DossierComment gérer les finances d'une PME ?

3 - Externaliser sa comptabilité

Pour les entreprises, il est fréquent d'externaliser sa comptabilité et sa paie. Que faut-il externaliser et quels sont les avantages et les inconvénients de l'externalisation ?

Pourquoi externaliser sa comptabilité ?

L'externalisation des fonctions comptables et de la paie est monnaie courante dans les entreprises qui ne disposent pas des moyens pour assurer la tenue comptable en interne. Traditionnellement, les dirigeants de PME externalisent leur comptabilité en phase de création d'entreprise, puis la réintègrent en phase de développement. Mais la vague de l'externalisation des fonctions non stratégiques, qui permet aux entreprises de se concentrer sur leur coeur de métier, incite un nombre croissant de PME et de PMI à confier durablement leur comptabilité et leur paie à un cabinet spécialisé.

Deux tâches sont a priori "externalisables". La première, la gestion comptable de l'entreprise, est confiée à un cabinet d'expert-comptable. Elle recouvre la tenue de la comptabilité générale, qui donne une image fidèle du patrimoine de l'entreprise et de sa situation financière, le traitement des pièces liées à l'activité commerciale (facturation, recouvrement), la comptabilité fournisseurs, et les déclarations fiscales (TVA, TVS, taxe professionnelle par exemple). La deuxième fonction susceptible d'être confiée à un prestataire extérieur est la gestion sociale, c'est-à-dire la paie et les déclarations connexes.

Selon une étude publiée par Markess International en 2007, plus d'un tiers des entreprises externalisent déjà la paie, notamment le calcul et la production des bulletins de paie, la livraison des fichiers d'écritures comptables qui y sont liées et l'archivage des données. Selon une étude menée en 2010 par le même cabinet sur la performance RH, l'externalisation de la paie contribuerait à l'amélioration de la qualité et à l'optimisation de cette tâche.

C'est d'ailleurs en matière d'édition de paie que l'on trouve sur le marché la plus grande variété d'acteurs. Vous avez le choix entre les cabinets d'expertise comptable et les sociétés spécialisées. Il faut distinguer les offres de prestations de services des offres d'exécution de la paie via une interface internet. Car ces dernières ne vous permettent pas d'externaliser véritablement la tâche, mais simplement d'utiliser des outils dédiés (solutions logicielles, bases de données). Une multitude d'acteurs se disputent le marché.

Le principe est toujours le même : chaque mois, vous transmettez vos données par e-mail, fax, téléphone ou courrier. En retour, votre prestataire édite vos bulletins de paie et établit vos déclarations sociales. Il assure bien évidemment une veille réglementaire, met à votre disposition une hot line juridique et produit des tableaux de bord. La prestation complète est facturée entre 15 et 23 euros HT par bulletin de salaire émis. En outre, plus la PME compte d'heures supplémentaires, plus l'exercice devient complexe et donc coûteux. Dans tous les cas, n'hésitez pas à faire jouer la concurrence.

L'échange d'informations, gage d'une externalisation réussie

L'organisation des échanges d'informations relève d'une décision commune prise avec votre prestataire. En général, celui-ci vous propose plusieurs formules. Pour la comptabilité (déclarations fiscales et édition d'un tableau de bord), un collaborateur est dépêché sur place, dans vos locaux, pour collecter l'information (essentiellement les factures), et poser les questions nécessaires à la compréhension des écarts éventuels (notes de frais inexactes). L'échange de données peut également être dématérialisé. Il vous suffit alors de scanner vos pièces et de les transférer par e-mail au prestataire.

Enfin, certains acteurs du marché privilégient la mise à disposition d'un site internet et vous permettent de communiquer via un accès sécurisé. Le choix d'un prestataire s'opère après avoir consulté plusieurs professionnels (au moins trois). Le plus simple est de procéder par appel d'offres. Chacun répondra en spécifiant ses tarifs, ses méthodes de travail et ses références clients. Vous pourrez alors choisir en connaissance de cause. Méfiez-vous des prestataires qui annoncent des tarifs très compétitifs mais risquent de facturer des services complémentaires en cours de contrat. C'est pourquoi mieux vaut négocier une offre forfaitaire comprenant toute la prestation. D'ailleurs, le coût ne doit pas être votre seul critère de choix. L'externalisation ne réussit que si la confiance s'installe entre les deux partenaires.

Veillez aussi à ce que votre prestataire engage sa responsabilité en cas d'erreur imputable à ses services, comme une erreur de déclaration à l'Urssaf. Car - et c'est un point fort de l'externalisation - la formule vous permet de transférer à votre prestataire la responsabilité de vos déclarations. Vous vous protégez ainsi d'éventuelles poursuites juridiques et, surtout, des pénalités liées aux erreurs ou au non-respect d'une législation complexe et contraignante.