Sachez manier la lettre d'avertissement

L'avertissement doit être prononcé après l'expiration d'un jour franc, après la survenance des faits, et pas plus de deux mois après. Il vous est cependant vivement conseillé d'agir vite. En principe, l'avertissement doit être rédigé par l'employeur et adressé soit par lettre recommandée avec accusé de réception, soit remis en mains propres contre décharge. Toutefois, depuis une décision de la Cour de cassation du 26 mai 2010 (Cass. Soc. 26 mai mai 2010, n°08-42893), si vous adressez des reproches à l'un de vos salariés par e-mail et que vous l'invitez à changer de comportement, cela équivaut à un avertissement.

Il est également possible de présenter un avertissement oral préalablement pour informer le salarié. Mais ne vous contentez pas d'avertissements oraux: si l'affaire est portée aux prud'hommes pour contestation du caractère réel et sérieux d'un licenciement, les lettres d'avertissement pourront vous servir pour prouver la répétition des manquements et donc le bien-fondé du licenciement.

Les faits reprochés au salarié doivent être énoncés clairement en détaillant les circonstances dans lesquelles ils se sont déroulés, les éventuels témoins présents lors des faits. Enfin, il doit être précisé, d'une part, qu'il s'agit là d'une mise en garde et, d'autre part, les mesures qui doivent être prises par le salarié. Même non qualifiée d'avertissement, une lettre sera considérée comme telle si le contenu de l'écrit reçu par le salarié met en évidence une faute et une mise en garde.

La même faute ne peut être sanctionnée deux fois

Sachez que le salarié dispose d'un droit de réponse à la lettre d'avertissement s'il estime que celle-ci n'est pas justifiée. À noter qu'une même faute de la part du salarié ne peut justifier deux sanctions successives. Un avertissement ne peut donc en aucun cas justifier un licenciement sur les mêmes faits, y compris si celui-ci a été notifié sous la forme d'un e-mail. Ce n'est que la succession d'avertissements qui peut éventuellement donner lieu à un licenciement, à charge pour l'employeur de prouver la répétition des fautes.