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Fiche de stock
La fiche de stock
Une entreprise possède de nombreux documents essentiels au bon déroulement de ses activités. L’un d’entre eux est la fiche de stock, surtout au sein d’une société exerçant dans le domaine de la vente et de la production. De quel document s’agit-il ?
C’est quoi une fiche de stock ?
La fiche de stock définition indique qu’il s’agit d’un document (souvent tenu par le magasinier) permettant de suivre par article stocké les mouvements affectant l'existant en magasin.
Il comprendra donc des renseignements permanents (désignation précise, localisation, code, point de commande...), la date des entrées et des sorties notées en quantité avec indications de la référence des documents ayant justifié les mouvements, et le stock restant qui en découle.
À quoi sert la fiche de stock ?
Pour résumer, la fiche de stock retrace l’historique des entrées et des sorties de marchandises. Ce faisant, elle permet de suivre le mouvement de stock, et au magasinier ou au gestionnaire d’indiquer la quantité de marchandises disponibles.
Grâce à ce document de gestion des stocks, une entreprise est en mesure d’éviter les problèmes de surstock ou de rupture de stock. Le premier ne permet pas à l’entreprise de tourner, car les fonds sont bloqués. Les produits emmagasinés peuvent aussi se détériorer, surtout s’ils sont comestibles.
Par ailleurs, les fiches de stock permettent d’avoir les données nécessaires pour calculer le coût moyen unitaire. Ces données peuvent aussi servir pour prendre des décisions telles que continuer à produire ou à attendre que le stock diminue.
Comment créer une fiche de stock ?
La fiche de stock magasin ou d’entreprise est ainsi d’une importance capitale. Pour qu’elle soit efficace, elle doit être correctement créée par la personne responsable de la tenue de stock. D’une manière générale, cette tâche n’est pas complexe, mais il faut s’assurer que le tableau soit complet.
Pour créer un registre de stock, utiliser Excel est l’un des moyens les plus faciles. Vous établissez un tableur pour insérer toutes les informations citées ci-dessus. Pour rappel, il devrait y avoir des colonnes pour les entrées, les sorties, les dates, le libellé, la valeur, ainsi que le stock initial et final dans le tableau.
Qui doit utiliser la fiche de stock ?
En principe, l’utilisation d’une fiche de suivi de stock n’est pas complexe en soi. Toutefois, il convient de la confier à une personne qualifiée, car elle nécessite une grande concentration. Le collaborateur en question doit aussi être en mesure de reproduire la fiche ou d’en créer une. S’il ne l’a pas créée, il est tenu de faire le nécessaire pour la comprendre et la maîtriser afin de faciliter l’inventaire. En effet, la personne en charge du suivi et de la gestion des stocks doit être capable d’expliquer toutes les données à ses supérieurs.
Concernant l’utilisation proprement dite de ce document, le gestionnaire doit juste remplir la fiche de stock à chaque mouvement. Il faut éviter d’attendre pour ne pas oublier les détails. Toutes les informations doivent être aussi inscrites dans la bonne case pour éviter les confusions.
