La dématérialisation, une démarche vertueuse

La dématérialisation permet de faciliter la transformation des processus métiers. Alors que 89% des entreprises déclarent ne pas exploiter leurs données de façon optimales*, cette démarche, devenue nécessaire en entreprise, présente de réels avantages.

La dématérialisation a permis de nombreux progrès, notamment pour les personnes travaillant à distance. Les documents leur sont désormais accessibles et modifiables quel que soit leur localisation et le support qu’ils utilisent (tablette, smartphone ou ordinateur).

Les salariés mobiles effectuant des interventions directement chez les clients peuvent aujourd’hui utiliser des applications spécifiques pour récupérer et dématérialiser les données terrain telles que la saisie de fiches d’interventions pour des techniciens de maintenance, des bordereaux de livraisons pour les métiers de la livraison express, ou encore, le relevé des températures en temps réel des produits transportés.

La dématérialisation facilite les relations entre clients, collaborateurs ou partenaires, dans la mesure où l’échange se fait désormais en temps réel et où l’information circule rapidement et instantanément. Cela permet ainsi, un travail collaboratif plus performant et plus efficace.

La dématérialisation permet également une meilleure gestion des ressources. L’utilisateur a accès à tous les documents en un clic et ne perd plus son temps à les chercher. En outre, la diffusion est plus rapide et plus simple, les documents n’ont plus besoin d’être imprimés, photocopiés, mis sous pli puis acheminés, ils peuvent désormais être transmis de façon immédiate dans le monde entier. Tous ces avantages permettent donc à l’entreprise de gagner en productivité en gagnant du temps sur des tâches fastidieuse. 

La multiplication des données et des sources d’information rend souvent les tâches administratives compliquées pour les chefs d’entreprise. 42% d’entre eux se sentent d’ailleurs submergés par un flux d’informations trop important qu’ils n’arrivent pas à traiter1.

La dématérialisation permet d'automatiser les processus de l'entreprise. Grâce à des technologies ouvertes, les données collectées sur le terrain peuvent désormais être intégrées automatiquement aux outils métier existants de l’entreprise comme par exemple des systèmes ERP, CRM, ou solutions de facturation. La prise de décision est alors simplifiée, le traitement opérationnel et les démarches administratives en interne facilités, tout cela contribuant à l’amélioration de la productivité de l’entreprise.

La dématérialisation et l’automatisation des tâches permettent ainsi :

• réduire les temps et coûts de traitement,
• minimiser les erreurs de saisie et pertes de documents
• mais aussi de limiter les délais de l’intervention à la facturation

Des arguments qui devraient convaincre les 18% de cadres qui ne sont pas encore certains de l’utilité de l’exploitation des données collectées.

*Enquête menée en juin 2017 pour TomTom Telematics sur la place des nouvelles technologies dans les entreprises. L’étude a été menée auprès de cadres supérieurs de 400 entreprises de cinq salariés et plus.