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Le COPIL
Le COPIL
La concertation des différentes parties engagées dans le processus est nécessaire pour le bon déroulement et la réalisation d’un projet. En gestion d’entreprise, l’organisation d’une réunion, ou COPIL, s’avère ainsi indispensable. Voici la définition du COPIL, son rôle, sa composition et son organisation.
Que signifie COPIL
COPIL signifie comité de pilotage. Il désigne une réunion organisée en gestion de projet. Le COPIL est à l'intersection du comité et du pilotage. C'est une réunion qui assure le déroulé d'une opération avec des objectifs précis, de temps et de budget. Le COPIL fédère les différents membres de chaque métier en lien avec la réalisation stratégique du projet (directeur de recherche, directeur financier...).
Dans la gestion d’entreprise, une réunion de COPIL peut revêtir différentes formes :
- Réunion périodique ;
- Réunion en phase de lancement du projet ;
- Réunion d’analyse ;
- Réunion spéciale, notamment pour la prise de décision ;
- Réunion de début et fin d’étape.
Quel est le rôle du COPIL
Le COPIL revêt une importance capitale en gestion de projet. Il a pour rôle de :
- Désigner le chef de projet et l’équipe ;
- Définir les objectifs du projet ainsi que les moyens correspondants à mettre en œuvre ;
- Assurer le suivi des grandes étapes du projet ;
- Veiller au bon déroulement du projet : ce déroulement doit être conforme avec les objectifs prévus ; il s’agit notamment de mesurer les avancées du projet ;
- Faciliter les prises de décision si c’est nécessaire, par exemple, lorsque les échéances doivent être reportées ou lorsque le contrat doit être modifié ;
- Valider chaque étape pour passer aux suivantes ;
- Suivre le budget.
Quelle est la composition du COPIL
En fonction du type de projet, le COPIL se compose de plusieurs responsables, aussi bien de l’entreprise que de son client. Il s’agit essentiellement des suivants :
- Le sponsor du projet, s’il existe, appelé aussi maître d’ouvrage : il supervise le chef de projet.
- Le chef de projet, ou maître d’œuvre : en tant que conducteur du projet, il donne les directives à suivre à l’équipe. Il est également chargé de mettre en œuvre les décisions prises lors des réunions et anime le comité de pilotage.
- Les responsables des différentes branches de l’entreprise (marketing, financier, production, technique, etc.) : ils sont choisis selon la nature du projet.
- Le ou les chefs de projet du client.
Comment est organisé le COPIL
L’organisation du COPIL dépend essentiellement de la taille du projet. Dans tous les cas, chaque réunion requiert l’établissement d’un planning en amont, incluant :
- La phase de programmation : généralement, une réunion se tient mensuellement, mais la fréquence peut être réduite ;
- La phase de préparation durant laquelle les responsables désignés se rencontrent ;
- La préparation des documents, notamment les tableaux de bord ;
- La phase d’animation assurée par le chef de projet ;
- La phase d’arbitrage s’il existe des désaccords ;
- La phase du compte-rendu.
