Gérer la paye en mode « SaaS accompagné »

Pour un chef d’entreprise, la problématique principale en termes de paye réside dans l’obtention en temps et en heure de bulletins « garantis conformes » à la règlementation. Une erreur sur un bulletin de paye coute cher aussi bien vis-à-vis de ses salariés que de l’URSSAF. Dans un contexte de réglementation extrêmement fluctuant, la gestion de la paye en mode « SaaS accompagné » apparaît comme la solution pour des petites entreprises souvent peu structurées pour dédier une personne uniquement à la paye.

Garantir des fiches de paye conformes à la législation

Avec quelques 7 millions de bulletins de salaire produits chaque mois dans les entreprises de moins de cinquante salariés du secteur privé* français, la gestion de la paie apparaît comme un poste clé dans la gouvernance d’une organisation. En effet, elle demande une attention particulière due à des réglementations fiscales et sociales changeant fréquemment. Il existe plus de 600 conventions collectives, le code du travail s’enrichit chaque jour : des raisons qui expliquent sans doute que près de 40% des bulletins produits sur le territoire comportent des erreurs**.

Les petites entreprises ne sont pas toujours suffisamment structurées pour disposer des ressources et des compétences nécessaires à la réalisation de la paye en interne. Produire la paye revêt un coût important, que l’on choisisse d’investir dans un logiciel, de recruter un responsable RH ou d’externaliser auprès d’un prestataire.

Aujourd’hui, plus de la moitié des TPE-PME externalise déjà afin de déléguer tout ou partie de la « fonction » de la paye.  Ce succès résulte de la volonté du chef d’entreprise de se libérer de la contrainte induite par la production de la paye pour se concentrer sur son cœur d’activité et ainsi gagner en compétitivité et en rentabilité. Pour autant, il faut distinguer différentes formes d’externalisation :

• L’externalisation totale, majoritairement réalisée en France par les experts comptables,
• l’externalisation partielle, facilitée par l’évolution des logiciels en mode SaaS.

 

L’innovation technologique au service de la gestion de la paye

Avec le cloud, les éditeurs de logiciels de gestion ont trouvé de nouvelles réponses aux attentes des PME. Ils ont développé des applications pensées à l’usage (SaaS) davantage comme un service,

Ainsi, grâce à une application en mode SaaS, non seulement les données mais aussi l’application sont accessibles n’importe où, 24h/24, 7j/7 et en toute confidentialité.

Les données saisies sont hébergées sur des serveurs distants répondant aux dernières normes de sécurité. L’entreprise se concentre uniquement sur la saisie des variables (heures travaillées, congés, primes, etc.) dans l’application.

Habituellement proposées sous forme d’abonnement via Internet et non plus en licence, ces offres cloud se doivent d’être accompagnées de l’assistance métier de spécialistes de la paye en standard.

Concrètement, cette forme d’externalisation s’opère grâce à une mise en place du dossier assuré par le prestataire. Les interventions de l’utilisateur sont réduites au possible, notamment pour les mises à jour qui se font automatiquement. L’entreprise ne devant se charger que de la production de la paye et des déclarations. Ainsi, elle n’a plus besoin de se soucier de la conformité avec les dernières réglementations, telles que les lois sur la sécurisation de l’emploi, le financement des retraites et la modification sur les cotisations liées aux mutuelles prévoyance.

Il est même possible que le prestataire opère un service de reprise d’antériorité pour les clients qui changent de solution en cours d’année. Les bulletins et leurs calculs sont alors vérifiés avant d’être intégrés, et accompagnés d’un audit distinguant les éventuelles erreurs de cotisation pouvant parfois occasionner une régularisation URSSAF en leur faveur en cas de sur-cotisation.

 

L’externalisation partielle, une solution pour simplifier ses démarches

Encore peu connue des entreprises, l’externalisation partielle permet à une TPE de produire ses payes avec l’aide de spécialistes métier tout en « gardant la main » sur la saisie des informations.

Cette forme de gestion de la paye en externalisation partielle, différente et complémentaire de l’externalisation totale, offre donc de nombreux avantages aux TPE. L’entreprise peut in fine gagner du temps pour se recentrer sur son activité, maîtriser et anticiper les coûts liés à la production de la paye, et fiabiliser la production de la paye et des déclarations associées.

 

* Selon l’étude de Sage du marché de la paie réalisée en 2011.

** Selon le ministère du travail