5 astuces pour combattre la fraude au virement

La fraude au virement se traduit concrètement par la modification des coordonnées bancaires dans le processus de virement. Celle-ci peut survenir sous plusieurs formes : soit le fraudeur usurpe l'identité d'un fournisseur et demande la modification de ses coordonnées bancaires, soit il s'introduit dans le système d'information et modifie lui-même les coordonnées bancaires d'un virement. Dans tous les cas, le fraudeur connaît la procédure interne et connaît ses faiblesses. Il a surveillé votre entreprise, il s'est informé et ensuite il a agi. Vous pouvez l'éviter !

1. Définissez et appliquez une procédure d'exécution des virements

Quelle que soit la taille de votre entreprise, la sortie du cash est un point crucial de votre organisation et, de fait, mérite une procédure en bonne et due forme.

Une procédure d'exécution de virement contient les éléments principaux suivants : qui définit les montants des virements ? Qui contrôle ces montants ? Et qui exécute les virements ?

Une procédure comme celle-ci doit, dans la mesure du possible, respecter le " four-eyes principle ", ou " principe des quatre yeux ", qui consiste à attribuer chacune des étapes à une personne différente, à établir une procédure prédéfinie en cas d'urgence et définir une délégation de signature et des plafonds, indispensable si vos flux sont importants.

2. Maîtrisez la diffusion d'informations

Il est essentiel de comprendre que les fraudeurs s'informent sur les entreprises qu'ils ciblent grâce à toutes les informations présentes sur le site de l'entreprise, sur les registres, sur Internet. Par conséquent, certaines procédures comme la procédure d'exécution des virements, doivent être maintenues uniquement en interne. Ne divulguez pas l'identité des personnes habilitées à faire des virements. Il n'est pas nécessaire d'afficher tout votre organigramme sur votre site Internet par exemple.

3. Même dans l'urgence, faites des contrôles

La confiance n'exclut pas le contrôle. Prendre le temps une fois par semaine, ou par mois, de faire quelques vérifications sur les virements et contrôles effectués n'est pas du temps perdu, bien au contraire ! Cela permet d'éviter le pire. N'oubliez pas que les préjudices de telles escroqueries peuvent aller jusqu'à la liquidation totale de l'entreprise !

Alors, prenez la peine de contacter votre fournisseur qui demande un changement de RIB sur le numéro que vous avez l'habitude d'appeler, et ce même si c'est urgent.

4. Sécurisez les accès aux services de banque à distance

Vos codes accès aux services de banque à distance doivent être sécurisés au maximum et connus uniquement des personnes habilitées à appliquer une procédure régulière de renouvellement des codes accès. Notamment à chaque départ d'une des personnes habilitées, veillez à modifier ces codes. Ceux-ci ne doivent être ni communiqués ni inscrits dans des documents susceptibles d'être partagés. Enfin, assurez-vous que vos codes respectent les règles de complexité.

5. Entamez votre mise en conformité aux règles de protection des données (RGPD)

Sécuriser vos installations informatiques est essentiel. Une bonne approche est d'enclencher la mise en conformité RGPD qui vous obligera, en fonction des risques auxquels votre entreprise est exposée, à appliquer le niveau de sécurité adapté. La CNIL a publié d'excellents manuels pour les TPE / PME qui vous permettront de faire les premiers pas en matière de sécurité informatique. N'hésitez pas à consulter des entreprises spécialisées : elles vous feront certainement gagner du temps. Et définissez votre charte informatique pour formaliser les mesures instaurées.

En conclusion : en cas de fraude ou de tentative de fraude, contactez votre banque et la police judiciaire qui feront tout leur possible pour récupérer vos fonds et mèneront les enquêtes de police nécessaires. La fraude au faux virement peut toucher tout type d'entreprise. Alors, soyez vigilants et conscients des risques que votre entreprise peut encourir.

Camille Delcour : fondatrice de Cybooster, consultante experte en analyse des risques et gestion de la fraude.