n'est pas mort ! Il survit encore dans le service achats de certaines entreprises, qui n'admettent que ce moyen de communication pour preuve officielle de demande de déblocage de fonds. Un système d'une efficacité redoutable pour qui veut réduire les coûts au sein de son entreprise en dissuadant toute demande d'achat ! Les employés de moins de 30 ans ne risquent pas de dépenser 1 seul centime...


 

10. Le DIY du voyage d'affaires

Quand l'entreprise n'a pas de carte affaires à disposition, c'est le collaborateur qui trinque, avec remboursement des frais sur présentation des justificatifs. Sauf que le compte bancaire d'un collaborateur n'est pas forcément taillé pour supporter ces dépenses exceptionnelles... Prévoyez à minima une assurance rapatriement !

Conclusion :

La liste de ce top n'est pas exhaustive. Si vous avez d'autres anecdotes de process encore plus fous, envoyez-les nous à hello@spendesk.com. Et si vous n'en pouvez plus de fonctionner comme cela, jetez un œil à nos solutions pour changer vos habitudes.