4 étapes pour créer votre école de formation interne

Seul hic du service interne, vous ne pouvez pas commercialiser vos programmes auprès de clients extérieurs, comme c'est le cas avec un organisme de formation à part entière. Dans ce cas, vous devez déclarer votre activité auprès du Service régional de contrôle (SRC) rattaché à la Direccte, dès la première action de formation dans un délai de trois mois, pour obtenir votre numéro d'activité. Une procédure qui peut prendre quelques semaines à plusieurs mois selon la région.

"Il est fréquent que les entreprises se voient opposer un premier refus au motif que les programmes présentés ne sont pas assez "professionnels". Un conseil, soyez précis sur les termes utilisés, les objectifs de vos formations et rigoureux dans la rédaction de votre dossier", conseille Grégory Merlière fondateur de GM conseil formation, spécialiste du conseil en formation pour les entreprises.

3. Entourez-vous de pro

Afin de maximiser vos chances, il est préférable de déléguer le pilotage opérationnel du projet à un spécialiste de la formation professionnelle (ex : responsable formation, cabinet de conseil spécialisé, etc.) et de vous rapprocher de votre OPCA.

Ce type de chantiers RH est d'ailleurs le plus souvent porté par un binôme en interne. Il s'agit généralement d'un représentant du service RH et d'un responsable "métier" en lien direct avec la problématique identifiée, comme le directeur commercial pour un module de perfectionnement à la négociation ou le responsable informatique sur un stage de maîtrise d'un nouveau logiciel.

Une fois votre agrément obtenu, vous pouvez bénéficier d'aides à la création d'entreprise voire même de subventions et monétiser votre activité à l'extérieur.

4. Gérez l'après

Reste que diriger un organisme de formation ne s'improvise pas. "Bien souvent, les chefs d'entreprise pensent à tort qu'une fois la structure créée, elle va s'autogérer toute seule. C'est tout le contraire !", martèle Grégory Merlière (GM Conseil Formation).

Il vous faudra gérer le centre de formation comme une entreprise à part entière de la communication (logo, contenus) à la logistique (location de salles, prise en charge des stagiaires, etc.) en passant par la gestion financière.

"Un bon technicien n'est pas nécessairement un bon pédagogue. Accompagnez vos salariés formateurs."

"C'est tout simplement un nouveau métier, avec de lourdes contraintes administratives, résume Delphine Lecointre, DRH du Domaine des Ormes. Il faut notamment être très vigilant sur la trésorerie au début. Étant donné que nous facturons directement au financeur [l'OPCA, NDLR.] et non à notre client [le Domaine des Ormes, NDLR.], les règlements étaient décalés dans le temps."

De même, cette activité suppose de respecter un certain nombre d'obligations spécifiques. "Vous devez par exemple remplir un bilan annuel pédagogique et financier, observer des règles de publicité strictes et gérer la prise en charge des stagiaires selon un protocole balisé (conventions, convocation, émargement, remise du règlement intérieur, etc.)", cite Grégory Merlière (GM conseil formation).

Ne négligez pas non plus l'accompagnement sur la durée de vos salariés-formateurs si vous en avez. "Un bon technicien n'est pas nécessairement un bon pédagogue. Nos formateurs sont très demandeurs de sessions de retours d'expérience et de coaching sur les situations qu'ils ont pu rencontrer lors de leurs formations", note Delphine Lecointre (Domaine des Ormes).