[En pratique] Le b.a.-ba du tableau de bord

Qui ne s'est jamais retrouvé devant une feuille Excel répertoriant des dizaines de chiffres, KPI (indicateurs), graphiques ou ratios en tout genre à un tel point qu'on ne sait plus vraiment ce qu'ils signifient ? Soyons francs, les tableaux de bords sont plus souvent une corvée qu'autre chose et sont très rarement bien exploités...

Pourtant, bien réalisés, ils permettent un pilotage efficace de son activité et du développement de son entreprise.

Pilotage opérationnel ou stratégique

Les tableaux de bord sont un outil d'aide à la décision permettant la visualisation, le suivi et l'exploitation des données pertinentes pour son activité. Ces indicateurs (appelés KPI) sont reliés à des objectifs dans le but de prendre des décisions.

Deux types de tableau de bord sont usuellement utilisés :

- Ceux servant au pilotage opérationnel : pour assurer le suivi de l'exécution de tâches au niveau des opérations (taux de rupture de stock...)

- Ceux servant au pilotage stratégique : pour avoir une vision globale des activités de l'organisation (progression du chiffre d'affaires, évolution de la rentabilité...)

Un outil à mettre en place dès la création de l'entreprise

Souvent sous-estimés par les entrepreneurs, les tableaux de bord sont pourtant indispensables au démarrage d'une activité, qu'ils servent au pilotage opérationnel ou stratégique ; le premier impactant le second. En effet, dans le cadre de jeunes entreprises, leur impact est beaucoup plus fort (budgets et marges de manoeuvre plus limités...).

Toute expérimentation ou action se doit d'être mesurée afin que l'on puisse en évaluer l'efficacité et la pertinence et par conséquent adapter sa stratégie d'entreprise.

A titre d'exemple, si votre canal de conversion client principal est votre site web corporate, avez-vous pensé à calculer le temps de chargement moyen de votre site ? Les géants du web estiment qu'un site doit s'ouvrir aujourd'hui en moins de 2 secondes et que chaque seconde de chargement diminue votre taux de conversion de 7%. Vous perdez potentiellement des clients et ce sans le savoir...

Attention, cela ne veut pas dire qu'il faut vous lancer à corps perdu dans la diminution de vos propres indicateurs et d'engager des frais imprévus : mettez en place quelques indicateurs pour valider cette tendance ou non (qui n'influe peut-être pas votre cible client) et son impact.

Mesurer un écart par rapport à une vision initiale

Le tableau de bord servant au pilotage stratégique a, quant à lui, une toute autre utilité pour le chef d'entreprise. Il lui permet de savoir s'il dérive ou non par rapport à sa vision initiale. Un indicateur n'a un intérêt que si on peut le comparer soit à une valeur étalon (fixée par ses concurrents par exemple) ou à un objectif fixé quelques mois auparavant.

Cela peut concerner une courbe de progression d'acquisition client, un chiffre d'affaires cible... Ce qui permet au chef d'entreprise de savoir où il en est vis-à-vis de sa stratégie d'entreprise.

Par exemple, le chef d'entreprise va, en fonction du panier moyen de ses clients, cibler différents types de produits et ainsi adapter son catalogue produit en fonction de sa clientèle pour atteindre ses objectifs.

Contrairement aux idées reçues, les tableaux de bord n'ont pas uniquement pour vocation de suivre l'activité financière de l'entreprise. Ils sont constitués de plusieurs indicateurs (KPI), en lien avec une période donnée, dans le but de comparer la réalité aux objectifs.

Le chef d'entreprise est libre de choisir quels seront ses indicateurs clés. Les tableaux de bord doivent être élaborés sur mesure et ne doivent pas être trop fournis en indicateurs. L'erreur à éviter est de croire que nous avons toutes les données en tête...

L'auteur

Céline Souliers est directrice de l'Incubateur Belle de Mai, à Marseille, qui accompagne et finance des projets de création d'entreprises innovantes dans le domaine du numérique.