Comment mettre en place une politique de numérique responsable au sein de votre entreprise

Dans un premier temps, il faut impérativement savoir à qui s'adresser pour faire du numérique responsable.

Connaître les utilisateurs

Il peut y avoir du numérique à destination des ressources humaines et du numérique à destination des collaborateurs. Ce ne sont pas les mêmes systèmes. Un système peut totalement correspondre au service RH par exemple car les interfaces sont jolies et bien faites, les raccourcis permettant de faire pas mal d'actions mais ce système ne sera pas adapté aux collaborateurs. Il faut vraiment bien réfléchir aux "persona" c'est-à-dire a qui est destiné cet outil et valider la valeur ajoutée pour la personne qui va l'avoir entre les mains

Un exemple concret : les EVP (Eléments Variables de Paie), il faut que l'outil numérique puisse être utile aux collaborateurs ou aux managers pour qu'ils puissent les insérer sur un logiciel, cela évitera une double saisie ou des erreurs

Un service rendu

Aussi, il faut que ce soit un service rendu aux collaborateurs. Le salarié pourra déposer lui-même ses documents et en retour il aura accès à l'ensemble des documents le concernant. Les collaborateurs pourront générer leurs attestations à n'importe quelle heure et quand ils le souhaitent. La notion de service rendu et bien penser aux personnes qui vont utiliser l'outil sont des points très importants.

Une démarche écoresponsable

49% des entreprises proposent une offre éco-responsable ou ont l'intention de le faire prochainement selon BDM en 2022. Dans cette démarche, la charte d'écoresponsabilité peut être mise en place avec des partenaires qui gèrent les serveurs et qui sont engagés dans une démarche green. Certains s'engagent à préserver l'avenir collectif et à relever les défis environnementaux urgents afin de devenir climatiquement neutres dans l'ensemble de leurs activités mondiales d'ici 2030.

Agir sur les axes d'amélioration

Les entreprises utilisant le numérique consomment beaucoup avec les ordinateurs, car il faut des outils performants, rapides et à la pointe de la technologie. Il est possible de s'en apercevoir sur le bilan carbone. Selon le Label NR, 30% des appareils électroniques jetés sont finalement recyclés. Pour remédier à ça, il est possible de signer avec une entreprise qui a pour spécialité le recyclage des machines et des ordinateurs. Elle vient collecter dès que nécessaire les machines et ordinateurs à changer. Il s'agit-là du numérique responsable car c'est de la réutilisation des ordinateurs encore fonctionnels.

L'organisation et la sensibilisation

De plus, la facilité d'accès est très importante dans une politique de numérisation. Il faut être présents sur les supports qui parlent aux personnes au quotidien. Le mobile étant un outil que les personnes utilisent au quotidien, il faut dès le début être présent sur l'application mobile afin d'assurer une bonne communication entre les collaborateurs.

II est également essentiel de s'organiser pour gérer son stockage personnel sur le web avec différents outils de stockage, ainsi que sensibiliser les salariés utilisant le numérique. Des vidéos prônant l'usage raisonné du numérique sont un excellent outil de sensibilisation des collaborateurs.

Vigilance sur l'excès du numérique

Selon le baromètre du dispositif France Num, sur 2796 entreprises de 0 à 249 salariés, en 2021, 79% d'entre elles estime que le numérique facilite la communication auprès des clients et 59% estime que le numérique facilite la communication avec les collaborateurs. Il faut cependant être vigilent quant à sa position numérique : veiller à ne pas envoyer trop de mails, ne pas ajouter trop de personnes en copie, éviter les sollicitations Teams, Zoom en trop... Il s'agit là d'un vrai enjeu du numérique car c'est une dérive tout à fait possible et importante.

Pour aller plus loin

Philippe Bloquet, fondateur et CEO de PeopleSpheres. Il est chargé de définir la stratégie de l'entreprise et assure son exécution. Il est présent sur l'ensemble des services, en commençant par les cycles de vente, en passant par la gestion des projets et allant jusqu'à la conception et l'évolution du produit.