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Dirigeants, préparez votre base de données économiques et sociales
Accès et confidentialité
Parmi ces règles, le choix du support de la BDES. Si installer une version électronique devrait permettre une utilisation plus simple, en particulier pour l'actualisation régulière des informations, vous pouvez également opter pour un format papier.
"Concernant le contenu de la BDES, hormis les champs d'informations imposés et précisés par décret, il n'existe pas de "modèle type" de base. Il est possible que vos représentants du personnel vous demandent de créer des sous-rubriques pour affiner un maximum le niveau d'informations transmises. Afin d'éviter tout conflit potentiel, il est préférable que vous vous entendiez dès aujourd'hui sur cette question", conseille Catherine Le Manchec (August & Debouzy).
La BDES doit rester accessible de manière permanente aux IRP, en fonction bien sûr de l'organisation et des horaires d'ouverture de l'entreprise.
Autre conseil : tranchez par ailleurs la question de l'accès et de la manipulation de certaines données confidentielles. En la matière, les représentants du personnel sont tenus à une obligation stricte de discrétion.
"Faites preuve de pédagogie avec eux en les responsabilisant. Pour les informations sensibles, bloquez les options d'impression, de modification et de transfert des documents électroniques et pensez à apposer la mention "confidentiel"", recommande Florence Drapier-Faure (Lexcase).
Des précautions bien secondaires, selon Jean-Pierre Willems (Demos) : "À partir du moment où quelques personnes sont au courant, le caractère secret d'une donnée n'est qu'un leurre. Au lieu de vous focaliser là-dessus, réfléchissez plutôt à la manière la plus sincère et transparente de présenter ces éléments stratégiques."
Quoi qu'il advienne, le déploiement de la BDES vous obligera nécessairement à revoir votre manière de communiquer et de motiver vos troupes. Selon Catherine Le Manchec (August & Debouzy), "on assiste là à un changement de culture autour du dialogue social, qui devient plus participatif et vous oblige à davantage de transparence. Que vous y soyez déjà habitué ou pas, vous n'y échapperez pas."
À savoir
BDES : ce que dit la loi sur son contenu
La loi sur la sécurisation de l'emploi du 14 juin 2013 établit un minimum de huit champs d'informations obligatoires qui devront figurer dans la BDES :
- Les investissements de la société (évolution des effectifs par type de contrat, évolution des emplois par catégorie professionnelle, formation professionnelle, etc.)
- La situation des fonds propres, de l'endettement et des impôts de l'entreprise
- Les éléments relatifs à la rémunération des salariés et des dirigeants (seulement sur les 5 rémunérations les plus élevées pour les entreprises de moins de 200 salariés et les 10 plus élevées pour les plus de 200)
- Les activités sociales et culturelles
- La rémunération des financeurs (revenus distribués aux actionnaires, actionnariat salarié)
- Les flux financiers à destination de l'entreprise (aides publiques, exonérations de cotisations sociales, crédits d'impôts, etc.)
- La sous-traitance utilisée ou réalisée par l'entreprise
- Les transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe (cession, fusion, acquisition, etc.).
Ces informations doivent porter sur l'année en cours ainsi que les deux précédentes, et comporter les prévisions stratégiques pour les trois années à venir. Hormis les orientations stratégiques, qui devront figurer dans la base de données dès le 14 juin 2015 pour les entreprises de moins de 300 salariés, les autres informations récurrentes pourront être intégrées progressivement d'ici au 31 décembre 2016.
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