Comment organiser son temps pour une prospection efficace

Dans l’activité commerciale, c’est la prospection qui est souvent la plus chronophage. Tout l’enjeu est d’investir du temps sur les bons prospects : ceux qui ont le plus de chances d’acheter. Et d’identifier ceux qui n’iront pas au bout du processus d’achat, pour les abandonner le plus tôt possible...

La gestion du temps en prospection devient donc une réelle préoccupation. Pour le management d’abord, car il en va du chiffre d’affaire global de l’entreprise. Pour les commerciaux ensuite, car il en va du montant de leurs primes annuelles.

Zoom sur les bonnes pratiques de gestion du temps en prospection commerciale.

Paralléliser les missions du commercial

Le métier de développeur commercial comprend plusieurs missions différentes.

Il y a d’abord les activités liées à la prospection. C’est-à-dire l’identification de prospects, la qualification et le contact direct avec ces derniers.

Ensuite vient l’élevage de prospects. Une fois le prospect qualifié et le premier contact initié, il faut entretenir la relation. C’est ce qu’on appelle l’élevage commercial : des contacts réguliers, de plus en plus orientés vers la vente en elle-même.

Enfin, il y a la conclusion du contrat. C’est-à-dire la formulation d’une offre, la négociation et la signature d’un contrat.

Tout l’enjeu est alors de lisser la charge de travail sur l’ensemble de ces 3 activités. En effet, on voit encore trop de commerciaux démarrer tête baissée dans la prospection, ne faisant que cela pendant plusieurs semaines. Puis s’investir à temps plein dans l’élevage. Et enfin se retrouver entièrement absorbés par la conclusion des contrats avec les prospects qui ont le mieux réagi.

Il y a cependant plusieurs problèmes avec cette façon de faire.

Pour commencer, il y a un risque d’épuisement des commerciaux qui s’investissent pendant de longues semaines en phase de prospection et d’élevage, sans signer aucun contrat. Difficile de garder l’équipe motivée dans ces cas-là.

Ensuite, cela pose un problème de planification de l’activité au niveau de l’entreprise. D’une part les revenus arrivent par à coup : difficile alors de voir là où on en est par rapport aux objectifs de chiffres d’affaire de l’année. D’autre part, les contrats arrivent tous en même temps, ce qui force la production à se dimensionner sur les pics d’activité.

La bonne pratique est donc de mener prospection, élevage et conclusion des contrats en parallèle. Ainsi, le chiffre d’affaire est lissé sur l’année, et on peut planifier la production. Pour les commerciaux, ils continuent de signer des contrats même si la prospection peut être plus difficile à côté.

Mettre un cadre en place

Pour être certain d’employer le temps des équipes à bon escient, il faut déployer un cadre au sein de l’équipe commerciale. Cela passe par deux actions : d’une part des processus, d’autre part des outils.

Pour les processus, il s’agit de définir précisément quelles actions les commerciaux doivent mener à quels moments dans l’activité commerciale. Après combien de jours relancer un prospect par exemple ? quand doit on l’abandonner ? jusqu’où aller dans la négociation ? Etc. La définition de ces processus est souvent compliquée pour les entreprises qui n’en ont pas l’habitude. Et ça peut être une bonne idée de se faire accompagner à ce moment-là.

L’autre action à mener pour être certain d’utiliser au mieux le temps de l’équipe de développement commercial, c’est l’outillage. Ça commence bien sûr par un CRM, PipeDrive par exemple est très adapté à la prospection en équipe restreinte (1 à 10 personnes), mais il est souvent utile de le compléter par d’autres outils spécialisés (outil de mailing, téléphonie, partage de tâches, etc). Il faut alors choisir les bons outils à déployer, et les paramétrer de la bonne façon. Là encore, l’expérience est souvent nécessaire pour le faire de manière adéquate.

Et enfin, une fois ces 2 actions menées à bien, il reste bien sûr à accompagner les équipes commerciales dans ce changement.

Vous l’avez vu, la gestion du temps au sein d’une équipe de développement commercial est un enjeu de première importance. Et si la solution consiste à poser un cadre, il faut aussi savoir laisser au commercial la marge de manœuvre suffisante pour optimiser lui-même son temps : après tout, il est lui aussi intéressé au résultat.

Clément Demarquet, Directeur associé D&A Business Development

http://www.da-salesteam.com