Télétravail prolongé : préserver la motivation grâce à une communication adaptée

Pour une majeure partie des salariés, travailler de chez soi est une grande première, d'autant plus de façon prolongée. En France, selon la Dares¹, en novembre 2019, seulement 7% des salariés, tous secteurs confondus, télétravaillent. Les télétravailleurs sont majoritairement des cadres (61 %) et sont relativement plus nombreux dans les métiers de l'informatique et de la télécommunication.

Télétravail : des avantages mais aussi des inconvénients...

Le télétravail présente de nombreux avantages connus par tous : gain de temps de transport, flexibilité et gestion de temps de travail, mais aussi gain de productivité (estimé à 22% selon une étude publiée sur le site de la CGET² en 2017). Toutefois, ses inconvénients ne sont ressentis qu'après plusieurs jours de télétravail ininterrompu durant lesquels le travail en équipe, l'accès à l'information, la motivation ou encore la concentration sont mis à l'épreuve.

Le contexte d'un télétravail prolongé impose donc aux entreprises et aux managers de s'adapter aux changements et de proposer de nouvelles méthodes de collaboration pour motiver les équipes et leur éviter de tomber dans une routine.

En situation de télétravail, les échanges informels se font plus rares. Ainsi, la circulation de l'information se trouve très fortement perturbée. La question que l'on pouvait poser à son chef ou à un collègue au détour d'un couloir ou à la machine à café, n'est plus possible ou du moins se fait d'une manière un peu plus formelle. La distance due au télétravail constitue un vrai frein à la circulation de l'information comme elle peut être un ralentisseur à cette circulation.

Un management qui doit s'adapter

Pour cela, les managers doivent penser à de nouvelles approches de communication et mettre en place des séances d'échange régulières et structurées. Qu'il s'agisse d'une série d'appels individuels, si les collaborateurs travaillent sur des projets indépendants, ou d'un point avec toute l'équipe si les projets sont adhérents et nécessitent un échange en groupe. Le plus important dans la communication à distance est d'en établir les normes d'utilisation : fréquence des échanges, outils et horaires privilégiés, moyen de communication si urgence.

Définir clairement les attentes du manager et des collaborateurs rendra le télétravail plus efficace et satisfaisant. Cela contribue également à ce que les salariés se sentent mieux accompagnés et leurs préoccupations ou questions entendues.

Un autre volet crucial de la communication à distance est l'interaction sociale. Le moyen le plus simple d'établir ces interactions de base est de commencer les réunions d'équipes par des questions sans rapport avec le travail. L'idée est de poser des questions " passe-temps "³ afin de créer du contact et du lien.

Ces échanges informels n'ont pas seulement pour intérêt la cohésion d'équipe, ils permettent également de créer du lien entre télé-collègues. Cet aspect informel permet une connaissance et une compréhension mutuelle des difficultés que les uns et les autres peuvent rencontrer. Ce sont ces échanges informels, le partage d'idées et de points de vue, ou éventuellement d'informations personnelles qui permettront à des collègues de se sentir proches malgré la distance.

Excès de zèle vs manque de concentration

Par ailleurs, les managers sont conscients qu'un télétravail de longue durée n'a pas le même impact psychologique chez tous les télétravailleurs. En effet, les conditions de télétravail sont relatives et varient d'un collaborateur à un autre, ainsi que la capacité à garder concentration et motivation constantes après plusieurs jours consécutifs de télétravail.

Certains ont du mal à s'organiser et à gérer leur temps, et vont vite tomber dans le piège de " rester de longues heures devant l'ordinateur, sans s'autoriser de pauses par culpabilité de ne rien produire ". Et paradoxalement, le manque de concentration est une conséquence de ce manque de pause et conduit à une chute de la productivité.

Pour éviter cela, les managers doivent revaloriser les objectifs des employés, et leur définir des objectifs atteignables et mesurables à court terme (en semaine par exemple). Cela donne aux collaborateurs l'opportunité de mieux s'organiser et gérer leur temps en visant des attentes réalisables.

Concilier télétravail prolongé et implication des collaborateurs n'est pas toujours synonyme de d'incompatibilité quand une bonne communication et une bienveillance sont les mots d'ordre de tout échange à distance.

Pour en savoir plus

Saliha Terki est consultante senior chez Square Management. Avec ses 8 ans d'expérience en gestion de projets SI dans diverses industries (Banque, Assurance, Energie, Transport...) elle intervient sur toutes les phases de projet de ses clients, du cadrage à la mise en place.

¹ Quels sont les salariés concernés par le télétravail ?

² Les chiffres du télétravail en 2016

³ La Structuration du Temps en Analyse Transactionnelle