[Tribune] Dirigeants : tout ce que vous devez savoir sur le transfert du DIF au CPF

Le Compte personnel de formation (CPF), comment ça marche ?

Il s'agit d'un compte qui suit chaque individu tout au long de sa carrière, de son entrée sur le marché du travail dès l'âge de 16 ans jusqu'à son départ à la retraite. Une dérogation concernant la mise en place du compte peut être effectuée pour les apprentis âgés de 15 ans après avoir achevé la scolarité du collège. Le CPF est intégralement transférable en cas de changement ou de perte d'emploi et ne pourra être débité sans l'accord exprès de son titulaire.

Que devient le DIF ?

Le CPF remplace le DIF depuis le 1er janvier 2015. Les heures non consommées au titre du DIF peuvent être mobilisées pendant 5 ans dans le CPF, et utilisables jusqu'au 31 décembre 2020 au maximum, selon des modalités qui sont définies par le décret n° 2014-1120 du 2 octobre 2014. Les heures qui n'auront pas été mobilisées à la date du 1er janvier 2021 seront définitivement perdues.

Qui gère le CPF ?

En tant qu'employeur, vous n'avez pas à gérer le CPF de vos salariés. Le CPF prend la forme d'un service dématérialisé gratuit - baptisé " système d'information du compte personnel de formation " - géré par la Caisse des dépôts et consignations (CDC) depuis le 1er janvier 2015, via la plateforme www.moncompteformation.gouv.fr.

Que devez-vous déclarer aujourd'hui ?

Les droits au CPF sont en principe calculés à partir des données que vous déclarez par l'intermédiaire de la déclaration annuelle des salaires et, à terme, via la déclaration sociale nominative (DSN). Cependant, dans le cadre de ce régime transitoire pour l'année 2015, le titulaire du compte devra se connecter sur www.moncompteformation.gouv.fr afin de s'identifier et de renseigner les heures communiquées par l'employeur.

C'est pourquoi vous devez avant le 31 janvier 2015 informer par écrit chaque salarié du nombre total d'heures acquises et non utilisées au 31 décembre 2014 au titre du droit individuel à la formation pour permettre leur utilisation. Ce solde peut ainsi être inscrit sur les bulletins de paie de janvier 2015 ou transmis à partir d'un document spécifique (attestation par exemple). Quel que soit le support choisi, conservez ce document.

Les heures acquises au titre de l'année 2015 pour le CPF seront créditées en mars 2016 et, le cas échéant, peuvent être complétées par des abondements supplémentaires.

Ainsi, sauf exceptions particulières, vous n'aurez pas à communiquer le solde du CPF aux salariés ou à l'administration. En effet, le CPF n'obéit pas à la même logique que le DIF puisque le nombre d'heures acquises ne sera pas impacté en cas de changement de situation professionnelle ou de perte d'emploi.

Autres obligations d'information supprimées :

- Les mentions relatives au solde du DIF et à l'OPCA compétent dans le certificat de travail (jusque-là obligatoires).

- Les mentions relatives au solde d'heures de DIF où à la portabilité du DIF figurant dans les notifications de licenciement pour motif économique, cause réelle et sérieuse ou dans le cadre du contrat de sécurisation de l'emploi.

Comment le compte est-il alimenté ?

Dans le cas d'un CDI à temps plein, le dispositif permet d'accumuler 24 heures de formation par an pendant cinq ans et 12 heures par an au-delà. Au total, la personne peut cumuler 150 heures de formation sur sept ans (contre 120 heures sur six ans avec le DIF ou plus en fonction des précédentes dispositions de la convention collective de l'entreprise).

Dans quels cas pouvez-vous refuser/accepter une formation ?

Chaque personne titulaire du CPF est seule décisionnaire de la mobilisation de son CPF indépendamment de son statut (salarié ou demandeur d'emploi). Les heures liées au DIF seront utilisées prioritairement, complétées le cas échéant par les heures créditées sur le CPF dans la limite du plafond légal.

Le salarié devra vous faire une demande préalable s'il souhaite bénéficier d'une formation suivie en tout ou partie pendant le temps de travail.

Cette demande devra être faite :

- au moins 60 jours avant le début de la formation si sa durée est inférieure à 6 mois;

- au moins 120 jours avant si la durée de la formation est au moins égale à 6 mois.

L'absence de réponse de votre part dans un délai de 30 jours calendaires vaut acceptation.

Votre collaborateur devra en principe solliciter votre accord sur le contenu de la formation et sur son calendrier. En revanche, la demande du salarié ne portera que sur le calendrier de la formation quand celui-ci est de plein droit autorisé à suivre la formation pendant le temps de travail.

Par contre, la formation peut avoir lieu pendant le temps de travail sans besoin de votre accord sur le contenu de la formation lorsque :

- elle vise à l'acquisition du "socle de connaissances et de compétences" ou à l'accompagnement à la VAE;

- votre salarié n'a pas bénéficié, pendant une période de 6 ans, d'au moins 2 des 3 mesures devant être recensées lors de "l'état des lieux récapitulatif du parcours professionnel" (obligation visant seulement les entreprises de plus de 50 salariés);

- un accord de branche, d'entreprise ou de groupe le prévoit.

A contrario, lorsque le salarié mobilisera son CPF dédié à une action de formation en dehors du temps de travail, il n'aura pas à solliciter votre accord, ni même à vous en informer.

Quelles sont les incidences sur la rémunération du salarié ?

Vous devez maintenir la rémunération du salarié lorsqu'il utilise ses heures acquises au titre du CPF pour suivre une formation. Une prise en charge est également prévue par votre OPCA voire par l'entreprise en présence d'un accord d'entreprise conclu au titre de la gestion interne du CPF. L'OPCA pourra prendre en charge la rémunération de l'intéressé dans la limite de 50% du montant total pris en charge pour le financement de la formation des heures figurant sur le compte. En pratique, cette somme devrait vous être reversée directement. Pour des heures de formation hors temps de travail, vous n'aurez pas à verser l'allocation de formation (contrairement au DIF).

Cependant, l'employeur qui a conclu un accord 0,2% CPF peut prendre en charge les frais de garde d'enfant ou de parent à charge si la formation a lieu en tout ou partie hors temps de travail.

Le CPF : pour quelles formations ?

Concernant le contenu de la formation et les conditions de prise en charge, il est souhaitable de se rapprocher directement de votre OPCA. En effet, le CPF est dévolu au suivi de certaines formations parmi lesquelles des formations qualifiantes ou certifiantes sont définies par des comités paritaires professionnels.

Ces formations qualifiantes pourront être prises en charge dès lors qu'elles figureront sur une des listes nationales et régionales déterminant les formations éligibles (actuellement en cours d'élaboration). Une première liste de formations (environ 500) a déjà été publiée en décembre.

Et après ?

Avant le 1er mars de chaque année, vous devrez communiquer à votre OPCA :

- la durée de travail à temps plein applicable aux salariés ;

- la liste des salariés bénéficiaires des dispositions plus favorables ainsi que le nombre d'heures de formation supplémentaires attribuées ;

- la liste des salariés bénéficiaires de l'abondement supplémentaire correctif ainsi que le nombre d'heures de formation attribuées (100h salarié à temps plein/130h salarié à temps partiel). Le versement correspondant doit également être effectué avant le 1er mars de chaque année ;

- en cas d'accord d'entreprise sur le financement du CPF : une déclaration faisant état des dépenses consacrées au financement du CPF des salariés et à son abondement.

Retrouvez en page suivante un modèle-type de lettre à adresser à vos salariés sur leur solde au titre du DIF avant le 31 janvier 2015.

Ida Christelle Makanda

Ida Christelle Makanda est Responsable du Service Conseil Social pour le Cabinet Exco Nexiom de Paris, membre du réseau Exco (8e réseau d'Audit, d'Expertise-comptable et de Conseil français, partenaire officiel du Réseau assurance maladie risques professionnels et de l'INRS en matière de prévention des risques professionnels, membre de Kreston International). Spécialisée en droit du travail et en réglementation sociale, Ida Christelle Makanda apporte son expertise juridique aux chefs d'entreprise (principalement des TPE et PME), clients d'Exco Nexiom, sur toute question afférente au droit social.