Bien gérer vos déplacements professionnels en 7 conseils

Gérer ses déplacements professionnels est une tâche bien souvent complexe et chronophage. Ils sont pourtant indispensables pour établir de nouveaux partenariats et assurer ainsi la croissance d'une entreprise. Voici quelques conseils pour optimiser leur préparation.

1- Bien définir ses objectifs

Un déplacement professionnel doit être planifié avec soin et cela passe par ses objectifs qui doivent être clairement définis. Pensez également à réfléchir à son coût global afin d'éviter les mauvaises surprises.

2- Anticiper le séjour sur place

Certains événements peuvent être anticipés, ce qui vous permettra de gagner du temps. Pensez tout d'abord aux frais supplémentaires qui vont devoir être engagés (restaurant, location de voiture...) et augmentez le plafond de votre carte bancaire si cela vous semble nécessaire. Préparez également les déplacements que vous aurez à effectuer une fois que vous serez sur place. Pour ce faire :

• Localisez les différents endroits où vous allez devoir vous rendre.
• Sélectionnez un point de chute (hôtel, appartement...) qui facilitera vos trajets.
• Si plusieurs rendez-vous ou réunions sont prévus dans la même ville, essayez de les regrouper à la même date et au même endroit ou dans des endroits proches de manière à maximiser votre temps.
• Anticipez le temps que va vous prendre vos déplacements afin d'éviter les retards. Réfléchissez aussi aux moyens de transport que vous allez prendre (taxi, métro, bus...).
• Procurez-vous un plan de la ville dans laquelle vous vous rendez.

3- Bien préparer le trajet

Un déplacement professionnel peut parfois nécessiter un voyage de plusieurs heures. Bien préparer ce dernier est donc important pour que tout se passe sereinement.

• Vérifiez qu'aucune grève n'est prévue et prévoyez un trafic important si votre déplacement se fait lors d'une période de vacances.
• Réservez vos billets suffisamment à l'avance.
• Fixez l'heure de départ de votre domicile ou de votre lieu de travail.
• En cas de voyage en voiture, téléchargez les cartes GPS pour pouvoir les consulter hors connexion. Pensez aussi à repérer les restaurants et les pompes à essence.
• Téléchargez également des applications comme Google Maps ou Waze qui vous permettront de connaître les trajets les plus rapides et d'éviter les embouteillages.
• Si vous souhaitez faire des économies et réduire votre impact environnemental, vous pouvez aussi utiliser BlaBlaCar afin de covoiturer.

4- Anticiper son absence dans l'entreprise

Il est également préférable d'anticiper votre absence au travail :

• Déléguez les tâches urgentes à vos collègues restant sur place.
• Prévoyez des e-mails automatiques pour les moments où vous ne serez pas joignable.
• Pensez à vérifier qu'aucun rendez-vous nécessitant votre présence n'a été organisé.
• Pour que tout se passe bien lorsque vous ne serez pas là, n'hésitez pas à organiser une réunion juste avant votre départ.

5- Effectuer les dernières vérifications

La veille de votre déplacement professionnel, il vous est conseillé d'effectuer quelques vérifications :

• Contrôlez que vous n'oubliez aucun document administratif important et qu'ils sont en cours de validité.
• Envoyez une confirmation de votre venue aux personnes que vous devez rencontrer.
• Pensez à emporter de l'argent liquide.
• Vérifiez les conditions du trafic routier, ferroviaire ou aérien selon votre cas.
• Imprimez vos billets et votre réservation d'hôtel.
• Pensez à emporter une petite trousse de secours. Cela peut toujours être utile.

6- Rester en communication avec ses collègues

Durant votre déplacement professionnel, restez en contact en utilisant des outils de communication adaptés (outils de collaboration, messageries en ligne...). Cela ne pourra qu'optimiser les résultats de ce dernier.

7- Effectuer une évaluation une fois le déplacement terminé

N'hésitez pas à organiser une réunion avec votre équipe à votre retour afin d'évaluer ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré. Cela pourra vous aider à optimiser votre approche pour les prochains déplacements.