[Avis d'expert] Bien acheter les outils adaptés au télétravail

Comme le prouve la hausse des ventes du matériel informatique ces derniers jours, mettre en place le télétravail au sein d'une entreprise nécessite de fournir les outils et applications nécessaires à cette activité, ainsi que mettre en place un VPN (Réseau Privé Virtuel) qui donne l'accès au réseau local d'une entreprise, via une connexion Internet sécurisée. Par ailleurs, des solutions de collaboration dans le "Cloud" permettent également à des personnes internes et externes à l'entreprise de pouvoir travailler ensemble depuis leur domicile. Ces solutions dans le Cloud ont l'avantage de pouvoir se déployer dans des délais très courts, sans investissement particulier en termes d'infrastructure ou même sans paramétrages complexes pour les utilisateurs. Que l'utilisation de ces nouveaux outils s'envisagent sous la forme de dépenses d'investissement ou de dépenses de fonctionnement, les directions achats sont au coeur de ces enjeux.

Dans ce contexte, de nombreux acteurs proposent des solutions gratuites de collaboration afin de soutenir les entreprises. Mais laquelle choisir ? A chaque entreprise de se poser les bonnes questions afin de choisir la solution la plus adaptée à son activité. Pour quels usages ? quelles fonctions ? les salariés y sont-ils prêts ? ont-ils déjà les bons outils et/ou logiciels ? le réseau de l'entreprise fonctionne-t-il correctement ? Tant de questions que doit se poser l'acheteur afin d'étudier les différentes options et prix qui se présentent à lui.

Quelques critères importants pour choisir la solution de télétravail la plus adaptée à l'entreprise:

- L'interopérabilité : tournez-vous vers des solutions qui ont une capacité de compatibilité avec d'autres logiciels ou applications. Cela permettra aux salariés de travailler de façon fluide sur plusieurs logiciels ou applications et permettra de faciliter la création d'un réseau et le transfert de données provenant de programmes différents. Achetez aujourd'hui des solutions qui sauront s'adapter aux futurs logiciels et applications de demain.

- La diffusion des informations : Avec les nouvelles technologies, le salarié n'est plus obligé d'aller chercher l'information : c'est l'information qui vient à lui. Choisissez des solutions intelligentes qui facilitent la collaboration et le partage d'informations, comme, par exemple, un partage instantané ou accès direct à des documents permettant à plusieurs personnes de travailler simultanément, des notifications et rappels de réunions, des publications multimédia ainsi que des taches affectées à une ou plusieurs personnes. Le but étant de faciliter le plus possible la collaboration à distance avec des outils simples et conviviaux.

- Les équipements : les salariés travaillant à distance ont généralement besoin d'un téléphone, d'un casque (le mieux étant un casque antibruit) et d'un ordinateur. Si votre entreprise fournit l'ordinateur ou fait respecter les exigences du système, dès le départ, votre service d'assistance vous en remerciera plus tard. Les collaborateurs deont également besoin du même accès aux applications et outils que lorsqu'ils sont au bureau. Quant au téléphone, l'utilisation d'un deuxième téléphone analogique ou d'une ligne de téléphone portable permet, certes, d'obtenir une qualité constante sans avoir à recourir à l'ingénierie de réseau mais vous aurez un coût d'activation initial et des dépenses mensuelles permanentes. La voix sur IP (VoIP) est une option à prendre en compte qui vous permettra d'éliminer ces coûts. Avant toute mise en place, il est également indispensable de s'assurer que le service informatique évalue les performances internet de chaque salarié travaillant à distance.

- Cybersécurité : la cybersécurité est une considération essentielle. Le télétravail doit être sécurisé. Ne vous précipitez pas et commencez d'abord par mettre en place des mesures minimum de cybersécurité car les cybercriminels n'hésiteront pas à pirater toutes les données de votre entreprise et des salariés. Cela passe par exemple par la mise à disposition de PC professionnels, d'authentification à deux facteurs pour éviter les usurpations d'identité, et de logiciels antivirus/antiphishing, ... permettant d'avoir les mêmes mesures de protection qu'au bureau. Renseignez vous bien sur cet aspect pour assurer le télétravail le plus serein possible au sein de votre entreprise.

- La culture du télétravail : la complexité des outils et plateformes est un critère très important à prendre en compte pour une entreprise en fonction du niveau de formation de ses salariés. Ont-ils déjà télétravaillés ? Sont-ils à l'aise avec les plateformes de collaboration ? quels sont leurs besoins ? Grâce à ces informations, vous pourrez alors vous tourner vers des outils plus ou moins complexes. Il est essentiel de choisir une solution adaptée aux activités de son entreprise afin que les salariés puissent travailler le plus efficacement possible et ne rencontrent aucun problème.

Choisissez un fournisseur qui saura s'adapter à vos besoins et qui vous proposera des solutions de télétravail pouvant être compatibles avec d'autres outils et ainsi faciliter le partage de données. Rappelons que le télétravail est aujourd'hui possible grâce au Cloud computing qui permet de stocker, modifier, partager, sauvegarder des données sur internet et ainsi de travailler à distance. Et que ce soit pour le cloud (Cloud privé, public ou hybride), outils ou applications, la multitude de solutions s'offrent aujourd'hui. Dans ces temps de crise où la prise de décision doit être plus que jamais rapide et réfléchie il faut aujourd'hui prendre en compte tous ces critères, pour s'allier avec des solutions qui sauront s'adapter non seulement à votre situation actuelle, mais aussi à votre organisation au moment de la reprise, et tout au long de sa vie.

Par François Rachez, directeur avant-vente chez Avaya